互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案材料電子化儲(chǔ)存是不可避免的趨勢(shì)。國(guó)家出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，也在大力推行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，推行實(shí)行雙套制保存，即一套檔案原件，一套電子檔案。 常莎表示，紙質(zhì)檔案材料作為原始憑證、是記錄檔案信息的第一手資料，其真實(shí)性、有效性暫時(shí)難以被電子檔案取代。而且，紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，轉(zhuǎn)化為電子檔案仍需要投入一定人力、物力予以支持，并需要一定時(shí)間開(kāi)展和完善相關(guān)工作。但相信隨著管理制度、技術(shù)的發(fā)展，個(gè)人檔案數(shù)字化將會(huì)更加完善。隨著檔案電子化的不斷普及，青海省各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)也積極跟上時(shí)代發(fā)展步伐，開(kāi)展檔案電子化轉(zhuǎn)型工作。隨之產(chǎn)生了許多專業(yè)的青海檔案電子化服務(wù)平臺(tái)。

　　檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對(duì)檔案資源實(shí)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過(guò)程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢(shì)?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。

　　青海省檔案電子化服務(wù)平臺(tái)開(kāi)展工作的重要意義：

　　傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過(guò)程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。

　　首先，檔案的電子化有利于保護(hù)檔案的原件。檔案具有重要的參考價(jià)值，過(guò)多的使用和借閱檔案原件會(huì)造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護(hù)了原件。

　　其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時(shí)間，極大的提高了工作效率。

　　再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費(fèi)的支出。原來(lái)的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費(fèi)，還造成了管理部門的臃腫。

　　此外，檔案管理的電子化還對(duì)資源實(shí)現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來(lái)做分析的，并非用來(lái)一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價(jià)值。

　　隨著改革開(kāi)放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進(jìn)的技術(shù)早就席卷了我國(guó)的大江南北，我國(guó)的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國(guó)的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問(wèn)題，需要我們進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)。

　　一方面，對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)就是檔案管理計(jì)算機(jī)化了;一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問(wèn)題整個(gè)電子文檔便不復(fù)存在了;有些人認(rèn)為，花十幾萬(wàn)甚至二三十萬(wàn)上套檔案管理系統(tǒng)不值得;

　　另一方面，檔案保密方面的問(wèn)題。檔案是單位的寶貴財(cái)富，檔案的保密性與真實(shí)性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正的常運(yùn)行，都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來(lái)維護(hù)，檔案管理人員目前還沒(méi)有達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平，檔案管理的電子化對(duì)他們的工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)和不便。

　　因此，青海檔案電子化服務(wù)平臺(tái)還有著很大的發(fā)展空間。未來(lái)，隨著檔案電子化與人工智能等先進(jìn)技術(shù)手段的結(jié)合，相關(guān)機(jī)構(gòu)將會(huì)為客戶提供更加完善、高效的檔案電子化服務(wù)。