建設(shè)工程檔案，是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。建設(shè)工程檔案一般包括紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案。建設(shè)工程檔案工作除了滿足當(dāng)前城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和維護(hù)工作的需要;滿足城市的改造、改建、擴(kuò)建和發(fā)展的需要;滿足城市處于戰(zhàn)爭或遭受自然災(zāi)害后，恢復(fù)、重建的需要等基本的“三滿足”之外，還隨著政府治理、城市建設(shè)等外部環(huán)境的變化，滿足行政監(jiān)察審計、公眾服務(wù)等方面的需求。

　　建筑工程檔案整理服務(wù)的重要意義：

　　隨著社會的發(fā)展，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)，對建筑工程的質(zhì)量，進(jìn)度等各方面要求的更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。由于工程項(xiàng)目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過資料來體現(xiàn)，一個工程項(xiàng)目資料的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項(xiàng)目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。

　　建筑工程資料是記載建筑工程施工活動全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業(yè)的管理水平。建設(shè)部要求建立并管好城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，進(jìn)一步加強(qiáng)對工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的重要性和緊迫感的認(rèn)識，并明確指出：任何一個工程，如果技術(shù)資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)。足見資料管理的重要性。

　　建筑工程檔案整理服務(wù)過程中的注意事項(xiàng)：

　　1.建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理，并與工程建設(shè)同步，納入建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制，做到“三納入”“四參加”“四同步”。檔案室對各參建單位及公司各部門工程項(xiàng)目檔案的形成積累、整理組卷、驗(yàn)收歸檔的全過程進(jìn)行監(jiān)督、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和檢查。

　　2.為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3. 建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目檔案移交違約責(zé)任制。在招標(biāo)文件和合同文件中明確缺陷責(zé)任期內(nèi)發(fā)生檔案違約，在工程保證金中扣除相應(yīng)費(fèi)用;承包人移交檔案出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤，致使利用者利用錯誤檔案造成后果的，根據(jù)錯誤程度扣除相應(yīng)費(fèi)用。保證金的提留和支付由擴(kuò)建工程部、財務(wù)部和檔案中心負(fù)責(zé)實(shí)施。

　　4.各參建單位必須有一名負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，建立檔案資料管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理基建工程的檔案資料，不得分散管理，更不得由業(yè)務(wù)部門或個人私自保存應(yīng)歸檔的文件材料。

　　5.組卷要求：

　　(1)組卷要遵循項(xiàng)目文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，便于檔案利用和保管。

　　(2)卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

　　(3)卷內(nèi)管理性文件按問題或重要程度排列。結(jié)論(批復(fù))性文件在前，依據(jù)(請示)性文件在后。項(xiàng)目技術(shù)文件既要按單位工程組卷，又要遵循電力行業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)，排列順序依次為管理、依據(jù)、施工安裝記錄、質(zhì)量評定、檢測試驗(yàn)、證明材料等。

　　6.檔案收集：

　　(1)須下發(fā)的公司文件或資料由檔案管理員在發(fā)文簿上登記下發(fā)給相關(guān)單位資料管理人員并要求簽字。收到的設(shè)計類、技術(shù)類文件由檔案管理人員簽收并登記，其它涉及經(jīng)濟(jì)、工期的相關(guān)文件及函件由工程部經(jīng)理審閱同意后簽收。

　　(2)檔案資料管理員在收到文件后，應(yīng)立即將文件交工程部經(jīng)理審閱，并根據(jù)需要復(fù)印送達(dá)相關(guān)人員。檔案資料應(yīng)由工程部專職或兼職資料員進(jìn)行統(tǒng)一收集與整理，并妥善保管。

　　(3)檔案資料管理人員應(yīng)主動收集齊全所有工程資料原件。

　　(4)所有資料應(yīng)根據(jù)分類建立查閱目錄，并即時進(jìn)行編碼登記，編碼須按順序用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

　　(5)檔案資料整理時書寫的字體必須是仿宋體且字跡清晰工整。

　　綜上所述，隨著建筑工程項(xiàng)目開展越來越多，建筑工程檔案的數(shù)量越來越多，為了避免檔案處于混亂的狀態(tài)，并更好地發(fā)揮檔案的作用，建筑工程檔案整理服務(wù)將會愈發(fā)必要。