高州市是廣東省級歷史文化名城，早在4500年前的新石器時(shí)代，高州的原始先民就定居于境內(nèi)，歷史十分悠久，文化底蘊(yùn)深厚。與此同時(shí)，高州市是廣東省糧食和水果生產(chǎn)基地，形成了農(nóng)產(chǎn)品加工、醫(yī)藥健康、金屬制品、輕工紡織四大主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)。在此發(fā)展下，高州市積累了較為豐富的檔案資源。近些年來，高州也積極響應(yīng)國家號召，開展檔案服務(wù)掃描工作。

　　高州檔案服務(wù)掃描過程中可能會(huì)用到的設(shè)備包括：

　　檔案數(shù)字化加工流程，了解到數(shù)字化過程中所用到的設(shè)備除了電腦，最常用也是必須要用的就是掃描設(shè)備。

　　第一，高速掃描儀。高速掃描儀適合檔案紙張狀況好、無損壞的的檔案。體積小攜帶方便，掃描速度快、且質(zhì)量高，但每次不能放太多檔案，同時(shí)使用成本也較高。

　　在需要“圖像質(zhì)量”和“穩(wěn)定性”上保持高水準(zhǔn)之外，“高掃”的核心當(dāng)然是“高速”。如在精益掃描儀產(chǎn)品分類中，工作組級產(chǎn)品的處理速度在每分鐘15-30頁，部門級產(chǎn)品在40-60頁，生產(chǎn)型產(chǎn)品則至少要達(dá)到100頁。

　　第二，平板掃描儀。平板掃描儀適合檔案紙張狀況相對較差、易破損的檔案。平板掃描儀操作較為簡便且使用廣泛，掃描時(shí)秩序?qū)n案放入玻璃板上，對檔案原件基本不造成傷害。

　　第三，大幅面掃描儀。大幅面掃描儀適合紙張長寬較大的檔案(如大型圖紙或畫冊等檔案)。此類掃描儀常見于工程類圖紙檔案的掃描，以保證掃描圖片的完整性。

　　第四，非接觸式掃描儀。非接觸式掃描儀適合已裝訂成冊的檔案或圖書。此掃描儀無需接觸檔案就可掃描，一方面保護(hù)了檔案原件，另一方面無需拆卷節(jié)省了掃描時(shí)間。

　　此外，對于一些博物館或檔案館里年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)古籍，也可使用此類掃描儀，從而保護(hù)檔案的安全性。

　　第五，拍照機(jī)(高拍儀)。拍照機(jī)對檔案材質(zhì)及樣式無特殊要求，紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案均可掃描，且速度快，體積小方便操作，但掃描圖像有時(shí)會(huì)受環(huán)境光線影響，所以比較注重掃描環(huán)境。

　　除了以上幾類掃描設(shè)備外，在實(shí)際項(xiàng)目中，將會(huì)根據(jù)檔案實(shí)際情況選擇不同的設(shè)備。

　　高州檔案服務(wù)掃描的核心步驟主要有以下幾個(gè)：

　　第一，檔案整理。檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進(jìn)行分類整理，包括對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時(shí)的批次處理。

　　如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處理;如果文件存在破損，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)并做好標(biāo)注;對于文件破損嚴(yán)重不能修復(fù)掃描的應(yīng)做好區(qū)分標(biāo)注。

　　第二，著錄標(biāo)引。完成第一個(gè)流程后，需要將整理后的檔案，按照國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》結(jié)合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù)、主題標(biāo)引、分類標(biāo)引錄入到軟件數(shù)據(jù)庫里。要求人工錄入結(jié)合校對，校對以軟件校對和打印輸出、對比較對相結(jié)合。按照原件實(shí)體檔案條目，對錯(cuò)誤檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補(bǔ)充的數(shù)據(jù)，須填寫更改資料并放入案卷內(nèi)，卷內(nèi)目錄不全的需補(bǔ)充完整。

　　檔案著錄標(biāo)引，即檔案前處理工作，是建立手工和機(jī)讀檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案檢索工作的中心環(huán)節(jié)。

　　第三，檔案掃描。檔案掃描是紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵步驟。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描，對實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：

　　1.原檔案每頁掃描形成的電子圖片必須完整齊全。

　　2.掃描形成的電子圖片不能傾斜，必須平整。

　　3.掃描形成的電子圖片不能有黑邊，不能有噪點(diǎn)。

　　4.原檔案頁不缺邊不殘邊，掃描形成的電子圖片不能缺邊不能殘邊。

　　5.掃描前錄入的檔案電子信息必須與原檔案信息一致，避免錄入錯(cuò)字、別字。

　　6.保持掃描儀玻璃面潔凈無粉塵，鍵盤要及時(shí)清理碎屑。

　　7.掃描影像要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的陰影、無干擾信息。

　　8.掃描留下的墨跡寬度不得超過0.5厘米，并且指印和黑色不能覆蓋或影響正文內(nèi)容。

　　最后，隨著信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，高州市的檔案掃描服務(wù)將會(huì)更加普及，為各個(gè)企事業(yè)單位和社會(huì)組織的檔案管理和利用工作帶來變革，幫助其提升檔案管理效率，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展。