在當今數字化時代，文書檔案管理的現代化轉型已成為提升管理效率、保障信息安全、促進信息共享的重要手段。文書檔案作為記錄組織運營、決策過程和業(yè)務活動的重要資料，其重要性不言而喻。然而，傳統的紙質文書檔案管理模式面臨著諸多挑戰(zhàn)，如存儲空間有限、易損壞、檢索效率低下等。這些問題不僅影響了檔案的使用效率，也給檔案的安全性帶來了隱患。因此，文書檔案數字化外包服務應運而生。

　　文書檔案數字化外包服務的主要建設步驟：

　　首先，建立檔案數據庫。對于收集到的檔案信息，要將其內容特征著錄、標引出來，完成前期處理后，采用數據錄入的方式將處理的檔案信息內容轉化為數據。然后對檔案數據庫進行完善，推進檔案數字化建設工作的開展，得到應有成效。

　　其次，電子文件的收集和積累要到位。電子文件是檔案數字化建設的重要來源，與只用移交紙質文件的傳統檔案不同，數字化檔案需要實行電子文件與紙質文件兩套同時保存的制度，這樣既能節(jié)省工作量提高效率，又能推進檔案數字化進程。

　　最后，大力推廣檔案管理軟件。檔案數字化建設會將傳統檔案變?yōu)殡娮游募祿?，然而由于各種客觀原因的限制，各單位企業(yè)電子文件所使用的平臺有所不同，使得檔案數字化的數據整合工作面臨困難。因此若是使用統一的規(guī)范來進行工作，會更加提升數據的準確性。

　　實體文書檔案管理的風險：

　　檔案數字化工作主要是將傳統載體的檔案進行掃描形成數字資源，從實際情況來看，機關、單位檔案數字化工作主要以紙質檔案為主，實體檔案管理安全風險主要存在以下幾個方面：

　　一方面，檔案機構進行數字化的檔案多為長期累積的“歷史”檔案，年代久遠，部分檔案紙張本身就已經脆化，在數字化過程中容易遭到損害。

　　另一方面，檔案掃描需履行規(guī)范的出庫、入庫手續(xù)，需要認真核對檔案的數量，但仍存在因數量核對不準造成的檔案排列順序錯亂、檔案丟失的情況。

　　此外，掃描過程中需要對成卷的案卷進行拆分，單個案卷掃描完成后還需對案卷進行重新安裝，這一過程中可能存在順序錯亂、單頁遺失等情況，難以保證檔案的完整性。

　　檔案數據安全風險：

　　檔案信息泄露是開展檔案數字化建設需要重點關注的風險之一，檔案信息泄密風險主要體現為幾個方面：

　　一方面，檔案在數字化掃描過程中，信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識不強造成的信息泄露。

　　另一方面，將紙質檔案轉換為圖像信息再轉換為數字信息，可能存在信息失真的情況，與紙質檔案相比，檔案數據信息存在易更改性、可拷貝、可遷移，且不留痕跡、難以辨別真假，檔案數據信息的這些特點也增加了泄密風險。

　　此外，數字化管理階段，檔案數據容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統遭受損害，檔案數據就面臨泄密威脅。因此，強化檔案信息安全管理十分必要。

　　因此，為了確保文書檔案數字化外包服務相關機構開展工作時實體檔案和數據檔案的安全，相關部門或機構應積極采取以下措施：

　　1. 構建完善的制度體系。檔案管理部門構建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數字化操作流程、檔案數字化的技術指標、突發(fā)事件的應急處理、檔案信息泄露的懲罰機制等等。對數字化各個細節(jié)作出明確要求以增強實踐的可操作性，減少檔案的安全風險。

　　2. 加強檔案資料安全保密。檔案管理部門要建立檔案數字化外包服務中的信息安全保密制度，與外包服務公司簽訂保密協議，在檔案數字化外包服務完成以后，確保所有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術處理，檔案數字化外包服務公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數字資源安全得到有效保障。

　　3. 建立完善的過程管理。檔案管理部門應強化對數字化加工現場的管理，安裝視頻監(jiān)控系統及防火、防水設備;配備門禁系統，禁止無關人員進入加工場所;配備專業(yè)的檔案柜，用于檔案的臨時存放;采用技術手段，對USB等外接接口實施禁用;操作人員的手機、相機、U盤等設備不準帶入加工場所;涉及檔案交接的環(huán)節(jié)均由專人負責辦理交接手續(xù);對檔案數字化成果交接過程進行嚴格監(jiān)督。

　　最后，相信在未來，隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用的深化，文書檔案數字化外包服務將朝著智能化、高效化、安全化的方向發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)質的服務。