在信息爆炸與數(shù)字化轉型的時代浪潮中，檔案作為組織運營、社會發(fā)展的核心信息載體，其管理方式正經(jīng)歷著深刻變革。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理面臨存儲空間緊張、檢索效率低下、易損難存等諸多困境，難以滿足現(xiàn)代社會對檔案高效利用與長期保存的需求。檔案掃描歸檔公司應運而生，憑借專業(yè)的掃描技術、標準化的歸檔流程和先進的數(shù)字化管理系統(tǒng)，將海量紙質(zhì)檔案轉化為便于存儲、檢索和共享的數(shù)字資源，為政府機構、企事業(yè)單位及各類組織解決檔案管理難題。從政務檔案的規(guī)范化整理，到企業(yè)商業(yè)機密的安全歸檔，檔案掃描歸檔公司以技術為驅(qū)動、以服務為核心，成為推動檔案管理現(xiàn)代化進程的關鍵力量，在數(shù)字時代的信息管理領域占據(jù)重要地位。

　　檔案掃描歸檔公司開展工作對客戶來說有哪些重要作用呢?

　　第一，提高工作效率，降低檔案利用成本。數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文件信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　第二，最大限度保管和保護庫存檔案實體安全。由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　第三，陽光政務提升形象。庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化掃描項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　檔案掃描歸檔公司可以提供的服務主要包括：

　　(一)編制檔號。歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。檔號的結構為：全宗號-檔案門類代碼和年度-保管期限代碼-問題代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，如B1301-WS·2022-Y-0-0001。

　　(二)歸檔章。

　　1.歸檔文件應在首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。

　　2.歸檔章由全宗號、年度、件號、問題、保管期限、頁數(shù)組成。全宗號填公司分配的代號;年度填文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標識;問題及保管期限用代碼標識;頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識，填寫每一件歸檔文件的頁面總數(shù);件號填寫歸檔文件的排列順序號，從“1”開始編制。

　　(三)檔案掃描。

　　1.掃描模式：歸檔文件掃描一般采用彩色模式。

　　2.分辨率選擇：根據(jù)原件的清晰度適當調(diào)整掃描分辨率，掃描分辨率應不低于200dpi。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率，反之也可相應減少分辨率，增減的多少，以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準;對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決;對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　3.圖像處理：去黑邊、去污點、旋轉及糾偏等;粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接;處理完的圖像保存格式為PDF，長期保存格式(硬盤、光盤備份)為TIF;保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，以獲得最好的圖像質(zhì)量。