現(xiàn)如今，社會迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸無法滿足社會大眾對于檔案的需求，檔案管理的效率也變得低下。在此背景下，我國檔案管理機構開始檔案數字化研究轉型，使用數字化手段對檔案數字化進行變革。

　　檔案數字化研究目的：

　　第一，提高經濟效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　第二，提高辦公效率數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

　　第三，增強檔案原件保護將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　檔案數字化研究的主要內容：

　　(一)機構及人員

　　1. 應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等，確保數字化工作的順利開展。

　　2. 應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規(guī)范并能夠為紙質檔案數字化工作各環(huán)節(jié)提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規(guī)范的管理制度，對工作人員進行規(guī)范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。

　　(二)基礎設施

　　1. 應配備專用加工場地，并進行合理布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區(qū)域。

　　2. 加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設施設備。

　　3. 應合理規(guī)劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數字化工作的需要。

　　(三)工作方案

　　1.應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

　　2. 紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。

　　3. 宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規(guī)范、合理。

　　4. 紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執(zhí)行。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

　　(四)管理制度

　　1. 應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。

　　2. 紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。

　　崗位管理制度主要規(guī)定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等;人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范;場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環(huán)境、網絡、監(jiān)控設施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范;設備管理制度主要對數字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范;數據管理制度主要對數字化各環(huán)節(jié)所產生的數據的管理進行規(guī)范;檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。

　　未來。隨著新興技術手段的出現(xiàn)和發(fā)展，我國檔案數字化研究將會與更多技術相融合，提升檔案數字化管理水平促進我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、智能化發(fā)展轉型。