所謂的檔案數(shù)字化，指的是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　上海檔案掃描數(shù)字化公司開(kāi)展工作的重要意義：

　　第一，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的借閱、利用，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印，對(duì)檔案管理人員的時(shí)間和辦公費(fèi)用牽扯過(guò)多，導(dǎo)致辦公成本上漲，效率低下。檔案數(shù)字化管理能解決這一問(wèn)題，電子檔案的查閱和利用可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，有效避免對(duì)紙質(zhì)檔案反復(fù)復(fù)印造成的人力、物力方面的浪費(fèi)。

　　第二，提升查詢(xún)效率。當(dāng)前，國(guó)家鼓勵(lì)和支持可開(kāi)放檔案的查閱、利用。檔案數(shù)字化管理能達(dá)到快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用、隨時(shí)可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，履行查檔手續(xù)的檔案利用者可以在檔案軟件系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵詞，就能查到他所需要的檔案信息，大大提升查詢(xún)效率。

　　第三，增強(qiáng)原件保護(hù)。通過(guò)掃描的手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能對(duì)紙質(zhì)檔案本身起到一個(gè)保護(hù)的作用。檔案數(shù)字化管理后，檔案的查閱、利用完全可以用電子檔案代替檔案原件，能相應(yīng)減少利用過(guò)程中翻閱對(duì)檔案原件造成的損傷，對(duì)檔案原件起到一個(gè)保護(hù)作用。用電子檔案代替檔案原件利用時(shí)，也可以有效避免孤本受限的問(wèn)題。

　　第四，保障信息安全。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，可以對(duì)破舊、損壞的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命。另外，可以對(duì)形成的電子檔案進(jìn)行備份和紙質(zhì)檔案異地保存，可以有效規(guī)避由自然災(zāi)害等不可抗力因素帶來(lái)的檔案信息丟失。

　　上海檔案掃描數(shù)字化公司開(kāi)展工作過(guò)程中可能會(huì)使用到的工具包括：

　　1.掃描儀/數(shù)字拍攝儀：用于將紙質(zhì)文件數(shù)字化為電子文件的工具。

　　2. OCR(光學(xué)字符識(shí)別)軟件：用于將掃描或拍攝的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文件。3.文件管理系統(tǒng)/智能電子檔案管理系統(tǒng)：用于存儲(chǔ)、分類(lèi)、索引和檢索電子檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4.數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備：包括硬盤(pán)、閃存驅(qū)動(dòng)器、云存儲(chǔ)等，用于存儲(chǔ)電子檔案。

　　5.數(shù)字簽名工具：用于對(duì)電子文檔進(jìn)行電子簽名，確保文件的真實(shí)性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工具：用于定期備份電子檔案，并在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。

　　7. 數(shù)據(jù)安全工具：包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，用于保護(hù)電子檔案的安全性和機(jī)密性。

　　8.手寫(xiě)輸入和識(shí)別軟件：用于將手寫(xiě)的文件或筆記數(shù)字化，并進(jìn)行文字識(shí)別。

　　9.數(shù)字審閱工具：用于多人協(xié)同審閱和批注電子檔案

　　10.共享和協(xié)作工具：如云存儲(chǔ)平臺(tái)、協(xié)同辦公軟件等，用于多人共享和協(xié)作電子檔案。

　　這些工具可以根據(jù)具體的需求和場(chǎng)景進(jìn)行選擇和組合使用，以實(shí)現(xiàn)有效的檔案數(shù)字化管理。

　　最后，展望未來(lái)，上海檔案掃描數(shù)字化公司面臨著諸多發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著國(guó)家對(duì)數(shù)字經(jīng)濟(jì)、智慧城市建設(shè)的大力推進(jìn)，檔案數(shù)字化作為城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，市場(chǎng)需求將持續(xù)增長(zhǎng)。同時(shí)，技術(shù)的不斷進(jìn)步，如人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)與檔案數(shù)字化的深度融合，將為行業(yè)發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇。