在上海推進城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略背景下，檔案管理的信息化升級成為提升政務(wù)服務(wù)效能與企業(yè)運營效率的重要環(huán)節(jié)。上海檔案掃描服務(wù)以標準化流程與技術(shù)手段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字格式的系統(tǒng)性轉(zhuǎn)換，為檔案資源的長期保存、高效檢索與跨部門共享提供基礎(chǔ)支撐。該服務(wù)覆蓋政務(wù)檔案、企業(yè)卷宗、歷史文獻等多類型載體，通過規(guī)范化的掃描參數(shù)設(shè)置、圖像質(zhì)量控制與元數(shù)據(jù)著錄，確保檔案信息的完整性與準確性。

　　上海檔案掃描服務(wù)的具體流程：

　　第一，做好檔案出庫工作。

　　1、按照工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

　　第二，檔案數(shù)字化掃描前的處理。

　　1、確定掃描頁。原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標注。密級檔案不得與普通檔案一同掃描，如需要掃描，需另設(shè)專用涉密計算機、掃描儀、存儲磁盤，單獨掃描單獨存儲。

　　2、編制頁號

　　(1)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

　　(2)重新編制頁號時，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距離垂直或水平頂邊1CM處。如右上角、左上角已經(jīng)編制頁碼，可以統(tǒng)一在左下角、右上角進行編制。

　　(3)采用硬度較小的鉛筆編制頁號。

　　(4)將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　3、拆除裝訂。應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

　　第三，檔案掃描與圖像處理。檔案掃描是數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)。根據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實際情況和數(shù)字化目的，選擇合適的掃描設(shè)備和參數(shù)設(shè)置，確保掃描后的數(shù)字圖像清晰、完整、不失真。在掃描過程中，需要注意對檔案實體的保護，避免使用可能對檔案造成損害的掃描設(shè)備。

　　掃描完成后，還需要對數(shù)字圖像進行拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理，以確保圖像質(zhì)量符合標準。這一過程需要嚴謹?shù)牟僮骱图氈碌臋z查，確保每一步都達到最佳效果。

　　第四，數(shù)字化質(zhì)量檢查。數(shù)字化質(zhì)量檢查是確保數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵步驟。

　　1、目錄質(zhì)量檢查

　　(1)著錄項完整性，按照規(guī)定將必填項填寫完整，并符合著錄規(guī)則;

　　(2)題名完整性，題名著錄準確;題名不全或不能完整表達檔案內(nèi)容信息的需自擬題名，自擬題名規(guī)范、準確;

　　(3)準確規(guī)范，著錄數(shù)據(jù)準確無漏字、錯字、重字;責(zé)任者全稱要準確，簡稱要統(tǒng)一規(guī)范;文件編號填寫規(guī)范;頁碼、頁數(shù)和實體檔案一致;

　　(4)數(shù)據(jù)格式，檔號、全宗、年度、期限、分類號、時間、卷號、件號、頁碼、頁數(shù)等符合數(shù)據(jù)庫格式要求;

　　(5)元數(shù)據(jù)采集，對數(shù)字化過程中的元數(shù)據(jù)進行采集、收集，并保存于檔案著錄條目數(shù)據(jù)中;

　　(6)條目的準確性，條目數(shù)據(jù)與紙質(zhì)實體檔案一致，與數(shù)字化掃描圖像一致;

　　2、圖像質(zhì)量檢查

　　(1)數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應(yīng)重新掃描。

　　(2)對于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時改正。

　　(3)數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　(4)對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像處理。

　　最后，上海檔案掃描服務(wù)的持續(xù)推進，標志著檔案管理從人工操作向數(shù)字化、智能化模式的深度跨越。通過建立統(tǒng)一的掃描技術(shù)標準與質(zhì)量管控體系，該服務(wù)有效解決了傳統(tǒng)檔案檢索效率低、存儲空間占用大、介質(zhì)易損等問題，實現(xiàn)檔案管理成本的優(yōu)化與服務(wù)效能的提升。