實(shí)物檔案是人們?cè)趯?shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案，是反映單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的特定有形物品，是單位發(fā)展變化留下的鑒證物，具有很高的保存價(jià)值。一般包括獎(jiǎng)品、贈(zèng)品、印章、字畫、其他等類型。

　　實(shí)物檔案怎么整理

　　實(shí)物檔案整理的基本步驟：分類、排列、編號(hào)、編目

　　01、分類

　　一個(gè)全宗內(nèi)實(shí)物檔案一般可按獎(jiǎng)品贈(zèng)品、印章、字畫、其他分為五類。

　　獎(jiǎng)品包括：獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、證書、錦旗等各類獎(jiǎng)項(xiàng)所得物品。

　　贈(zèng)品包括：獲贈(zèng)的各類不同載體、不同形態(tài)的物品。

　　印章包括：曾經(jīng)使用的已廢止的發(fā)文印章、法人印章及辦事機(jī)構(gòu)印章，還有其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)印章、業(yè)務(wù)印章等（不包括正在使用和即將使用的印章）。

　　字畫包括：國內(nèi)外領(lǐng)導(dǎo)人、著名書畫家、社會(huì)知名人士和有關(guān)單位贈(zèng)送或自行購買等方式所得的梯次、題字、繪畫等作品。

　　其他包括：本單位制作的各類宣傳品、紀(jì)念冊(cè)、吉祥物、文化產(chǎn)品等物品。

　　02、排列

　　在每個(gè)類型中，按物品獲得的時(shí)間順序進(jìn)行排列，并將每個(gè)實(shí)物清洗、擦拭干凈。

　　03、編號(hào)

　　給每個(gè)實(shí)物編制一個(gè)唯一的檔號(hào)。檔號(hào)格式為：“全宗號(hào)-分類-件號(hào)”。如：“51-SWj-5”，表示51全宗實(shí)物檔案獎(jiǎng)品類第五類。

　　全宗號(hào)：同其他門類編制要求一致；分類號(hào)：為每類實(shí)物檔案代碼，用“SWj”代表“獎(jiǎng)品”類、“SWp”代表“贈(zèng)品”類、“SWy”代表“印章”類、“SWz”代表“字畫”類、“SWq”代表“其他”類。件號(hào)：每個(gè)實(shí)物類型內(nèi)，從1開始編制流水順序號(hào)。

　　注意事項(xiàng)：每件實(shí)物檔案的檔號(hào)可用標(biāo)簽填寫，編制在實(shí)物反面，不影響美觀。

　　04、編目

　　給每類每件實(shí)物檔案編制一條具有檢索意義的目錄，存放于檢索柜中。其中，印章類檔案目錄考證印章使用的起止時(shí)間，并加蓋印模，存放于印章檔盒內(nèi)首頁。

　　實(shí)物檔案的歸檔范圍

　?。?）獎(jiǎng)品類：主要包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)證書、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等帶有明顯榮譽(yù)性的物品。

　?。?）印章類：主要包括失效的木印、石印、塑料印、鋼?。粓A印、方印、菱印；黨印、政府印、行政印、社團(tuán)印、財(cái)務(wù)印等。

　?。?）字畫類：主要包括領(lǐng)導(dǎo)及名人的題詞、簽名及各種類型書畫。

　　（4）贈(zèng)品類：

　　主要包括單位或個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中互相贈(zèng)送的紀(jì)念性物品、禮品。

　?。?）其它類：其他有保存價(jià)值的物。

　　1、分類

　　字畫、贈(zèng)品數(shù)量較少的單位可不單設(shè)“字畫”、“贈(zèng)品”類，歸入“其他類”。

　　一般情況：

　　實(shí)物檔案數(shù)量適中的單位可分為獎(jiǎng)品類（SWj）、印章類（SWy）、字畫類（SWz）、贈(zèng)品類（SWp）、其他類（SWq），不設(shè)置二級(jí)類日。

　　特殊情況：

　　若獎(jiǎng)品類實(shí)物數(shù)量較多，可設(shè)置二級(jí)類目，即按物品類型分為獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)牌、錦旗等。印章、字畫數(shù)量不多可不必再分類，多的可按其制成材料、內(nèi)容細(xì)分。

　　2、劃分保管單位

　　獎(jiǎng)品、印章、字畫、贈(zèng)品等實(shí)物以一件實(shí)物作為一個(gè)保管單位進(jìn)行整理。

　　3、排列

　　一般情況下歸檔的實(shí)物按收到的時(shí)間先后順序排列。

　　4、劃分保管期限

　　實(shí)物檔案的保管期限分為永久、30年、15年和10年。保管期限的劃分參照國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5、編號(hào)

　　歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號(hào)，并在不影響實(shí)物原貌的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫檔號(hào)。

　　實(shí)物檔案用“SW”表示，用SWj、SWy、SWz、SWp、SWq分別表示獎(jiǎng)品、印章、字畫、贈(zèng)品、其他五個(gè)類型的實(shí)物檔案。

　　各類中的實(shí)物以件為單元，按收到的先后順序編流水號(hào)。編號(hào)方式為：全宗號(hào)一分類及目錄號(hào)一件號(hào)（29一SWj1一1表示29號(hào)全宗獎(jiǎng)品類實(shí)物檔案1號(hào)目錄的第1件）

　　6、封裝及排架

　　1、榮譽(yù)類實(shí)物：

　　a、有實(shí)物檔案室的單位，可將整理好的榮譽(yù)類實(shí)物放置在實(shí)物檔案室的展柜內(nèi)，或掛在開闊干凈的墻面上。

　　b、無實(shí)物檔案室的單位，可將整理好的榮譽(yù)類實(shí)物與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

　　2、印章類實(shí)物：

　　將整理好的印章放入內(nèi)襯活動(dòng)式隔條的翻蓋印章檔案盒內(nèi)

　?。ú环制谙藁煅b），盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

　　檔案盒封面樣式檔案盒脊背樣式盒內(nèi)樣式在盒蓋背面上方粘貼備考表及印模單。

　　備考表樣式印模單樣式將印章檔案盒與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

　　3、字畫類實(shí)物

　　字畫經(jīng)裱糊后，以件（幅）為單位將其卷為筒狀，放在特制的柱形盒子中，或用襯紙包住，與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管

　　注：

　　1、卷著的字畫隔一段時(shí)間要展開或掛出一段時(shí)間，再放入盒子中。

　　2、為不影響字畫的美觀，填寫檔號(hào)的標(biāo)簽可粘貼在字畫背面，同時(shí)放置字畫的柱形盒子上也要粘貼檔號(hào)標(biāo)簽

　　4、其它類實(shí)物：

　　參照上述三種類型實(shí)物進(jìn)行封裝及保管

　　7、制作目錄

　　實(shí)物檔案整理完成后，應(yīng)制作實(shí)物檔案保管單位日錄