數字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學的方法，促進數字化檔案信息的利用，從而更好地為經濟和社會發(fā)展服務。筆者認為，要做好檔案數字化加工要求的利用工作，主要應把握好以下幾個方面：

　　檔案數字化加工要求

　　一、權衡費用與價值，做好數字化檔案的鑒定工作

　　首先，要做好現有館藏檔案的鑒定工作。由于檔案信息數字化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此首先要考慮對現有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對全部館藏檔案都進行數字化處理，因為館藏檔案中真正具有長期和永久保存價值、且利用率很高的檔案的數量是有限的。

　　因此，檔案部門要組織力量加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產生廣泛的經濟和社會效益的檔案進行數字化處理，而對那些利用價值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時不予考慮，從而保證數字化檔案信息資源開發(fā)利用的效益。

　　其次，要權衡數字化處理費用與開發(fā)利用價值，循序漸進地進行。通過對現有館藏檔案開展鑒定工作，明確要進行數字化處理與不進行數字化處理的檔案以后，也不能急于求成，而應分清輕重緩急，根據本部門的實際和檔案利用需要的實際，循序漸進地進行。具體應從以下幾方面考慮：

　　1在對傳統(tǒng)介質檔案數字化上

　　可以分兩步走，第一步先實現館藏目錄數字化，編制電子目錄檢索工具，實現目錄級數字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實現檔案全文信息數字化。要根據館藏基礎，分析用戶需求，研究館藏體系，在充分調研的基礎上選擇最優(yōu)的方案。在對電子文件的歸檔上，要規(guī)范電子文件制度與范圍，根據自身的條件有計劃地接收具有長久保存價值的電子檔案進館，改善館藏結構。

　　2要考慮館藏檔案的利用率

　　選擇數字化檔案的內容要“經典”，主題與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，這可根據定期或不定期的統(tǒng)計結果來挑選，把那些利用率較高的且利用后能產生的巨大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費人力、物力和財力。

　　3要考慮館藏特色

　　確定本館的特色檔案，并選擇這些特色檔案進行數字化。從某種意義上說，有特色就有優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵所在。因為這些特色館藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案信息進行數字化，是檔案館在合作與競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障，同時也節(jié)約了資金，避免重復建設。如反映某一地區(qū)特色文化的檔案，其他的檔案館一般不收藏，應該盡可能齊全、系統(tǒng)地將這些檔案信息數字化。

　　4要考慮用戶的需求

　　針對用戶的需求進行數字化，在實際工作中，某些專業(yè)利用者不再滿足于一般性的服務，而要求檔案館提供綜合性強、全方位的信息服務，因此在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，以用戶為本，分析需求的方方面面，做到按“需”數字化。

　　5對電子文件的接收也要權衡費用與價值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空間、裝具、人力等，對于紙質文件來說，空間的問題最為突出，對于電子文件來說，保存空間不是很重要的一個問題，但是，管理電子文件的費用大量轉移到為保障其安全性、可讀性、易用性等所需要的技術設備和環(huán)境維護中。所以必須考慮檔案保管機構是否有足夠的資金和技術力量來支持電子文件的技術要求，尤其是那些對特定的復雜軟件具有特殊依賴性的文件。

　　如果不能采用與軟件無關的格式統(tǒng)一保管的話，檔案保管機構還需要設法獲得該文件的運行軟件，而這類軟件往往是昂貴的，或者是專利性的，軟件擁有者可以有種種理由不愿無償移交。在這種情況下，檔案機構需要根據電子文件的價值和自身的實力做出決斷：或者購置相應軟件甚至全套系統(tǒng)以保障文件的維護和使用，或者與文件形成機關達成協議，由他們按照國家的有關規(guī)定實施管理。

　　檔案信息的數字化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究數字化工作的效益，應在充分調研的基礎上選擇最優(yōu)的檔案信息數字化方案，這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等；筆者認為，在進行數字化建設過程中，一定要把握好檔案數字化處理的度，通過對數字化處理的成本、所需費用與檔案開發(fā)利用的價值、效益進行權衡，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本，如果不進行成本、效益分析，檔案數字化建設所產生的價值等于或小于建設所需費用，檔案數字化建設就沒有任何意義，甚至是一種浪費。

　　因此，在檔案數字化建設中，要講究成本觀念和效益觀念。

　　二、加大數字化檔案信息數據庫建設的力度

　　數字化檔案信息資源數據庫是對數字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統(tǒng)，包括數字文件管理系統(tǒng)、數字目錄中心管理系統(tǒng)、數字化檔案管理系統(tǒng)等。

　　首先，要加大數字化檔案信息資源數據庫建設的力度。

　　數字化檔案信息資源數據庫是數字化檔案信息利用的基礎條件。檔案信息數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見。檢索性數據庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網上檢索途徑；文件性數據庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。

　　建設具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數字化檔案信息數據庫，這是開發(fā)利用信息資源的一種重要手段，為此要做好兩方面的工作，一方面本著可行性原則、合法性原則、規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則等檔案數字化的基本原則做好傳統(tǒng)檔案數字化工作；另一方面要加強對電子文件的接收與管理。

　　檔案館應該對移交單位產生的電子文件有目的、有重點地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)。通過這兩個途徑，積極推進檔案信息數據庫建設，實現檔案目錄信息或全文信息查詢，不斷提高利用效率和質量。

　　其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設的力度。

　　電子文檔管理系統(tǒng)是管理數字文件和數字化檔案的核心。電子文檔管理系統(tǒng)是以網絡化應用為基本特征，對以數字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應用系統(tǒng)；該系統(tǒng)不僅能夠通過掃描、數碼攝像等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進行數字化轉化，而且能夠對新生成的數字文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監(jiān)控。