檔案數(shù)字化是指用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　信陽位于我國河南省，是華夏文明的發(fā)祥地之一，七八千年前，就是黃帝族、炎帝族、苗族和蠻族部落的聚居地，是子路問津、亡羊補(bǔ)牢、優(yōu)孟衣冠、司馬光砸缸等成語故事和歷史典故的發(fā)源地。因此，信陽市積累了較為重要的歷史檔案資源。

　　信陽檔案數(shù)字化外包工作可能出現(xiàn)各種安全保密方面的問題：

　　第一，檔案數(shù)字化管理人員保密意識薄弱。在傳統(tǒng)檔案管理的理念影響下，部分工作人員對電子檔案的特性了解不深，也未按要求對相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒，導(dǎo)致部分工作人員錯誤地認(rèn)為電子版檔案資料可以隨便復(fù)制，便“監(jiān)守自盜”，小則損害個人信息安全，大則危害國家安全。

　　第二，檔案數(shù)字化的安全性有待提高。數(shù)字化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)建立，通過現(xiàn)代化信息手段把檔案載體與檔案的信息分離開來，通過網(wǎng)絡(luò)整合關(guān)鍵信息共聯(lián)，這樣信息的深度和廣度得到了加強(qiáng)，同時也給檔案管理的安全帶來了挑戰(zhàn)。

　　由于電子檔案管理系統(tǒng)對使用者的識別主要是通過用戶密碼和用戶名，以及用戶密鑰來識別，一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不能做到人員識別，就會對檔案資料的安全產(chǎn)生極大影響和威脅。

　　第三，檔案數(shù)字化外包服務(wù)安全管理問題。為滿足檔案數(shù)字化工作的要求，提高檔案查詢利用的效率，越來越多的單位對檔案資源開展了檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作。

　　在外包過程中，部分單位存在將涉密檔案交由不具有保密資質(zhì)的企業(yè)做數(shù)字化加工的問題，或者將檔案數(shù)字化工作外包給有保密資質(zhì)的企業(yè)后當(dāng)起了“甩手掌柜”，既不規(guī)定數(shù)字化工作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術(shù)手段對數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)管，甚至對相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備也不進(jìn)行安全檢查，十分不規(guī)范。

　　針對上述可能出現(xiàn)的安全威脅，信陽檔案數(shù)字化外包相關(guān)機(jī)構(gòu)和檔案組織積極開展一下工作：

　　第一，設(shè)置電子檔案安全管理專員。檔案管理人員在檔案保密工作中扮演著極其重要的角色，要做好電子檔案安全保密工作，建議設(shè)立相對獨(dú)立、專業(yè)的技術(shù)管理崗位，積極引進(jìn)專業(yè)對口、高素質(zhì)的電子檔案管理人才。在實際工作中，依據(jù)最新的政策和制度，充分運(yùn)用諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案“四性”檢測工具等，全面提升電子檔案保密管理工作水平。最終實現(xiàn)物盡其用、人盡其才，安全又保障的優(yōu)良局面。

　　第二，強(qiáng)化檔案數(shù)字化全過程保密監(jiān)管。

　　一是要按照國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門場所進(jìn)行，加工場所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管;對于掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。

　　二是對存儲涉密數(shù)字化檔案資料的計算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴(yán)格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。

　　三是對參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部門備案。對相關(guān)人員承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的具體安排要嚴(yán)格記錄在案，確保監(jiān)管的可追蹤性。

　　綜上所述，展望未來，隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，信陽檔案數(shù)字化外包將不斷優(yōu)化服務(wù)模式，進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)安全體系，確保檔案信息的長期穩(wěn)定存儲與安全利用。同時，通過與前沿技術(shù)的深度融合，挖掘檔案數(shù)據(jù)價值，為信陽的城市規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等提供更精準(zhǔn)的決策依據(jù)。信陽檔案數(shù)字化外包也將在持續(xù)創(chuàng)新中，推動本地檔案管理邁向更高水平，為地區(qū)發(fā)展注入持久動力，讓檔案資源在數(shù)字化時代更好地服務(wù)社會。