檔案外包注意事項，檔案是一個單位的重要寶貴財富，是歷史，是文化，是知識，是記錄，是一代人的奉獻與經(jīng)歷。文書檔案是所有需要保管檔案的核心，它記錄著這個單位公務活動的過程和活動軌跡，它也反應著社會發(fā)展的延續(xù)和變革。文書檔案的整理參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），一般以件為單位進行整理歸檔，在整理的過程中需要注意以下幾個要素。

　　檔案外包注意事項

　　1、歸檔與不歸檔的文件材料分開

　　收集來的文件材料并不是每一份都要歸檔的,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。具體可以參照第8號國家檔案局令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

　　機關文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。?）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

　?。?）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

　?。?）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權關系、個人權益等方面的文件材料）。

　　一般有以下幾種文件可以不歸檔：

　?。?）上級機關的文件材料中,普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2、年度分開

　　文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準；

　?。?）計劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。

　　3、保管期限分開

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）各單位應根據(jù)國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求,結合本單位的實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。