包頭檔案信息錄入掃描整理

　　包頭市檔案館負責對該市各級各類檔案進行管理和保管。為了更好地管理和利用這些檔案，需要對其進行信息錄入、掃描和整理。

　　信息錄入是將檔案的基本信息輸入計算機系統(tǒng)中，包括檔案名稱、檔號、立卷單位、保管期限等。這樣可以方便查找和管理。

　　掃描是將檔案的紙質文件通過掃描儀轉化為電子文件，方便存儲和利用。同時，電子文件的備份也可以有效避免檔案的遺失和損毀。

　　整理是對檔案進行分類、整齊、清潔和修補等處理，確保檔案的完整性和可讀性。

　　包頭市檔案館將繼續(xù)加強對檔案信息的錄入、掃描和整理工作，為更好地服務社會提供更加可靠的檔案資源。

　　檔案整理掃描錄入簡單嗎

　　你好，檔案掃描錄入是檔案數字化的其中一項程序，是有專用的檔案掃描儀的，只要能熟練操作掃描儀是很簡單的。

　　檔案掃描的檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案信息錄入,電子圖片掃描,檔案資料整理復雜嗎

　　專業(yè)人員不復雜。

　　檔案室管理員都是經過專業(yè)培訓的工作人員，業(yè)務熟練，動作迅速。這些工作對他們一點都不難。

　　檔案錄入工作規(guī)范

　　紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005

　　1范圍

　　本標準規(guī)定了紙質檔案數字化的主要技術要求。

　　本標準適用于用掃描儀對各種紙質檔案的數字化加工處理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

　　GB／T 17235.1連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮編碼

　　GB／T 17235.2連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮編碼

　　GB／T 18894?2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　ITU(CCITT)G3二值圖像壓縮算法

　　ITU(CCITT)G4二值圖像壓縮算法

　　DA／T18?1999檔案著錄規(guī)則

　　檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國家檔案局檔發(fā)[2001]6號

　　3術語和定義

　　下列術語和定義適用于本標準。

　　3.1

　　數字化Digitization

　　用計算機技術將模擬圖像轉換為數字圖像的處理過程。

　　3.2

　　紙質檔案數字化Digitization of Paper?Based Records

　　對普通(黑色字跡清晰)的油印、鉛印、膠印等印刷件或復印件紙質檔案進行數字化及應用的過程。

　　3．3

　　數字圖像Digital Image

　　表示景物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣(或其他)網絡上采樣一連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

　　3．4

　　黑白二值圖像Binary Image

　　只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。

　　3．5

　　連續(xù)色調靜態(tài)圖像Continuous?tone Still Image

　　以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字

　　圖像。

　　3．6

　　失真度Distortion Measure

　　對檔案原件進行數字化轉換后，在同等測試環(huán)境下，數字圖像與檔案原

　　件色彩、幾何、壓縮算法等差值。

　　3．7

　　可懂度intelligibility

　　表示數字圖像向人或機器提供信息的能力。

　　3．8

　　清除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表現。

　　3.9

　　分辨率Resolution

　　指單位長度內圖像包含的點數或像素數。

　　3.10

　　TIFF Tagged Tmage File Format

　　標記圖像文件格式。一種基于標記的無損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應用程序之間和計算機平臺之間交換文件。因為它存儲圖像細微層次的信息非常多，圖像的質量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復制儲存。

　　3.11

　　JPEG Joint photographic Experts Group

　　聯合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計算機平臺和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質量多數情況下均可接受?？紤]儲存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復制儲存。

　　4數字化基本流程

　　紙質檔案數字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序。

　　4．1案卷整理

　　對需要掃描的案卷進行適當整理，做出標識。

　　4．2目錄建庫

　　為數字化的檔案檢索而建立必要的目錄數據庫。

　　4．3批量掃描

　　按照檔案數字化具體任務的整體安排按計劃分批次進行掃描。

　　4．4數據處理

　　4．4．1對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。

　　4．4．2對裸數據進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉換、邏輯分盤處理、添加說明性文件，以及數據的掛接、檢驗、上載、質量檢查和備份。

　　4．5信息存儲

　　根據不同的掃描圖像選擇適當數據格式、編碼方式和存儲介質對信息進行保存。

　　4．6檢索利用

　　按用戶需求提供檢索利用。

　　5案卷整理

　　在批量掃描之前，按下述步驟對案卷進行整理，確保檔案數字化質量。

　　5．1分件

　　5．1．1把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開。

　　5．1．2在掃描件中將大圖、照片插入指示頁，便于掃描工序批量掃描，實際圖像放在圖像處理時進行重掃，替換指示頁。

　　5．1．3填寫《數據加工過程處理單》(見附錄A)，對需要特殊處理的頁，標識清楚。

　　5．2分頁

　　對批量掃描前的檔案進行頁號、件號的標注。如在標注中與原檔案中的件數、頁號不一致，應以此為準。

　　5．3拆卷

　　去除檔案中原來的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進行。

　　5．4裝卷

　　按檔案保管要求恢復原裝訂。

　　6建目錄庫

　　6．1目錄著錄

　　根據DA／T18確定檔案著錄項，并進行著錄。

　　6．2數據格式選擇

　　所選定的數據格式通用，應能直接或間接與DBF文件格式或通過XML文

　　檔進行數據交換。

　　6．3目錄輸入

　　將著錄好的目錄輸入計算機內，建立機讀目錄數據庫。

　　7批量掃描

　　7．1掃描方式

　　紙質檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調圖像兩種方式。

　　7．1．1頁面為單色文字的紙質檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調圖像掃描。

　　7．1．2字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調圖像掃描。

　　7．2分辨率選擇

　　7．2．1單色頁面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。

　　7．2．2彩色頁面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數值進行。

　　7．2．3大幅面檔案文件，如工程圖紙、報紙等尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀(如A0)、大幅面數碼平臺、縮微照像后膠片數字轉換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應選擇1OOdpi以上。

　　7．2．4需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準。

　　7．3特殊頁面的掃描

　　7．3．1粘貼頁與表格

　　對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決

　　7．3．2一般文本流程圖

　　采用適當的分辨率掃描及局部深化技術，確保文本流程圖清晰。同時采用不同設備滿足文本流程圖的掃描工作。

　　7．3．3插圖

　　采用高分辨率灰度或彩色掃描技術將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。

　　7．3.4照片

　　對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時可避免圖像存儲空間過大。

　　7．4文件命名方式

　　7．4．1建立文件夾

　　掃描時文件夾的建立應按檔案實體分級建立，其中的每一份文件也需要單獨建立文件夾。

　　7．4．2文件夾命名方法，以檔案實體中的檔號命名，一般為3位數，不足3

　　位數的左邊補“0”。

　　8數據處理

　　8．1圖像處理

　　8．1．1糾偏

　　對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，保證數字圖像的偏斜角度小于1度。(圖像偏斜不超過頁面內半個文字)。

　　8．1．2去污

　　去除數字圖像中影響可懂度的雜質。檔案數字化圖像的去污，應遵循在不影響可懂度的前提下展現原貌的原則。

　　8．1．2．1局部去污，如去除黑邊、污點。

　　8．1．2．2整體去污，可一次性去除頁面上的污漬。

　　8．1．3拼接

　　為保證檔案數字化圖像的整體性，對幅面分離的數字圖像進行拼接。

　　8．1．4校對

　　8．1．4．1一次校對，檢查掃描完的圖像質量情況，對不合格的圖像進行標記退回重新掃描。

　　8．1．4．2糾錯處理，根據一次校對中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質

　　量等問題，結合《數據加工過程處理單》(見附錄A)情況，對每份圖像進行相應的處理。

　　8．1．4．3二次校對，對一次校對及數據處理后的數字圖像再次進行檢查，并

　　標記圖像處理過程中不清晰的頁面。不合格的退回重新處理。

　　8．2數據質量檢查

　　8．2．1文字錄入質量

　　對錄入域清單上所標明的各著錄項的文字錄入進行正確率控制，保證錯誤率低于3‰。

　　8．2．2圖像質量

　　對紙質文件掃描后形成的圖像文件進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質量。

　　保證掃描后的數字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應各種紙張和手寫、印刷字的情況。

　　8．3數據掛接

　　檔案條目數據與圖像文件的對應準確程度的控制。

　　在生成裸數據光盤之前，根據資料整理信息、掃描前的標引信息及卷內文件頁號信息核查圖像文件總數是否與實際文件數相等，如不相等則不能生成裸數據光盤，可打印出清單，回退給圖像處理人員補掃。

　　8．4數據檢驗

　　8．4．1將裸數據進行驗收前的相應處理，包括文件的格式轉換、邏輯分盤處理、添加說明性文件。

　　8．4．2對數據進行檢驗，給出合格或不合格結論。

　　8．4．3將數字加工后的數據轉換為裸數據光盤格式，拷貝到活動硬盤上。

　　8．4．4系統(tǒng)應自動記錄檢驗進度。

　　8．5數據上載

　　檔案數字化各工序的數據通過網絡及時上載到數據服務器端匯總，其中數字圖像自動搜索對應的目錄數據，加入對應的電子地址數字圖像文件名，建立起一一對應的關系。

　　8．6數據備份

　　定期對服務器的各類數據進行備份，防止數據丟失。

　　9信息存儲

　　以JPEG數字壓縮編碼或TIFF國際通用標準格式。采用國際標準的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁編號后分頁存儲。

　　數字圖像的存儲管理應保持原紙質檔案的保管模式對應存儲。

　　9．1壓縮存儲格式

　　檔案數字圖像格式采用TIFF和JPEG數字壓縮編碼。

　　9．1．1黑白二值圖像

　　黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr)為15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率(Cr)為3 O：1。

　　9．1．2連續(xù)色調靜態(tài)圖像

　　連續(xù)色調靜態(tài)圖像采用JPEG數字壓縮編碼，平均壓縮率(cr)為15：1。

　　9．2編碼方式

　　應盡是采用實時操作性強的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質量；無失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下

　　宜采用國際通用編解碼算法。

　　9．3存儲方式與載體

　　可選用在線和離線、不同載體進行存儲。

　　10檢索利用

　　10．1檢索利用方式

　　檔案數字圖像檢索利用可采用單機、局域網和互聯網三種方式。

　　局域網中傳輸利用，應保證數據在內部局域網10Base?T帶寬下，平均1秒內顯示響應完成。互聯網中傳輸利用，互聯網56Kbit／s帶寬下，平均5秒內顯示響應完成。為此要求一般每頁檔案數字圖像的存儲容量為50K以內。

　　10．2檢索軟件配置

　　檢索軟件應符合國家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項要求。檢索軟件應具備目錄檢索與檔案數字圖像方便調閱的基本功能。

　　關于包頭人事檔案管理問題。

　　檔案調出時，特別是人才跨地區(qū)流動，都要求從戶籍所在地的存檔機構調出并出具人事關系等相關手續(xù)，所以請存檔人員回戶籍所在地存放檔案，以免影響后期檔案正常轉遞及異地調動。

　　根據大中專畢業(yè)生和各類流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，大中專畢業(yè)生檔案在戶口所在地的存檔機構存放。

　　個人檔案：

　　個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。

　　一個人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會上一些單位、一些部門、打交道，建立起個人檔案既是工作的需要，也是社會的需要，更是一個人在社會上工作和生活的需要，這是單位或企業(yè)了解一個人的重要手段。

　　沒有檔案的人當然就不便于單位或企業(yè)了解你，對個人是肯定不利的。存放和保管好當然是一個重要環(huán)節(jié)。

　　檔案室掃描文件的工作是什么？工作環(huán)境怎么樣？

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數據錄入、檔案掃描、圖像處理、質量審查、質量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對還是挺好的，不過掃描有輻射，而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會有粉塵，不適合容易過敏的人。

　　拓展：檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數字化加工或數字化掃描加工服務等）是近幾年才興起的一項服務形式，隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應了這一潮流，并在這幾年內快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術，可以將數以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化（數字化）文本、影像，并實現信息高速檢索。