數字化檔案是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子形式的過程，以便于存儲、管理和訪問。隨著信息技術的發(fā)展，數字化檔案不僅提高了信息檢索效率，還加強了檔案保護和長期保存的能力。本文將探討數字化檔案的基本流程，從準備工作到實施步驟，以及可能遇到的挑戰(zhàn)和解決方法。

　?。ㄒ唬n案整理

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

　　1、目錄數據準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

　　（二）檔案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據所掃描文件材料的清晰度進行適當的調整；

　　需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數。核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，去除數字圖像中影響可懂度的雜質，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當的應重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

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　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

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　　1、掛接前的數據關聯(lián)檢查

　　以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為"合格"后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯(lián)的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

　　（八）數據驗收

　　一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質檔案數字化交接登記表。

　　（九）數據備份

　　經驗收合格的完整數據應及時進行備份。著錄條目和全文數據進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數據備份后應在備份介質上標注好盤內文件內容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數的檢查對較。

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　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質量的原件應先壓平再進行掃描；

　　對紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關閉電源；

　　紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

　　總之，數字化檔案的基本流程涵蓋了準備工作、掃描和圖像處理、元數據添加、存儲與管理、以及訪問與利用等關鍵步驟。在數字化過程中，技術選擇、質量控制和信息安全是需要重視的方面。

　　如何提高檔案數字化管理能力

　　單位內部的管理能力不僅體現在人事、項目、規(guī)章制度等，檔案數字化也是重要的組成部分。很長一段時間內，大家對于檔案的認識只停留在個人人事檔案，而隨著近年來政策法規(guī)的完善、越來越多單位的重視，其他各類檔案的管理和數字化也逐漸提上了日程。那通過哪些方法，能夠提高檔案數字化管理能力呢？

　　一、提升檔案管理、利用的規(guī)范性。檔案數字化管理的基礎，就是針對檔案實物的管理，所以制定好日常檔案管理、利用的流程和制度，有助于提升檔案數字化管理能力。在檔案管理上，需要配備專人專崗、能夠保證檔案安全性保密性的庫房場地；在檔案利用上，制定嚴格的流程和制度，在確保規(guī)范的同時，保障檔案內容不被泄露、不產生損壞。

　　二、進行檔案整理。檔案如果不進行整理，那開展檔案數字化管理將無法提升檔案整體的管理能力。檔案在整理時不僅要考慮相關條例規(guī)章，進行準確的鑒別和分類、編目，還要結合單位的實際情況開展工作，便于后期的檔案再利用及存放要求。

　　三、采用專業(yè)的軟硬件設施。在掃描時，利用專業(yè)的掃描儀、掃描軟件；在保管時，利用檔案信息管理軟件、硬盤U盤等存儲介質，切實保障檔案數字化管理的規(guī)范性和安全性。

　　檔案數字化要求

　　檔案數字化是將傳統(tǒng)的紙質檔案或其他非數字形式的信息轉換為數字形式的過程，具有重要的管理、保護和利用意義。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案數字化不僅能夠提高信息存儲和檢索效率，還能有效應對檔案長期保存和保護的挑戰(zhàn)。以下是檔案數字化的一些要求：

　　1.提升信息管理效率：

　　數字化檔案可以通過電子化、標準化的方式，大幅度提升信息管理的效率。比如，電子文檔可以通過關鍵詞檢索快速定位信息，避免了傳統(tǒng)檔案繁瑣的手工查找過程。

　　2.加強檔案保護：

　　傳統(tǒng)紙質檔案容易受到自然災害、老化以及人為破壞的威脅，而數字化檔案可以通過多重備份、加密等措施，大幅提高檔案的安全性和持久性。

　　3.促進文化遺產的傳承：

　　數字化檔案能夠更廣泛地向公眾開放，使得珍貴的歷史文化遺產得以更好地傳承和利用。例如，數字化藝術品、歷史文獻等，可以通過互聯(lián)網和數字平臺普及到全球。

　　4.支持教育和學術研究：

　　學術界和研究機構可以利用數字化檔案進行更深入的研究和分析。數字化檔案提供了更便捷的數據獲取和處理方式，為科學研究、歷史研究等學科的發(fā)展提供了強有力的支持。

　　總之，檔案數字化不僅僅是信息管理的一種手段，更是推動社會發(fā)展和文化傳承的重要工具。通過加強對數字化檔案的投入和創(chuàng)新，我們可以更好地保護和利用人類的文化遺產，推動信息社會向更高水平邁進。

　　檔案數字化的優(yōu)勢

　　在當今信息化快速發(fā)展的時代，檔案數字化成為許多組織和機構不可或缺的重要工作。這一轉變不僅帶來了管理效率的顯著提升，還為信息共享、長期保存和數據分析提供了全新的可能性。

　　一、數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　綜上所述，檔案數字化不僅僅是技術進步的體現，更是組織管理和信息化發(fā)展的必然選擇。通過數字化，我們能夠更高效地管理和利用檔案信息，促進信息共享與交流，同時也為保護文化遺產和歷史記憶提供了堅實的基礎。