檔案數(shù)字化項目經(jīng)理

　　公司規(guī)模。即考察公司的注冊資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。一般情況下，要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項目的科技公司進行外包。如江門南大檔案外包服務(wù)，相對來說，這類公司有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，公司從長遠利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對有保障。但也有例外情況存在。比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個人掛靠大公司，以大公司的名義對外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，他們主觀上追求利潤最大化，客觀上工作敷衍了事，產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn)，檔案部門可要求公司提供項目管理機構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況，以確定該組織資質(zhì)，并最終決定是否給予委托外包。
　　業(yè)務(wù)能力。即考察公司是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀律與要求。因此，從檔案保護、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來外包。目前市場上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)公司，他們的主營業(yè)務(wù)是計算機技術(shù)服務(wù)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，因此好多外包公司對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包公司時，可通過交流、溝通，考察公司對檔案工作的熟悉程度，再決定是否外包。
　　技術(shù)狀況。即考察公司是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對計算機技術(shù)的要求并不高，一般的科技服務(wù)公司都有相應(yīng)的計算機能力承攬這項加工業(yè)務(wù)。與此同時，他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺。但是，光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數(shù)據(jù)存儲、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實體還原，每個環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標與規(guī)范要求。外包公司如果不懂數(shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包公司時，檔案部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點考察公司對數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實施方法。如有必要，可要求公司做模擬操作演示。
　　成功案例?？疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍緳n案數(shù)字化加工經(jīng)驗?？偟膩碚f，檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長，外包公司進入這個領(lǐng)域的時間則更短。2010年我校啟動檔案數(shù)字化工作時，浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的公司只有寥寥數(shù)家，如今兩年過去了，外包公司如雨后春筍般冒出來。因為看到檔案數(shù)字化加工市場前景良好，許多科技服務(wù)公司兩年內(nèi)倉促披掛上陣。他們可以在短時間內(nèi)做到對檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌，但如果沒有經(jīng)過實踐檢驗，終究是紙上談兵。因此，在選擇外包公司時，建議檔案部門要了解一下外包公司在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例，以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項業(yè)務(wù)?？紤]到不同行業(yè)檔案特點不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗的公司來外包。
　　管理水平。了解外包公司的數(shù)字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項目經(jīng)理的實際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場所進行加工。加工過程中的管理工作由項目經(jīng)理全權(quán)負責(zé)，因此，項目經(jīng)理的管理水平高低對加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項目經(jīng)理的管理水平上?？疾祉椖拷?jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場實地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場員工紀律是否嚴肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對外包公司整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場管理狀況良好，管理制度得到了有效落實，這樣的外包公司相對更讓人放心。
　　反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知，外包公司為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包公司的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過該公司加工服務(wù)的檔案單位，例如江門檔案外包公司，聽聽他們的反饋的信息，比如，外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗收合格率是多少、實體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評價外包公司的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。

項目班組長崗位職責(zé)范本

項目班組長需要工作態(tài)度積極、工作細致認真，有責(zé)任心，有創(chuàng)新能力，能夠承擔(dān)項目的整體方案設(shè)計;那么項目班組長 崗位職責(zé) 具體是那些呢?以下是我精心收集整理的項目班組長崗位職責(zé)范本，希望對你有所幫助，如果喜歡可以分享給身邊的朋友喔!

項目班組長崗位職責(zé)范本1

1、負責(zé)檔案數(shù)字化項目的日常管理，處理數(shù)字化項目流程，并做好項目組人員的管理;

2、負責(zé)檔案數(shù)字化項目 實施方案 設(shè)計，配合公司做好各項成本控制，及時解決數(shù)字化項目中出現(xiàn)的各種問題;

3、在領(lǐng)導(dǎo)的指揮和指導(dǎo)下完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)。

項目班組長崗位職責(zé)范本2

1.按項目要求制訂項目計劃，監(jiān)控并保障項目按計劃執(zhí)行;

2.按項目特點進行各項任務(wù)進度的制訂、定義、排序、時間估算，在項目實施過程中進行進度控制;

3.負責(zé)項目組成員團隊建設(shè)，對項目成員的工作進行組織、監(jiān)督和管理，并根據(jù)項目過程表現(xiàn)進行績效評估工作;

4.按項目要求制訂項目成本預(yù)算，在項目實施過程進行成本控制;

5.代表公司與各部門進行項目溝通、協(xié)調(diào)，積極配合公司推進項目進展，向上級定期匯報項目進展及實施情況。

項目班組長崗位職責(zé)范本3

1、負責(zé)研發(fā)特醫(yī)食品相關(guān)樣品的分析檢測及研發(fā)過程中涉及的分析 方法 開發(fā)并做好試驗記錄;

2、負責(zé)部分生產(chǎn)原材料、半成品和成品的檢測工作;

3、對分析檢測設(shè)備與儀器進行管理與維護;

4、完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他任務(wù)。

項目班組長崗位職責(zé)范本4

1. 負責(zé)管理客服中心團隊，并確保各項運營KPI指標，確保服務(wù)質(zhì)量滿足客戶要求;

2. 幫助團隊成員提升服務(wù)水平、服務(wù)技能，持續(xù)不斷改進服務(wù)過程問題;

3. 構(gòu)建項目組健康、積極、向上、有凝聚力的團隊 文化 ，增加人員穩(wěn)定性及團隊向心力;

4. 發(fā)現(xiàn)服務(wù)過程中的風(fēng)險或問題，并致力于不斷糾正、改進、解決相應(yīng)問題;

5. 處理項目各項日常管理工作

項目班組長崗位職責(zé)范本5

1.主導(dǎo)整車概念開發(fā)，重點關(guān)注模塊化開發(fā);

2.組織競品分析，并在VA團隊的協(xié)助下進行成本分析和目標成本的分解、跟進;

3.協(xié)助項目經(jīng)理與市場部門，設(shè)計團隊及模塊團隊共同完成整車設(shè)計 說明書 的編訂;

4.負責(zé)設(shè)計計劃的制定并跟進，3D主模型的審查;主持樣車的設(shè)計確認，技術(shù)BOM的放行及風(fēng)險評估等;

5.協(xié)調(diào)并制定樣車的試制計劃和實驗計劃并跟進，協(xié)調(diào)樣車物料的準備，協(xié)助項目經(jīng)理組織樣車的試駕體驗活動，負責(zé)裝配及試驗過程中問題點的解決，跟進并作技術(shù)存檔;

6.完成 其它 部門主管交待的工作;

項目班組長崗位職責(zé)范本6

1、能夠針對某一項目進行實驗設(shè)計和整體項目管理;

2、對藥物研發(fā)新技術(shù)如：人工智能(AI)藥物研發(fā)系統(tǒng) / 蛋白靶向降解技術(shù)(PROTAC) / RNA靶標篩選/小分子偶聯(lián)技術(shù)(SMDC) / DNA編碼技術(shù)(DEL)。有著深刻理解，并應(yīng)用到具體項目中，為藥物化學(xué)項目提供支持;

3、跟蹤國內(nèi)外最新藥物研發(fā)進展和突破性技術(shù)的發(fā)展;

4、以結(jié)果為導(dǎo)向，具有較高專業(yè)技術(shù)和指導(dǎo)團隊管理能力。

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檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準創(chuàng)建思路論文

服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的、非核心的全部或部分業(yè)務(wù)剝離出來，委托給其他機構(gòu)完成，以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競爭力的行為。檔案管理服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，通過市場、以合同方式委托其他機構(gòu)進行管理的行為。我國檔案界有時也稱之為檔案中介服務(wù)。1992年浙江省建德市檔案事務(wù)所、湖州市檔案事務(wù)所成立，揭開了我國檔案管理服務(wù)外包企業(yè)建設(shè)的序幕，發(fā)展至今已有20余年。然而，從整體來看，我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)發(fā)展時間較短，市場普及程度（尤其是檔案寄存服務(wù)的市場普及程度）遠未達到歐美發(fā)達國家的水平；除了北京、深圳、上海等地的檔案管理服務(wù)外包企業(yè)規(guī)模尚可外，大部分檔案管理服務(wù)外包企業(yè)的規(guī)模較小，服務(wù)水平不高。[1]究其原因之一是，我國尚缺乏體系化的、成熟的法規(guī)標準對檔案管理服務(wù)外包進行規(guī)范與指引，致使此行業(yè)長期處于無序發(fā)展狀態(tài)。本文對國家和地方兩個層面的檔案管理服務(wù)相關(guān)法規(guī)、標準進行梳理，并予以簡要分析，以期對日后檔案管理服務(wù)外包國家法規(guī)和行業(yè)標準建設(shè)提供一些參考。

1檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準建設(shè)基本情況

1.1國家法規(guī)制度建設(shè)情況

目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包法律法規(guī)?！吨腥A人民共和國檔案法》及其實施辦法未提及檔案管理服務(wù)外包。2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務(wù)之中，但據(jù)了解目前尚未真正啟動此工作。2012年以來國家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個與檔案管理服務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范性文件，即《國家檔案局關(guān)于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關(guān)于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號）。這3個規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包、寄存服務(wù)外包過程中，采取相關(guān)有效措施確保檔案實體安全、信息安全。

1.2地方法規(guī)制度建設(shè)情況

我國許多地方出臺的地方檔案法規(guī)對檔案管理服務(wù)外包，尤其是服務(wù)外包企業(yè)（也稱檔案中介服務(wù)機構(gòu)）做了相關(guān)規(guī)定。45個副省級以上地區(qū)（不包括香港、澳門、臺灣，西藏未出臺檔案法規(guī)）頒布的檔案法規(guī)（為本級人民代表大會常務(wù)委員會頒布）中，有25個[2]對檔案中介機構(gòu)（實質(zhì)上即是檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商）做出了規(guī)定，約占53.3%。其中，30個省（自治區(qū)、直轄市），有20個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）對檔案中介機構(gòu)作了規(guī)定，約占66.7%；15個副省級城市中，有5個城市對檔案中介機構(gòu)做出了規(guī)定，約占33.3%。需要說明的是，《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《海南省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理條例》在修訂前對檔案管理服務(wù)外包做出了規(guī)定，而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。因此，目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個省（自治區(qū)、直轄市）檔案法規(guī)中沒有對檔案管理服務(wù)外包做出規(guī)定，約占33.3%。從條例內(nèi)容來看，上述25個地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質(zhì)的有12個，大多要求從事檔案管理服務(wù)外包的人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和職業(yè)技能；涉及到業(yè)務(wù)范圍的地方檔案法規(guī)有7個，大多以列舉的形式指出檔案管理服務(wù)外包包括檔案整理、鑒定、評估、咨詢、寄存等方面；涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)應(yīng)當向所在地檔案行政管理部門備案；涉及監(jiān)督指導(dǎo)的地方檔案法規(guī)有9個，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；涉及到法律責(zé)任的地方檔案法規(guī)有4個，對違反規(guī)定從事檔案服務(wù)外包活動的情形予以追究法律責(zé)任；此外另有1個地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關(guān)部門應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作的管理辦法。此外，浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個地方出臺了專門的檔案中介機構(gòu)管理辦法。這七個地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容：

（1）指出檔案中介機構(gòu)從事的是檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等有償服務(wù)活動。

（2）規(guī)定從事檔案中介服務(wù)活動，應(yīng)當遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，遵守職業(yè)道德，遵循自愿、平等、公平、誠信的原則。

（3）檔案中介機構(gòu)應(yīng)當向當?shù)氐臋n案行政管理部門備案，提供相應(yīng)的資料，并定期進行復(fù)核。檔案行政管理部門負責(zé)對檔案中介機構(gòu)、執(zhí)業(yè)人員進行指導(dǎo)和監(jiān)督管理，檢查的內(nèi)容一般包括備案情況，執(zhí)業(yè)人員的培訓(xùn)情況及業(yè)務(wù)水平，辦公場所、設(shè)備設(shè)施，服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平，其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機構(gòu)出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時，應(yīng)當取消其備案登記。此外，檔案行政管理部門應(yīng)當在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時公布檔案中介服務(wù)機構(gòu)和執(zhí)業(yè)人員名單。

（4）規(guī)定檔案中介機構(gòu)必須取得營業(yè)執(zhí)照；有固定場所、設(shè)施設(shè)備；有相應(yīng)的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力；配備檔案專業(yè)人員；符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。

（5）認為檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，有獨立從事檔案管理的業(yè)務(wù)能力；檔案中介機構(gòu)應(yīng)具有兩名以上檔案專業(yè)人員，并有不少于一名取得檔案中級職稱；此外，檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當在一個檔案中介服務(wù)機構(gòu)執(zhí)業(yè)，不得同時在兩個或兩個以上檔案中介服務(wù)機構(gòu)執(zhí)業(yè)。

（6）保密條款、責(zé)任條款、簽約條款和收費條款。

（7）懲罰和法律責(zé)任條款。除了上述共性的條款外，

部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機構(gòu)的行業(yè)特點，做出了以下規(guī)定：

（1）湖南省規(guī)定了不能外包的范圍，包括國有檔案的鑒定、銷毀；涉密檔案的整理、數(shù)字化；法律法規(guī)禁止委托中介機構(gòu)進行的其他檔案業(yè)務(wù)工作。佛山市規(guī)定檔案中介機構(gòu)工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部（工作秘密）或含有敏感信息的文件檔案。

（2）湖南省、佛山市對檔案庫房提出了要求，指出庫房應(yīng)當滿足建標103-2008《檔案館建設(shè)標準》、JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》規(guī)定的有關(guān)檔案防護要求。

（3）杭州市指出應(yīng)加強中介機構(gòu)的'信用管理，市檔案局應(yīng)定期更新并公布檔案中介服務(wù)機構(gòu)的執(zhí)業(yè)信息。

（4）溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會應(yīng)當制訂行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標準、執(zhí)業(yè)人員守則，加強行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律，規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為，促進行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當加入檔案行業(yè)協(xié)會，接受檔案行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)督。

（5）佛山市特別指出應(yīng)當符合保密法規(guī)規(guī)定，非涉密檔案中介機構(gòu)在檔案服務(wù)工作中應(yīng)明確保密責(zé)任，成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立保密管理制度和保密應(yīng)急機制，明確法定代表人、分管保密工作負責(zé)人、重要部門或項目負責(zé)人的保密職責(zé)。不得違反保密規(guī)定，不得處理涉及國家秘密的文檔以及有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門規(guī)定不得處理的文檔；非涉密檔案中介機構(gòu)的工作場所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設(shè)備均應(yīng)符合相關(guān)保密管理要求。

1.3國家和行業(yè)標準建設(shè)情況

目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包國家標準或行業(yè)標準。但是，一些國家標準和行業(yè)標準對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務(wù)操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商在服務(wù)過程中宜或應(yīng)遵守。例如，《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等對于檔案寄存服務(wù)企業(yè)進行檔案庫房建設(shè)具有重要的參考意義；檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等；檔案整理服務(wù)企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。值得注意的是，我國正在制定信息技術(shù)服務(wù)外包標準，一些地方也已出臺有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)外包的地方標準，例如，山東省地方標準DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標準SZDB/78—2013《金融機構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國家標準《信息技術(shù)服務(wù)外包》（共包括5個部分，目前已經(jīng)送審，待發(fā)布）。這些標準對于我國制定檔案管理服務(wù)外包標準具有重要的借鑒作用。

2檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準建設(shè)現(xiàn)存問題

2.1法規(guī)標準建設(shè)總體上滯后于實踐需要

自1992年以來，我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計，截止2012年全國共有376家檔案中介機構(gòu)。[3]近年來，我國先后出臺了《關(guān)于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進我國服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》（財企〔2009〕200號）、《國務(wù)院關(guān)于促進服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國發(fā)〔2014〕67號）等一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標。[4]2013年，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上進一步提出“存量數(shù)字化”的要求。[5]這進一步推動了檔案數(shù)字化服務(wù)外包的快速發(fā)展。但是，在檔案管理服務(wù)外包行業(yè)加速發(fā)展的同時，我國檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標準較為落后。國家層面，尚未出臺專門的針對檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)和標準，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標準。地方層面，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。在執(zhí)業(yè)標準、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標準，發(fā)包方無法正確評價承包商的服務(wù)能力，無法科學(xué)篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務(wù)操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務(wù)操作程序，不知道從何提升自己服務(wù)能力。這導(dǎo)致檔案管理服務(wù)外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

2.2對于檔案管理服務(wù)外包法律責(zé)任規(guī)定不明確

在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機構(gòu)需承擔(dān)的法律責(zé)任或賠償責(zé)任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動承擔(dān)后果，很難借助于法律維護自身權(quán)益。例如，筆者在調(diào)研時了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

2.3對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體

目前，檔案管理服務(wù)外包從業(yè)隊伍整體素質(zhì)低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學(xué)歷，而相當一部分是實習(xí)生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務(wù)骨干或項目經(jīng)理，具有本科以上學(xué)歷的也很少。整個行業(yè)中具有過檔案學(xué)專業(yè)教育背景的員工極少。而且，絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這使得檔案管理服務(wù)外包的質(zhì)量和安全難以保證。現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務(wù)機構(gòu)工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識和職業(yè)技能；而對于從業(yè)人員是否應(yīng)具有檔案學(xué)專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗，是否需要接受相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

2.4對檔案管理服務(wù)外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴格

民營檔案寄存服務(wù)商大多沒有專業(yè)的檔案庫房，其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成，而許多庫房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等的要求。但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強。例如《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》只提出“從事檔案中介服務(wù)的場所，必須配備必要的安全保護設(shè)施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標準具體指什么，并未指明。[7]

2.5缺乏業(yè)務(wù)操作指南和服務(wù)價格指導(dǎo)

現(xiàn)有法規(guī)標準對檔案管理外包業(yè)務(wù)操作缺乏具體要求，尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細規(guī)定，容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務(wù)商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務(wù)機構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。而且，承包商業(yè)務(wù)操作主要依賴于自身經(jīng)驗，較為隨意，各個承包商之間的業(yè)務(wù)標準不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進行檔案資源整合很困難。對于檔案管理服務(wù)外包項目，不同承包商的報價相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費指南或收費標準，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標，在項目進行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

2.6法規(guī)標準執(zhí)行力差

實踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺了有關(guān)檔案中介服務(wù)的法規(guī)制度，但并沒有嚴格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》，但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進行備案登記。這些年，在檔案管理服務(wù)外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位，檔案管理服務(wù)承包商基本處于中間地帶，對檔案管理服務(wù)承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

3對策建議

3.1加快國家層面的立法

建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上，積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務(wù)承包商的指導(dǎo)思想和基本原則、權(quán)利與義務(wù)、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務(wù)收費、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責(zé)任、監(jiān)管機制等內(nèi)容。[9]通過國家立法，為檔案管理服務(wù)外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境，以促進檔案管理服務(wù)外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

建議各地方補充、細化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務(wù)外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：

（1）對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求；

（2）對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員參加崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的要求；

（3）對檔案管理服務(wù)承包商的檔案庫房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求；

（4）檔案管理服務(wù)承包商的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量標準；

（5）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

3.3出臺相關(guān)標準指南

對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強制要求的領(lǐng)域，可以制定推薦性國家標準、檔案行業(yè)標準?？梢钥紤]出臺《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案寄存服務(wù)》（此三者，國家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務(wù)外包價格參考目錄》等標準或指南。

3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

國外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結(jié)構(gòu)完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會，如國際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標準、指南和道德準則，包括商業(yè)性文件中心運營標準、建筑標準、災(zāi)備標準、保險及風(fēng)險轉(zhuǎn)移標準、載體設(shè)施標準等。[10]這些標準指南緊扣業(yè)務(wù)活動，操作性較強，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運營流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對我國制定檔案寄存服務(wù)外包標準具有很大的借鑒意義。

3.5加強檔案行政執(zhí)法和第三方評估

各級檔案行政管理部門依法加強對轄區(qū)內(nèi)檔案服務(wù)承包商的監(jiān)管力度，定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)黨政機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學(xué)發(fā)包。可由中國檔案學(xué)會等相關(guān)行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務(wù)外包行業(yè)自律，以第三方身份進行承包商服務(wù)能力評估與認證。

公司檔案管理流程圖

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案數(shù)字化人員這份工作怎么樣?

很不錯。

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。