隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，貴州省各地紛紛加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，通過檔案電子化掃描，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和便捷利用。

　　貴州檔案電子化掃描的重要意義：

　　1. 強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的借閱、利用，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印，對(duì)檔案管理人員的時(shí)間和辦公費(fèi)用牽扯過多，導(dǎo)致辦公成本上漲，效率低下。檔案數(shù)字化管理能解決這一問題，電子檔案的查閱和利用可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，有效避免對(duì)紙質(zhì)檔案反復(fù)復(fù)印造成的人力、物力方面的浪費(fèi)。

　　2. 提升查詢效率。當(dāng)前，國(guó)家鼓勵(lì)和支持可開放檔案的查閱、利用。檔案數(shù)字化管理能達(dá)到快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用、隨時(shí)可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，履行查檔手續(xù)的檔案利用者可以在檔案軟件系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵詞，就能查到他所需要的檔案信息，大大提升查詢效率。

　　3. 增強(qiáng)原件保護(hù)。通過掃描的手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能對(duì)紙質(zhì)檔案本身起到一個(gè)保護(hù)的作用。檔案電子化管理后，檔案的查閱、利用完全可以用電子檔案代替檔案原件，能相應(yīng)減少利用過程中翻閱對(duì)檔案原件造成的損傷，對(duì)檔案原件起到一個(gè)保護(hù)作用。用電子檔案代替檔案原件利用時(shí)，也可以有效避免孤本受限的問題。

　　4. 保障信息安全。在貴州檔案電子化掃描過程中，可以對(duì)破舊、損壞的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命。另外，可以對(duì)形成的電子檔案進(jìn)行備份和紙質(zhì)檔案異地保存，可以有效規(guī)避由天災(zāi)等不可抗力因素帶來的檔案信息丟失。

　　貴州檔案電子化掃描所需條件包括：

　　第一，硬件設(shè)備。需要配備至少一臺(tái)運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)服務(wù)器，如果檔案材料較多，存儲(chǔ)量巨大，可能要配備多臺(tái)服務(wù)器。另需配備至少一臺(tái)高速掃描儀，如果檔案材料中包含老舊的紙張(如人事檔案中的年份較久的材料)，還需要配備一臺(tái)平板掃描儀，因?yàn)槔吓f的紙張是不能使用高速掃描儀掃描的，只能使用平板掃描儀掃描。還需要配備一臺(tái)打印機(jī)，因?yàn)闄n案管理工作中隨時(shí)需要打印一些資料，除了檔案本身需要打印之外，還需打印檔案盒的標(biāo)簽，檔案目錄材料等等。

　　第二，軟件系統(tǒng)。需要配備一套檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)分為兩大類：一類是專門針對(duì)人事檔案的人事檔案管理系統(tǒng)，還有一類是針對(duì)文書檔案的文書檔案管理系統(tǒng)，如果要細(xì)分的話，還包含了建筑類檔案、國(guó)土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)類檔案等等，這些不同行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)會(huì)有不同行業(yè)的特色和風(fēng)格，但總體功能是一致的：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)與管理

　　第三，人員組織與管理。檔案的掃描工作是一項(xiàng)工作量巨大的工程。除一個(gè)總的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人外，還要根據(jù)工作量的大小配備多名材料整理人員和錄入人員。現(xiàn)在很多單位檔案管理的專職人員很少，也抽不出其他人員來做這項(xiàng)工作，所以大多選擇外包給其他專業(yè)團(tuán)隊(duì)來做。

　　第四，工作流程。檔案電子化的工作流程大致如下：

　　1、檔案材料清點(diǎn)、簽字出庫。

　　2、檔案拆檢，并按規(guī)定進(jìn)行整理。

　　3、檔案批量掃描。

　　4、檔案掃描圖像處理。即對(duì)掃描的原圖進(jìn)行糾錯(cuò)、糾偏、高清等處理;如發(fā)現(xiàn)漏掃的及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃。

　　5、基本信息錄入及上傳圖片。即把檔案的基本信息如檔案編號(hào)、名稱、錄入時(shí)間、頁數(shù)、目錄信息等錄入系統(tǒng);然后上傳相關(guān)的檔案掃描圖片，形成完整的電子檔案。

　　6、檔案裝訂。完成電子化的檔案就可以按順序放置整齊，然后按規(guī)定裝訂好。

　　7、檔案清點(diǎn)、簽字入庫。入庫的檔案必須按照出庫單逐一清點(diǎn)，不能出現(xiàn)遺漏。

　　第五，質(zhì)量要求與驗(yàn)收。電子化的檔案材料必須滿足以下要求：

　　1、掃描的圖像文件與原件一致并清晰可辯，不存在錯(cuò)、漏、模糊不清的情況;

　　2、在系統(tǒng)中可隨意瀏覽、查詢檔案材料;

　　3、掃描后的檔案材料整理裝訂整齊;原始檔案必須完整歸檔。

　　最后，通過專業(yè)的技術(shù)手段和嚴(yán)格的質(zhì)量控制，貴州檔案電子化掃描不僅能夠有效提升檔案管理的效率和安全性，還可以為檔案的長(zhǎng)期保存和高效利用提供有力保障。