現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能滿足社會(huì)發(fā)展需要，為此，我國(guó)各個(gè)組織積極開展檔案數(shù)字化整理掃描工作。在實(shí)際的檔案數(shù)字化操作過(guò)程中，著錄是很重要的環(huán)節(jié)，是把檔案的關(guān)鍵信息錄入到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，方便檢索、利用，即為檢索和管理檔案資源，對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄的過(guò)程。著錄包含責(zé)任者、文件編號(hào)、題名、時(shí)間、案卷號(hào)、密級(jí)還有其他一些項(xiàng)目。

　　檔案整理掃描著錄的具體流程：

　　1.著錄層級(jí)。檔案整理掃描的著錄層級(jí)包括全宗級(jí)、類別級(jí)、案卷級(jí)和文件級(jí)這幾種。

　　2.著錄項(xiàng)目。著錄項(xiàng)目主要涵蓋了標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)檔案材料、附注、著錄控制等。

　　3.著錄條目。在如今的信息化發(fā)展下，著錄條目分為手工著錄和電子化著錄兩大類型。手工著錄即為著錄卡片;計(jì)算機(jī)環(huán)境下，著錄條目的形式為一條數(shù)據(jù)記錄。

　　4.選擇檔案著錄工具。檔案整理掃描著錄的公交運(yùn)用較為靈活，可以通過(guò)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，也可以通過(guò)電子表格等軟件。檔案管理系統(tǒng)需要選擇合適的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，便于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)，需要制定數(shù)據(jù)規(guī)則和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類型、字段內(nèi)容要求等數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

　　5、著錄質(zhì)檢。著錄質(zhì)檢室檔案整理掃描著錄過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。著錄質(zhì)檢可以采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

　　6、目錄和原文數(shù)據(jù)掛接。在該過(guò)程中，可以逐條一一掛接，也可以借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

　　7、著錄驗(yàn)收。檔案整理掃描著錄驗(yàn)收內(nèi)容主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。驗(yàn)收指標(biāo)，能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　　檔案整理掃描組著錄費(fèi)用計(jì)算：

　　檔案著錄是將檔案信息精準(zhǔn)錄入電腦系統(tǒng)的過(guò)程，其費(fèi)用核算通常與著錄檔案數(shù)量及復(fù)雜程度緊密掛鉤。一般情況下，按卷計(jì)費(fèi)時(shí)，簡(jiǎn)單檔案每卷著錄費(fèi)用約在 15 - 40 元。如常規(guī)的年度業(yè)務(wù)檔案卷，著錄內(nèi)容相對(duì)固定、格式統(tǒng)一，著錄一卷費(fèi)用可能為 15 元左右;但對(duì)于包含多主題、多責(zé)任者且需深度標(biāo)引的檔案卷，著錄費(fèi)用或會(huì)達(dá)到 40 元 / 卷。若按條計(jì)費(fèi)，普通檔案條目著錄每條費(fèi)用大概在 0.3 - 0.8 元。一些需要關(guān)聯(lián)多個(gè)關(guān)鍵詞、進(jìn)行復(fù)雜分類標(biāo)引的特殊檔案條目，著錄費(fèi)用則可能提升至 1 - 2 元 / 條。同時(shí)，若著錄工作要求與特定的檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫(kù)深度適配，服務(wù)提供商可能會(huì)根據(jù)適配難度加收一定比例的費(fèi)用，通常在總著錄費(fèi)用的 10% - 30% 之間。

　　綜上所述，檔案整理掃描著錄費(fèi)用的合理規(guī)劃與有效控制，是保障檔案數(shù)字化工作順利推進(jìn)的關(guān)鍵。從檔案類型、紙張規(guī)格到著錄復(fù)雜程度，每一項(xiàng)因素都深刻影響著費(fèi)用成本。在江蘇數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程中，通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)化流程、引入先進(jìn)技術(shù)提高效率、采用規(guī)模化采購(gòu)等方式，能夠在保證工作質(zhì)量的前提下，優(yōu)化成本支出。同時(shí)，建立動(dòng)態(tài)的費(fèi)用評(píng)估與調(diào)整機(jī)制，及時(shí)根據(jù)市場(chǎng)變化、技術(shù)革新和實(shí)際需求，靈活調(diào)整預(yù)算分配，確保有限的資金發(fā)揮最大效能。