科技檔案數(shù)字化管理

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內(nèi)核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。
1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標準規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

標題科技檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容是什么?

管理并提供利用服務(wù)。根據(jù)查詢資料顯示適應(yīng)科研活動信息化的趨勢和要求，順應(yīng)檔案工作發(fā)展方向，科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定，以下簡稱規(guī)定提出了一系列科研檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求。