利川市是我國湖北省恩施土家族苗族自治州的一個(gè)縣級市，地處湖北省西南邊陲，與重慶交界，是恩施土家族苗族自治州面積最大、人口最多的縣級市。一方面，在經(jīng)濟(jì)方面，特色農(nóng)業(yè)、硒食品精深加工、生物醫(yī)藥、清潔能源、生態(tài)文化旅游是利川市經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，一同為利川市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)，留存了不少對利川經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要作用的檔案資源。另一方面，利川市長期屬于少數(shù)民族集居區(qū)，是巴、巫、土三源文化的發(fā)祥地，自然景觀和文化遺產(chǎn)都十分豐富。因此，為了更好地存儲(chǔ)檔案資源，利川市緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，開展檔案整理數(shù)字化工作。

　　利川檔案整理數(shù)字化過程中，影響因素包括：

　　1. 檔案的憑證價(jià)值及長期保存因素。檔案是歷史憑證，是需要長期保存的。當(dāng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)以后，檔案的憑證價(jià)值和長期保存等要求，同樣的要求體現(xiàn)在數(shù)字化成果上。為此，在數(shù)字化成果的存儲(chǔ)和管理上，除了考慮一般數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)容量、安全備份等因素外，還要特別注意以下問題：

　　一是如何保證數(shù)字化成果的憑證價(jià)值，保證電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和防篡改性;

　　二是如何保證電子數(shù)據(jù)的長期有效性。數(shù)字化后形成的電子檔案，不僅要現(xiàn)在可讀，而且要讓其“傳宗接代”，保持長期的可利用。

　　2. 檔案的利用因素。檔案中有可公開信息，有不可公開的內(nèi)部信息。如何保證不開放的信息，在數(shù)字化以后仍然保持封閉狀態(tài)，這除了要在數(shù)字化之前，把可公開信息與內(nèi)部信息作嚴(yán)格區(qū)分以外，還要在網(wǎng)絡(luò)布局、系統(tǒng)設(shè)置及管理等許多方面，作出相應(yīng)的調(diào)整和部署。所以，要保證檔案數(shù)字化成果的可利用，可共享，前期的設(shè)計(jì)非常關(guān)鍵。

　　3. 檔案的歸檔整理因素。檔案整理的方法是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理基礎(chǔ)上的，其條件是手工管理，其目的是長期保存和利用。檔案經(jīng)過數(shù)字化以后，成為了電子影像，它的保存和利用環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。

　　例如，傳統(tǒng)的檔案整理中，特別強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容間的有機(jī)聯(lián)系，報(bào)告與批復(fù)等關(guān)系非常緊密的文件，整理時(shí)都要求整合在一起，裝訂在一起，作為一件檔案來保存和利用，不論其內(nèi)容信息敏感或涉密與否。傳統(tǒng)檔案在利用時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況，提供一件(一卷)檔案中的部分信息或全部信息。但是，數(shù)字化以后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，要采用傳統(tǒng)的利用方式，對一件電子檔案，進(jìn)行部分信息的可閱讀，部分信息的限制閱讀，實(shí)現(xiàn)起來是非常困難的。

　　利川檔案整理數(shù)字化的大致流程：

　　1.檔案整理：對檔案進(jìn)行拆分、檔號核實(shí)等檔案準(zhǔn)備的前處理工作。

　　2.檔案掃描：采用專業(yè)當(dāng)掃描軟件，使用掃描儀對檔案進(jìn)行掃描。檔案掃描是檔案整理數(shù)字化一系列步驟中最為核心的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，在利川檔案整理數(shù)字化過程中，對于檔案的掃描要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，根據(jù)檔案的實(shí)際情況和檔案數(shù)字化要求等因素來選擇最適合的掃描設(shè)備開展工作。

　　3.圖像修正：檢查所掃描圖像的質(zhì)量，特別是檢查圖像是否清晰、有無缺頁、影像方向是否正確。

　　4.文件命名：嚴(yán)格按照《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》中檔號的命名規(guī)則對生成的圖像信息以相應(yīng)的檔號進(jìn)行命名。

　　5.數(shù)據(jù)對接：建立目錄數(shù)據(jù)和檔案圖像之間的一一對應(yīng)關(guān)系。

　　6.數(shù)據(jù)校對：對掃描的圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息鏈接的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。

　　7.刻錄光盤：將掃描的圖像和相關(guān)的信息及時(shí)地刻錄到光盤上，一式三份，異地保存。

　　8.檔案還原：將拆分掃描的紙質(zhì)檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌。盡管做了檔案數(shù)字化，但仍然要對檔案實(shí)體原件進(jìn)行妥善保存。

　　綜上所述，可以說利川檔案整理數(shù)字化對于檔案的管理和建設(shè)意義重大。隨著檔案數(shù)字化優(yōu)勢的不斷顯現(xiàn)，越來越多的企事業(yè)單位和社會(huì)組織都會(huì)走上檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路。檔案整理數(shù)字化不僅可以幫助各個(gè)組織大幅提高檔案管理效率，還可以使得檔案的管理、查詢檢索和利用等服務(wù)變得更加便捷、完善、高效。