將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。檔案整理數(shù)字化服務商可以幫助企業(yè)完成這項工作，使企業(yè)今后檔案管理起到事半功倍的效果，提高辦公效率和經(jīng)濟效益。中博奧技術有限公司進行檔案整理數(shù)字化加工，一般步驟包括：

　　項目準備：檔案整理數(shù)字化服務商和委托企業(yè)制定工作標準和計劃，按企業(yè)要求在規(guī)定的時間、地點完成工作。

　　定掃描頁：原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

　　編制頁號：應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。同時將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　目錄數(shù)據(jù)準備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。并對照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。

　　拆除裝訂：應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

　　技術修復：破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案，應先由專業(yè)技術人員進行技術修復。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術處理。

　　數(shù)字化處理：對原紙質(zhì)材料進行掃描，上傳到相應的系統(tǒng)。然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。

　　校驗和掛接：會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目。掛接完成之后還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對。

　　分類和裝訂：在進行數(shù)字化管理之后，需要對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂，以便于后續(xù)的查閱和使用。

　　數(shù)據(jù)備份：最后需要在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢，順應互聯(lián)網(wǎng)潮流和時代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務商。

　　貴陽檔案數(shù)字化外包公司怎么選

　　為了更好的完成企業(yè)的檔案工作，應對檔案資料繁多、檔案保管場地不足、專崗的檔案管理工作者不夠、檔案工作的政策法規(guī)所需要進行的培訓學習不夠充分等等問題，選擇合適的具有檔案管理資質(zhì)的檔案外包服務公司來協(xié)助企業(yè)完成檔案管理工作，是當下企業(yè)開展檔案管理工作的新趨勢之一。那么如何選擇更適合的檔案外包服務公司呢？

　　首先，檔案管理工作的重點之一在于檔案保管庫房的建設，因為檔案管理的基礎工作之一就是完成對于各類檔案材料的存放保管，且大部分的檔案材料都是紙質(zhì)載體，對于存放環(huán)境也有要求，所以選擇檔案外包服務公司就需要注重其檔案庫房建設是否齊全、存放場地設備建設能否可以保障檔案材料的存儲與保密安全。

　　其次，檔案管理工作除了基礎的檔案保存需求外，還可能涉及檔案的整理工作、綜合檔案的整理及數(shù)字化工作、人事檔案的整理裝訂需求及人事檔案專項審核和數(shù)字化加工需求等等，所以選擇服務范圍更全面的檔案外包服務公司可以更有效的協(xié)助企業(yè)完成檔案工作。

　　另外，檔案資料種類繁多，如人事檔案、會計檔案、文書檔案等等，對于不同類別的檔案材料，所依據(jù)的檔案管理工作政策法規(guī)等都各不相同，所以對于檔案數(shù)字化服務商的專業(yè)性上面就有較高的要求。

　　最后，檔案材料在進行數(shù)字化加工處理時，對于不同檔案材料的情況，所需求的檔案數(shù)字化設備也有區(qū)別，所以對于檔案數(shù)字化服務商的選擇上，對于工作所需的硬件設備、配套檔案用具方面的情況，也是選擇條件的關注要點之一。除此之外，全方位、多種類的服務范圍、配套的技術培訓、專業(yè)的檔案工作團隊也是衡量選擇檔案數(shù)字化服務商的關注點之一。

　　貴陽檔案數(shù)字化外包注意事項

　　在檔案整理及數(shù)字化過程中，需要注意以下幾個方面，一起來看看！

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關規(guī)定和標準：工作人員應具備檔案整理及數(shù)字化技術的基本知識，熟悉數(shù)字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關標準規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　貴陽檔案數(shù)字化外包公司的好處

　　在當今數(shù)字化時代，檔案數(shù)字化已成為企業(yè)和組織提高工作效率、優(yōu)化檔案管理的重要手段。貴陽作為貴州省的省會城市，許多企業(yè)和組織選擇將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司來處理。這樣做的好處在于，能夠集中優(yōu)勢資源，專注于核心業(yè)務，同時借助專業(yè)公司的技術和管理經(jīng)驗，提高檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。

　　提高工作效率：專業(yè)的公司擁有先進的數(shù)字化設備和專業(yè)的技術人員，能夠快速、準確地完成檔案數(shù)字化工作。相比企業(yè)自行處理，外包公司能夠節(jié)省大量時間和人力成本，提高工作效率。

　　優(yōu)化檔案管理：他們通常擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗，能夠提供專業(yè)的檔案管理建議和解決方案。通過與外包公司合作，企業(yè)可以優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。

　　降低風險：檔案數(shù)字化過程中可能面臨數(shù)據(jù)泄露、技術故障等風險。將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司，可以降低這些風險，因為外包公司通常擁有完善的數(shù)據(jù)安全措施和專業(yè)的技術支持團隊。

　　節(jié)省成本：與自行處理相比，外包公司通常能夠提供更具競爭力的價格和服務。此外，外包公司能夠集中優(yōu)勢資源，降低企業(yè)的運營成本。

　　專注核心業(yè)務：通過將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司，企業(yè)可以專注于核心業(yè)務的發(fā)展和創(chuàng)新，提高核心競爭力。

　　綜上所述，貴陽檔案數(shù)字化外包公司能夠為企業(yè)和組織帶來諸多好處，包括提高工作效率、優(yōu)化檔案管理、降低風險、節(jié)省成本以及讓企業(yè)專注于核心業(yè)務的發(fā)展。在選擇檔案數(shù)字化外包公司時，企業(yè)和組織應考慮其技術實力、專業(yè)經(jīng)驗、服務質(zhì)量以及價格等因素，以確保實現(xiàn)最佳的檔案數(shù)字化效果。