在當今信息飛速發(fā)展的時代，檔案管理正經(jīng)歷著一場深刻的變革，而檔案數(shù)字化掃描與整理工作則是這場變革的核心環(huán)節(jié)。隨著社會對信息資源需求的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式面臨著諸多挑戰(zhàn)，如存儲空間有限、查閱效率低下、易受自然因素損壞等問題。檔案數(shù)字化掃描與整理工作的出現(xiàn)，為解決這些問題提供了有效的途徑。通過將紙質檔案轉化為電子形式，不僅可以極大地提高檔案的存儲密度和安全性，還能讓檔案信息的檢索、共享和利用變得更加便捷高效。

　　檔案整理：

　　檔案整理工作的內(nèi)容包括區(qū)分全宗、分類、立卷、裝訂或裝盒、案卷排列和編號、編目等。

　　檔案整理工作具體包括以下幾個環(huán)節(jié)：

　　(1)區(qū)分全宗;

　　(2)全宗內(nèi)檔案的分類;

　　(3)立卷(卷內(nèi)文件的排列和編號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫案卷標題、填寫案卷封面);

　　(4)裝訂或裝盒;

　　(5)案卷排列和編號;

　　(6)編目，即編制案卷目錄。

　　全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷排列和編號以及編制案卷目錄等業(yè)務環(huán)節(jié)，一般由文書部門或文書人員承擔，即文書立卷。歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由本單位檔案室承擔。全宗的劃分和排列多由檔案館承擔。

　　檔案數(shù)字化掃描以及整理涉及到的概念主要有以下幾項：

　　1、數(shù)字化：利用計算機技術將模擬信息轉化為數(shù)字信號的處理過程。

　　2、檔案數(shù)字化副本：是指將紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化轉換，形成以數(shù)字形態(tài)存在的能被計算機識別的數(shù)據(jù)。

　　3、紙質檔案數(shù)字化：采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。

　　4、錄音錄像檔案數(shù)字化：對模擬錄音錄像檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件并按照錄音錄像檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關聯(lián)關系的處理過程。

　　5、實物檔案數(shù)字化：采用拍攝、掃描等方式對實物檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照實物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關聯(lián)關系的處理過程。

　　檔案數(shù)字化掃描以及整理過程中的安全管理要求：

　　1.制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數(shù)字化成果質量，包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等。

　　2.依據(jù)相關的法律法規(guī)和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質量。

　　3.加強對紙質檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　4.紙質檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關資質.

　　5.在項目實施過程中，應依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號)、《檔案服務外包工作規(guī)范》(DA/T68-2022)，從檔案部門、數(shù)字化服務機構、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。

　　6.檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調溝通等方面的工作。

　　7.應加強紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全，加強對外聘工作人員的審核。

　　8 加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

　　9.加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設施設備。

　　10.應合理規(guī)劃、配備和管理紙質檔案數(shù)字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。