檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　高等學(xué)校檔案，簡稱高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。其中，高校人事檔案是其重要組成部分。

　　整理工作既是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，又是一項經(jīng)常性的工作。人事檔案的整理不同于文書檔案的整理。文書檔案只要分類、組卷、編目后就固定下來了，不允許輕易打亂重整。而人事檔案整理后不能一成不變。人事檔案具有動態(tài)性，隨著個人經(jīng)歷的變化，人事檔案材料也會不斷變化，當(dāng)這種變化達(dá)到一定程度時，已建立的人事檔案由于補充新材料就需要重新整理。檔案部門對人事檔案的整理按工作范圍分為以下三種類型：

　　(1)對新建檔案的系統(tǒng)整理。主要指對那些新吸收人員的檔案材料進(jìn)行整理。這部分檔案材料原來沒有系統(tǒng)整理，或者沒有進(jìn)行有規(guī)則的整理，材料零亂、龐雜，整理起來工作量大，比較復(fù)雜。隨著各行業(yè)各單位新老人員的交替，這部分檔案的整理工作應(yīng)該是連續(xù)不斷的，因此，必須從思想上提高對這一工作的重視程度，將其列人議事日程，及時地做好新吸收人員人事檔案的系統(tǒng)整理工作，以適應(yīng)人事工作的需要。

　　(2)對已整理檔案的重新調(diào)整(補充整理)。由于人事檔案的動態(tài)性，人事檔案的整理工作不可能是一勞永逸的，已整理好的人事檔案有時需要增加或剔除一定數(shù)量的材料，這就有必要重新整理這部分檔案材料，這種整理實際上是一種調(diào)整。對于那些零散材料的歸檔，只需隨時補充，不必重新編寫目錄，只在原有目錄上補登即可。

　　(3)對本單位管理的全部或批量人事檔案的集中整理。例如，每年6月底7月初，高校學(xué)生檔案管理部門會集中時間、集中人力對所有畢業(yè)生的人事檔案進(jìn)行集中整理。在新中國人事檔案發(fā)展史上，因人事工作和人事檔案工作自身發(fā)展的需要而進(jìn)行的普遍整理有兩次。

　　高校人事檔案整理機構(gòu)的工作要求：

　　1.人事檔案整理應(yīng)使每個相對人的檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、實用

　　(1)所謂完整，是指將一個人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、時間來源清楚、有頭有尾、不缺張少頁、手續(xù)完備，如果是系列材料，保持檔案系列的完整。沒有空白和斷檔現(xiàn)象，才能全面歷史地反映一個人的德能勤績和經(jīng)歷的來龍去脈。

　　(2)所謂真實，是指檔案材料的內(nèi)容符合本人的實際情況，是經(jīng)過組織審查認(rèn)可歸檔的材料。凡屬于污蔑不實的冤假錯案材料，似是而非、未經(jīng)查實的材料，張冠李戴、錯裝錯放的材料，涂抹勾畫甚至偽造的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，都應(yīng)從人事檔案中剔除出去，使整理后的人事檔案能夠真實客觀地反映一個人的本來面目。

　　(3)所謂條理，就是按照有關(guān)規(guī)定將人事檔案材料分門別類、有序排列，并編制目錄，使人事檔案材料層次分明、有條不紊、井然有序。

　　(4)所謂精煉，就是在完整、真實的基礎(chǔ)上去粗取精，清理出重復(fù)的材料、“一事多證、人多證”的材料、不屬于人事檔案的材料、喪失保存價值的材料，使人事檔案的內(nèi)容集中、簡潔、精干。

　　(5)所謂實用，就是人事檔案的整理要以方便利用為出發(fā)點，對檔案內(nèi)容的分類、排列和技術(shù)加工等都要以便于各項工作的開展為原則。

　　最后，只有經(jīng)過整理的檔案文件才能充分發(fā)揮其價值和作用，發(fā)揮其作為檔案的原始憑證作用和重要的參考作用。因此，高校人事檔案整理機構(gòu)開展工作是十分有必要的。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的整理也逐漸衍生出許多新的形式，如檔案整理可以與各種新型技術(shù)手段相結(jié)合，衍生出了檔案數(shù)字化的新型檔案信息形態(tài)，即利用數(shù)字化技術(shù)對檔案進(jìn)行整理，將傳統(tǒng)的檔案實體轉(zhuǎn)換為以數(shù)字化形式存儲的形式。