鐵路檔案整理規(guī)范

如何做好鐵路工程內(nèi)業(yè)資料管理：
1、原始性是施工記錄的基本屬性。它必須是在施工現(xiàn)場由施工技術(shù)人員直接填寫在有關(guān)
記錄上，不能等回到辦公室憑記憶或日記本再抄寫在記錄表上。
2、真實性則是施工原始記錄的精髓。失去了真實性，施工原始記錄將一文不值。
3、內(nèi)業(yè)資料整理要行之有序。在整理資料前要認真學習和領(lǐng)會《客運專線鐵路工程施工質(zhì)
量驗收標準應(yīng)用指南》的具體內(nèi)容和要求，根據(jù)標準要求，嚴格檢驗批和分項、分部、單位
工程施工質(zhì)量的驗收程序；嚴格有關(guān)項目檢查驗收的時限要求；嚴格不合格項目的處理程序。
4、內(nèi)業(yè)資料管理要做到準確、完整、迅速。
5、與施工有關(guān)的現(xiàn)場資料應(yīng)及時收集整理，內(nèi)容要真實，不得弄虛作假，事后補填，確
保資料真實有效、完整齊全、分類有序，具有可追溯性。
6、計算機形成的工程資料應(yīng)采用內(nèi)容打印，手工簽名的形式。資料應(yīng)保證字跡清晰，簽
字、蓋章手續(xù)齊全，簽字應(yīng)符合檔案管理的要求。
7、利用計算機及時建立健全各類工作臺帳，建立資料管理的系統(tǒng)文件，長期保存的文件
應(yīng)及時形成電子文檔形式。

誰知道技術(shù)檔案管理流程和管理方法？

　　以下是鐵道技術(shù)檔案管理的實施細則,相信對你有借鑒的意義
　?。ǎ?1）鐵辦字53號 1981年1月13日）

　　第一章 總則

　　第1條 為了建立、健全科學技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理鐵路科學技術(shù)檔案（以下簡稱鐵路科技檔案），充分發(fā)揮鐵路科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的積極作用，遵循“中華人民共和國科學技術(shù)檔案工作條例”的規(guī)定，結(jié)合鐵路系統(tǒng)的實際情況，特制定本規(guī)則。
　　第2條 鐵路科技檔案，是鐵路運輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)和科學研究等技術(shù)活動中形成的，具有利用價值，按照歸檔制度歸檔，集中保管的科技文件材料。主要形式有：圖片（包括底圖）、圖表、文字材料、計算材料、膠卷（片）、照片等。
　　鐵路科技檔案種類有：
　　1、鐵路運輸檔案；
　　2、生產(chǎn)技術(shù)檔案；
　　3、基本建設(shè)檔案；
　　4、科技研究檔案；
　　5、設(shè)備儀器檔案；
　　6、鐵路標準檔案。
　　第3條 鐵路科技檔案，是鐵路運輸生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動的歷史記錄，是全路職工勞動和智慧的結(jié)晶，是鐵路現(xiàn)代化運輸、產(chǎn)品制造、基本建設(shè)、科學研究和設(shè)備維修的依據(jù)和必要條件，是國家的寶貴財富。因此，鐵道部、各鐵路局、工程局、設(shè)計院、規(guī)劃院、工廠、鐵道科學研究院（所）、鐵道學院（校）以及有科技檔案的基層單位（以下簡稱各單位），都必須建立、健全科技檔案工作，對科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效地利用。
　　第4條 鐵路科技檔案工作，是一項專門的事業(yè)，是鐵路企業(yè)技術(shù)管理工作的組成部分，各單位都必須把科技檔案工作納入技術(shù)管理工作中去，加強領(lǐng)導。

　　第二章 鐵路科技檔案管理體制和領(lǐng)導關(guān)系

　　第5條 鐵路科技檔案工作，實行統(tǒng)一領(lǐng)導分級管理原則。鐵道部對部屬各局、廠、院、?？萍紮n案工作實行統(tǒng)一的領(lǐng)導和管理。部屬各局、廠、院、校對所屬單位的科技檔案工作，要進行統(tǒng)一領(lǐng)導和管理，制定具體的實施辦法和措施。
　　第6條 鐵道部檔案管理處，是鐵道部管理全路檔案工作的職能機構(gòu)。它負責擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施，總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗，培訓檔案工作干部，對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作，進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導。
　　第7條 鐵道部檔案館，主要任務(wù)是：
　　1、按照鐵道部規(guī)定的進館范圍和進館辦法，對鐵路系統(tǒng)的科技檔案和文書檔案進行收集、整理保管和提供利用；
　　2、根據(jù)需要，編制檔案查找利用工具，編寫專題資料匯編和鐵路史料；
　　3、負責全路進館檔案的縮微復制工作。
　　第8條 部屬各局、廠、院、校，要設(shè)立直屬科技檔案管理工作機構(gòu)，在總工程師的領(lǐng)導下，統(tǒng)一管理本機關(guān)和所屬單位的科技檔案工作。
　　第9條 各單位必須根據(jù)需要為科技檔案部門確定定員，并按定員配備能勝任工作的干部。從事檔案工作的科技人員，是技術(shù)管理干部，應(yīng)保持其技術(shù)職稱，與其他科技管理人員享受同等待遇和晉升。
　　第10條 各單位都要積極創(chuàng)造條件，采取措施，加強科技檔案隊伍的建設(shè)，培訓本系統(tǒng)科技檔案人員，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。
　　第11條 部屬各單位科技檔案管理工作機構(gòu)的任務(wù)：
　　1、負責擬定本單位的科技檔案管理實施辦法；
　　2、負責對所屬單位的科技檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導；
　　3、負責科技檔案室的下列工作：
　?。?）收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位的科技檔案；
　　（2）積極開展科技檔案的利用工作，編制各種查找利用工具和匯編參考資料工作；
　?。?）督促和協(xié)助本單位有關(guān)人員正確的整理需要歸檔的科技文件材料；
　?。?）負責組織和承辦科技檔案的鑒定和銷毀工作；
　?。?）組織和監(jiān)督科技檔案的核對、修改和補充工作；
　?。?）負責向鐵道部檔案館辦理科技檔案的進館工作；
　　（7）對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔有監(jiān)督、指導的責任；
　?。?）負責做好科技檔案的復制工作；
　?。?）兼管科技資料工作。

　　第三章 科技文件材料的形成和歸檔

　　第12條 鐵道部機關(guān)各專業(yè)主管局和部屬各單位，在制定有關(guān)規(guī)章制度時，對必要的科技文件材料的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔應(yīng)做以明確的規(guī)定。對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，應(yīng)納入有關(guān)部門和科技人員的職責范圍、工作程序和崗位責任制中去。沒有完整、準確的科技文件材料的歸檔，不能算完成任務(wù)。
　　第13條 各設(shè)計、施工和基建單位，都要嚴格按照有關(guān)規(guī)定、認真積累、繪制設(shè)計、施工、竣工技術(shù)文件材料。在基本建設(shè)工程竣工時，工程部門（施工單位）要及時整理、編制、移交完整、準確和質(zhì)量良好的竣工文件和竣工圖。辦理交接驗收工作，必須移交完整、準確和質(zhì)量良好的竣工圖。特殊情況，移交竣工圖日期，可由交接雙方商定。屬于進館范圍的竣工圖，應(yīng)繪制正式竣工圖?？⒐D有底圖的，應(yīng)隨竣工圖移交給使用單位（鐵路局、工廠）保管和使用。
　　第14條 各單位對每一項科研成果、試制產(chǎn)品、基建工程，在進行鑒定、驗收時，要有有關(guān)的科技檔案部門的人員參加，對應(yīng)移交、歸檔、進館的科技文件材料，進行審查和驗收。
　　第15條 各項科學研究、產(chǎn)品制造、工程設(shè)計、基建施工設(shè)備安裝的負責人員或技術(shù)部門，在該項任務(wù)完成之后，必須將形成的科技文件材料，收集齊全，核對準確，按有關(guān)規(guī)定，整理分類，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），及時地向本單位科技檔案管理機構(gòu)歸檔。歸檔份數(shù)可以根據(jù)需要確定。
　　歸檔的案卷，要寫好案卷封面，卷后附備考表，填好卷內(nèi)目錄。每個項目的檔案，可以組成一個保管單位，也可以組成若干個保管單位。每個保管單位的文字材料和圖紙的折迭尺寸為297×210毫米。
　　案卷歸檔時，要辦理歸檔手續(xù)，由歸檔人編寫好案卷移交目錄一式二份，交接時雙方在移交目錄上簽字。
　　第16條 凡是歸檔的科技文件材料，都應(yīng)做到書寫工整、圖象字跡清楚、反差良好、膠卷質(zhì)量優(yōu)良，有利長久保存。進館的科技檔案，材質(zhì)和質(zhì)量都必須保證優(yōu)良，避免用復寫紙、鉛筆、元珠筆書寫。
　　第17條 鐵路科技檔案的歸檔范圍：
　　1、鐵路運輸檔案：在鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表、列車編組計劃、機車交路圖。
　　2、生產(chǎn)技術(shù)檔案：在機車車輛、通信信號、大型機具、橋梁、及其他器材等產(chǎn)品試制、試驗、新造、改造和修理工作中，各階段形成的設(shè)計圖紙、說明書、計算書、記錄、條件、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備以及作為設(shè)計、制造、試驗、試制、修理依據(jù)和審批鑒定的文件材料。
　　3、基本建設(shè)檔案：在鐵路線路、站場、路基、地質(zhì)、樞紐、橋梁、隧道、涵渠、通信、信號、給水、排水、電力、工廠、房屋、文化福利設(shè)施和機車、車輛、主要客貨運輸設(shè)備等新建、改建、擴建、大中維修、勘測、設(shè)計、施工和竣工驗收中，形成的路網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計意見書、選線（廠）報告、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計、施工記錄、竣工圖、交接驗收報告、技術(shù)總結(jié)、以及作為設(shè)計、施工依據(jù)和審批鑒定的文件材料、圖紙、說明書及其他文件材料。
　　4、科技研究檔案：在科研、試驗、技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作、技術(shù)革新、技術(shù)革命、發(fā)明創(chuàng)造、教學研究和鐵道出版等工作中形成的科技成果、報告、計劃、大綱、任務(wù)書、論文、著作、專刊、記錄、總結(jié)、以及審批鑒定、評議、推廣和作為依據(jù)的文件材料。
　　5、設(shè)備儀器檔案：在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、研究試驗、測量化驗、養(yǎng)護維修等需要而購置、進口或自制安裝使用和儲備的機械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備和非標準設(shè)備的圖紙、說明書、規(guī)程、規(guī)范、記錄等科技文件材料。
　　6、鐵路標準檔案：在鐵路產(chǎn)品標準、技術(shù)標準（部標專業(yè)標準、企業(yè)標準）和鐵路工程建設(shè)標準（標準圖、通用圖、參考圖）等的設(shè)計工作中產(chǎn)生的任務(wù)書、說明書、設(shè)計圖、計算書及其審批鑒定的文件材料。
　　援外工程檔案歸檔范圍，亦應(yīng)比照上述內(nèi)容。
　　停建緩建工程的科技文件材料，要由有關(guān)技術(shù)業(yè)務(wù)部門或技術(shù)負責人整理好，送由本單位檔案部門妥善保存。
　　第18條 各單位在設(shè)計、施工、制造中，采用的鐵路標準，應(yīng)作為本單位的科技檔案歸檔。但在每個基建、產(chǎn)品項目的檔案中，可以不附，只在各該項目的目錄中，注明其名稱、編號、編制日期。
　　第19條 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料，不論成功的項目，或是不成功的項目，或是停止的項目，都應(yīng)歸檔。
　　第20條 若干單位共同承辦一項任務(wù)時，所形成的科技文件材料，應(yīng)該由主辦單位歸檔一套完整的檔案；協(xié)作單位只歸檔其承擔任務(wù)的有關(guān)部分，并提供相同的一份送交主辦單位。
　　第21條 科技文件材料的歸檔時間，應(yīng)按照工作程序，可以分批分期立卷歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以后一次歸檔。一般情況下，科技研究檔案，應(yīng)在每項科研任務(wù)完成或停止之后歸檔；基本建設(shè)檔案，應(yīng)在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后歸檔；生產(chǎn)技術(shù)檔案，應(yīng)在每個產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)之后歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個設(shè)備儀器使用或安裝之后歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應(yīng)在每個項目批準之后歸檔。

　　第四章 鐵路科技檔案進館范圍和辦法

　　第22條 部屬各單位，對形成的重要科技檔案，要按規(guī)定的時間和辦法，送交鐵道部檔案館保管和利用。具體的進館范圍，詳見附件一。
　　第23條 進館的科技檔案，規(guī)定一套。其中：圖紙部分，有底圖的應(yīng)隨同進館的檔案送檔案館，由檔案館及時地對整套檔案翻拍復制成膠卷后，底圖退回原單位保管和利用。
　　有條件的單位，對于進館范圍的科技檔案，可以翻拍復制成質(zhì)量良好的35毫米有孔膠卷進館。檔案館根據(jù)需要拷貝多套以便分存和利用。
　　對負責進館的單位和時間規(guī)定如下：
　　科技研究檔案，在各科研專題項目研究成功并審查鑒定批準后，由研究單位負責進館。
　　基本建設(shè)檔案，其中，設(shè)計部分，在各該工程竣工后，由設(shè)計單位負責進館。竣工部分，在工程交接驗收的同時，由工程（施工）部門按照進館范圍，向有關(guān)接收單位（鐵路局、工廠以下同）移交。由接收單位負責，將各施工單位的全部工程竣工圖和竣工文件收集齊全，按規(guī)定整理好，向鐵道部檔案館移交進館。養(yǎng)護維修、大中修和補制部分，在大中修、核對、補制完了之后，由大中修、核對、補制單位（鐵路局、工廠）負責進館。
　　生產(chǎn)技術(shù)檔案，在各該產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)后，由制造主導廠（或歸口廠）負責進館。
　　設(shè)備儀器檔案，一般不進檔案館。但確屬國內(nèi)或引進先進技術(shù)的成套設(shè)備儀器檔案，使用單位認為有必要時，也可由使用單位負責復制進館。
　　鐵路標準檔案，經(jīng)鐵道部批準之后，由編制單位或歸口單位負責進館。
　　第24條 進館的科技檔案，由負責進館單位填寫案卷目錄和案卷移交目錄一式三份，并按照科研、工程、產(chǎn)品等項目編寫簡介，簡要說明各該項目的檔案形成梗概和完整程度。移交清點后，辦理移交手續(xù)，雙方在移交目錄上簽字。

　　第五章 鐵路科技檔案的管理和利用

　　第25條 科技檔案室或檔案館，對接收歸檔或進館的科技檔案，應(yīng)及時地登記和整理，按照專業(yè)工作的特點，遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成規(guī)律，進行分類和編目。
　　科技檔案的分類，必須保持科技檔案之間的聯(lián)系，便于保管和利用。一個科研項目、一項工程、一種產(chǎn)品、一部設(shè)備、一套標準所形成的科技檔案，應(yīng)該分別排列在一起，不能互相混淆。同一個項目的文字材料和圖紙、要放在同類項目之中，不能分開。
　　科技檔案的編號，要與分類、排列保持一致，做到科學、適用、簡單明了。代字統(tǒng)一采用漢字或漢語拼音字母，代號統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字。
　　第26條 科技檔案，歸檔后不得任意修改，必須修改時，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負責進行，但必須履行一定程序的審批手續(xù)。
　　第27條 科技檔案，必須有專門庫房保管，庫房要做好防盜、防火、防潮、防蟲鼠、防塵、防曬、防震等。庫房要與易燃、易爆、易染等物品隔離，嚴禁用非防潮地下室作庫房。保管紙張檔案的庫房，要保持適當?shù)臏囟群拖鄬囟取?br>　　第28條 保存科技檔案，要有專門的柜、架和檔案盒、膠卷（片）檔案要有專門的芯架和卡片柜。35毫米膠卷檔案，每卷不超過30M，并裝在吸潮的紙盒內(nèi)為宜。
　　第29條 科技檔案庫房，要建立定期檢查制度，遇有特殊情況，應(yīng)進行全面或重點檢查，作出詳細記錄，發(fā)現(xiàn)檔案破損，要及時修補或復制。管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理移交手續(xù)。
　　第30條 凡是單位撤銷或變動，以及建筑物，構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器轉(zhuǎn)移使用或產(chǎn)品轉(zhuǎn)產(chǎn)時，應(yīng)將檔案整理妥善，根據(jù)工作需要，按照保證科技檔案完整的原則，經(jīng)上級主管機關(guān)批準后，向接受單位辦理移交手續(xù)。
　　第31條 科技檔案部門，要采用新技術(shù)、新設(shè)備，改善保管形式和條件，逐步實現(xiàn)檔案保管技術(shù)現(xiàn)代化，提高利用效率。
　　第32條 管理科技檔案，要做到平戰(zhàn)結(jié)合。鐵道部對進館的科技檔案，要統(tǒng)一安排，采用縮微技術(shù)和多套分存措施，保證非常情況下重要科技檔案的安全。
　　第33條 各單位建筑或增添保管科技檔案的庫房、設(shè)備和用品的費用，應(yīng)從企業(yè)事業(yè)的生產(chǎn)、科研或事業(yè)費中開支。新建單位，應(yīng)同時建設(shè)符合要求的科技檔案庫房。
　　第34條 科技檔案部門，要以社會主義現(xiàn)代化建設(shè)為中心，積極主動地開展科技檔案的利用工作。根據(jù)需要編制必要的檢索工具（目錄、卡片、索引）、參考資料、史料，及時地提供科技檔案為科學技術(shù)研究、生產(chǎn)建設(shè)工作服務(wù)。既要保守機密，又要充分發(fā)揮科技檔案的作用，及時調(diào)整密級，擴大利用與交流范圍。
　　科技檔案部門，要建立科技檔案利用制度。借閱、復制、供應(yīng)、要有批準，檢查手續(xù)。
　　第35條 借閱科技檔案的人員，應(yīng)保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。檔案人員對歸還的案卷，應(yīng)詳細檢查、注銷。進館的科技檔案，一般情況下，只能在檔案館內(nèi)閱讀、抄錄和復制提供利用。歸檔的底圖，除了批準復制、修改等外，一般地不準拿出科技檔案室。
　　第36條 各單位對已經(jīng)超過保管期限的科技檔案要定期做好鑒定工作。對確已失去保存價值的科技檔案可剔除銷毀。
　　鐵路科技檔案保管期限，一般分永久、長期（二十年以上）、定期（十五年以下）三種?？萍紮n案保管期限表，詳見附件二。
　　鐵路科技檔案的鑒定工作要在總工程師領(lǐng)導下進行。鑒定時，必須對已超過保管期限的科技檔案詳細審查。要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)本單位領(lǐng)導審核批準。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第六章 附則

　　第37條 各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)則，結(jié)合本單位具體情況，自行制定實施辦法或工作細則，報部備案。
　　以前鐵道部頒發(fā)的有關(guān)辦法、規(guī)定等，如與本規(guī)則有抵觸者，按本規(guī)則執(zhí)行。
　　第38條 本規(guī)則自公布之日起實行。
　　本規(guī)定公布日之前，已形成、歸檔、進館的科技檔案，按照以前規(guī)定執(zhí)行。
　?。ǜ郊裕?(中央法規(guī))

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

如何整理檔案

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)隆s譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

檔案管理的方法措施

導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。

但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

3、公文主題標注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務(wù)對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務(wù)必要遵守以下幾個條件：

1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

1、檔案整理工作必須從平時做起

對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)

對于單位的文件以及領(lǐng)導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經(jīng)驗融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。