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數字化掃描錄入是將紙質檔案轉換為電子文件并進行數據錄入的過程,可以提高檔案管理的效率和準確性。對于成都檔案數字化掃描公司而言,以下是數字化掃描的錄入流程:
1.檔案出庫。檔案出庫需先提交紙質檔案出庫申請,經相關責任人審批后嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數字化對象辦理出庫手續(xù),并與數字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。
2.數字化前處理。對確定掃描頁進行頁碼編制,按照目錄數據庫建立時制定的數據規(guī)則,對照紙質檔案內容進行錄入檔案目錄。
3.檔案掃描。根據紙質檔案原件實際情況進行掃描,掃描時應調整設置好相關參數以保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。
4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是,數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真時,應重新掃描;對于漏掃、重掃、多掃等情況應及時糾正。
5.數據掛接。借助相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字化圖像進行掛接,實現目錄數據和數字圖像關聯。
6.數字化成果驗收與移交。經過專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收,收的內容包括紙質檔案數字化成果(數字圖像、檔案目錄、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等)。
7.檔案入庫。紙質檔案數字化工作完成后,應注意保持檔案原貌,做到安全、準確、無遺漏按照檔案入庫相關要求對紙質檔案進行處理和清點后,辦理檔案入庫手續(xù)。
在進行數字化時我們需要先對原紙質材料進行掃描,上傳到相應的系統(tǒng);然后對已經上傳數字化的材料進行修圖處理,修掉檔案材料中的折痕、墨塊等;接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗,只有通過兩次校驗都沒有問題,我們才能接著對檔案進行批量掛接處理,將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目;
掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對;接下來進行對紙質檔案進行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進行數字化的備份。數字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數字化數據進行整體驗收,由技術人員將加工完并審核無誤的數據進行數據倒入相應的庫中。
成都檔案數字化掃描公司的數字化掃描錄入流程主要包括以上幾個方面。遵循這些流程,可以確保數字化掃描的效率和準確性,提高檔案管理的水平。