蘇州市隸屬于我國江蘇省，位于江蘇省東南部、長江三角洲中部，是太湖平原的主要組成部分。蘇州市是上海大都市圈和蘇錫常都市圈重要城市、東部地區(qū)重要的中心城市、長江三角洲重要的中心城市之一、國家高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)基地，經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的享有地方立法權(quán)的較大的市之一。在此背景下，蘇州市的各類檔案資源十分豐富。隨著檔案整理掃描需求不斷增加，蘇州出現(xiàn)了專門為各個組織提供相關(guān)服務(wù)的檔案整理掃描平臺。

　　蘇州檔案整理掃描平臺開始工作前的準(zhǔn)備工作：

　　1. 檔案整理

　　(1)去除無關(guān)附件

　　首先要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，去除那些與檔案核心內(nèi)容無關(guān)的附件，如臨時夾在檔案中的便簽、已過期的通知等。這些無關(guān)附件如果一同掃描，會增加不必要的電子檔案存儲空間，并且可能影響后續(xù)的檔案分類和檢索準(zhǔn)確性。

　　(2)修復(fù)破損頁面

　　對于有破損、撕裂的檔案頁面，需要進(jìn)行修復(fù)?？梢允褂猛该髂z帶等簡單工具對小的破損進(jìn)行修補(bǔ)，但要注意不要遮蓋文字內(nèi)容。如果是比較嚴(yán)重的破損，可能需要專業(yè)的修復(fù)技術(shù)或者尋求專業(yè)的檔案修復(fù)機(jī)構(gòu)幫助。例如一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，紙張脆弱易碎，需要特殊處理后才能進(jìn)行掃描。

　　(3)編號與排序

　　為了方便掃描過程中的操作以及后期電子檔案的管理，應(yīng)對檔案進(jìn)行編號和排序。編號可以采用連續(xù)的數(shù)字編號或者根據(jù)檔案類別制定特定的編碼規(guī)則。排序則要按照一定的邏輯順序，如按照日期先后、重要程度高低等。這樣在掃描時就可以按照順序依次進(jìn)行，避免出現(xiàn)混亂。

　　2. 設(shè)備選擇

　　(1)掃描儀類型

　?、倨桨迨綊呙鑳x。適合掃描單頁檔案或者少量檔案，它能提供較高的分辨率，一般可以達(dá)到600dpi以上，能夠清晰地掃描出文字和圖像細(xì)節(jié)。對于一些尺寸不規(guī)則的檔案頁，平板式掃描儀也能較好地適應(yīng)，只要將檔案放置在掃描平臺上即可。但是平板式掃描儀的掃描速度相對較慢，如果需要掃描大量檔案，效率較低。

　?、陴伡埵綊呙鑳x。這種掃描儀適用于批量掃描檔案。它可以自動連續(xù)地進(jìn)紙掃描，掃描速度較快，每分鐘可以掃描幾十頁甚至上百頁的檔案。不過，饋紙式掃描儀對檔案紙張的厚度和質(zhì)量有一定要求，太薄或太厚的紙張可能會卡紙，而且對于尺寸較大或者裝訂成冊的檔案不太適用。

　　③高拍儀。高拍儀操作靈活，既可以拍攝平面的紙質(zhì)檔案，也可以拍攝立體的實(shí)物檔案。它不需要像平板式或饋紙式掃描儀那樣將檔案放入特定的掃描區(qū)域，只要將高拍儀放置在合適位置，對檔案進(jìn)行拍照即可。高拍儀的分辨率雖然不如平板式掃描儀高，但對于一些一般性的檔案掃描需求已經(jīng)足夠，并且它還可以方便地集成到現(xiàn)有的辦公設(shè)備中，節(jié)省空間。

　　(2)計算機(jī)及存儲設(shè)備

　　在進(jìn)行檔案掃描時，需要一臺性能穩(wěn)定的計算機(jī)來運(yùn)行掃描軟件，并對掃描后的電子檔案進(jìn)行處理和存儲。計算機(jī)的配置應(yīng)滿足掃描軟件的最低要求，包括足夠的內(nèi)存、處理器速度等。同時，要準(zhǔn)備足夠的存儲設(shè)備，如大容量的硬盤或者網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備。因?yàn)閽呙韬蟮碾娮訖n案數(shù)據(jù)量較大，特別是高分辨率掃描時，需要有足夠的空間來存儲這些檔案。如果是企業(yè)級的檔案掃描項(xiàng)目，可能還需要考慮采用磁盤陣列等冗余存儲方案，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

　　3. 掃描軟件選擇

　　(1)基本功能要求

　　掃描軟件應(yīng)具備多種掃描模式，如黑白掃描、灰度掃描和彩色掃描。黑白掃描適用于純文字的檔案，能夠減小電子檔案的大小;灰度掃描則適用于包含一些圖片或圖表的檔案，可以較好地顯示圖像的層次感;彩色掃描用于對色彩還原要求較高的檔案，如藝術(shù)作品檔案、彩色照片檔案等。此外，掃描軟件還應(yīng)具有圖像優(yōu)化功能，例如去噪點(diǎn)、增強(qiáng)對比度、校正傾斜等，以提高掃描后電子檔案的質(zhì)量。

　　(2)兼容性

　　要考慮掃描軟件與掃描儀、計算機(jī)操作系統(tǒng)的兼容性。確保掃描軟件能夠正常驅(qū)動掃描儀進(jìn)行工作，并且在企業(yè)常用的操作系統(tǒng)(如Windows、Linux等)上穩(wěn)定運(yùn)行。如果企業(yè)使用的是特定品牌或型號的掃描儀，最好選擇該掃描儀廠商推薦的掃描軟件，以獲得最佳的性能和穩(wěn)定性。

　　(3)高級功能

　　一些高級的掃描軟件還具備光學(xué)字符識別(OCR)功能。OCR功能可以將掃描得到的圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的文本，這對于需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯、檢索和分析的情況非常有用。另外，部分掃描軟件還支持批量處理功能，能夠一次性設(shè)置多個掃描任務(wù)，提高掃描效率。

　　最后，為了提高檔案管理效率、提升檔案利用水平，哥哥企事業(yè)單位可以積極選擇蘇州檔案整理掃描平臺來開展相關(guān)工作。