根據(jù)國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》，《檔號編制規(guī)則》，結合我單位實際情況，特制定文書檔案分類大綱、編號方案、保管期限表。機關檔案管理分類方案一般分為兩步，第一步是檔案門類的劃分，第二步是各門類檔案的分類。

　　機關檔案管理分類方案

　　No.1檔案門類的劃分

　　（1）檔案門類劃分原則

　　機關應按照《機關檔案管理規(guī)定》要求并結合本單位實際，按照以下原則科學劃分檔案門類：

　　科學原則。

　　機關應按照檔案自然形成規(guī)律劃分檔案門類，以便更好地認識檔案、科學地管理和利用檔案?！稒C關檔案管理規(guī)定》在確定機關檔案門類時，按照檔案自然形成規(guī)律，將機關檔案劃分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、專業(yè)檔案等，每一種檔案門類均反映機關一項或幾項工作職能，體現(xiàn)門類劃分的科學原則。

　　明確原則。

　　檔案具有多方面的屬性。機關劃分檔案門類時，應根據(jù)檔案固有的主要屬性提出明確的標準，同時對帶有主觀性的標準輔以必要的說明，使劃分根據(jù)明確可依、門類界限清楚明確?！稒C關檔案管理規(guī)定》分六個層次提出機關檔案的基本門類，最后明確“第（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式”，解決了以往按照載體劃分檔案門類時，傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案的門類內容相互包含、交叉等問題。

　　扁平原則。

　　扁平化是通過增大管理幅度從而減少管理層次的管理方法，在檔案門類劃分中，層次劃分過多會增加檔案管理的復雜性和不確定性?！稒C關檔案管理規(guī)定》在劃分檔案門類時，將檔案門類分為兩個層級，如將科技檔案分為科研檔案、基建檔案和設備檔案。扁平選擇簡化檔案門類的劃分層級，減少機關檔案管理的復雜度，便于利用信息化手段開展檔案開發(fā)利用，是“簡化整理、深化檢索”思想的具體體現(xiàn)。

　　穩(wěn)定原則。

　　機關檔案門類劃分涉及檔案分類頂層設計，不能輕易變動。檔案門類大致有兩類：一類為傳統(tǒng)檔案門類，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等；另一類為新興業(yè)務職能、工作方法形成的

　?。?）檔案門類劃分方法

　　《機關檔案管理規(guī)定》分六個層次對機關檔案門類進行描述。在此基礎上，確定了13個一級門類，并提出科技檔案、專業(yè)檔案二級門類的設置要求（見表1）。

　　表1檔案門類表

　　文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案。文書檔案是各機關反映黨務、行政管理等活動的檔案。科技檔案是反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案，機關科技檔案一般包括科研檔案、基建檔案和設備檔案。人事檔案是反映人事管理工作的檔案。會計檔案是反映會計核算過程的檔案。

　　專業(yè)檔案。專業(yè)檔案是機關在履行行業(yè)特有職責時形成的檔案。各機關可參考國家檔案局發(fā)布的《國家基本專業(yè)檔案目錄》(檔函〔2011〕261號、檔函〔2011〕273號)，并根據(jù)本單位工作實際，科學設置專業(yè)檔案門類。專業(yè)檔案二級門類按照相關規(guī)定設置。

　　照片檔案、錄音檔案、錄像檔案。照片檔案、錄音檔案、錄像檔案是通過影像、聲音記錄機關履行職責過程的檔案，主要包括本機關形成的、收集的反映本單位職能活動的照片、錄音、錄像。

　　業(yè)務數(shù)據(jù)檔案、公務電子郵件檔案、網(wǎng)頁信息檔案、社交媒體檔案。業(yè)務數(shù)據(jù)檔案是指機關在履職過程中通過業(yè)務系統(tǒng)形成的業(yè)務數(shù)據(jù)庫。公務電子郵件檔案是指機關在公務活動中產生的并經由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)墓珓针娮余]件。網(wǎng)頁信息檔案是指機關網(wǎng)站發(fā)布的網(wǎng)頁和機關采集其他網(wǎng)站發(fā)布的反映本機關職能工作的網(wǎng)頁。社交媒體檔案是指機關通過微信、微博、短視頻等社交媒體平臺發(fā)布的信息。

　　實物檔案。實物檔案是指機關形成或收到的反映本單位職能活動的印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等。

　　其他檔案。機關性質復雜，情況繁多，并且隨著社會的發(fā)展可能產生新的檔案門類?！稒C關檔案管理規(guī)定》設置了其他檔案這一類型，用以概括前述檔案門類未包含的或未來可能產生的新的機關檔案門類。

　　No.2各門類檔案的分類方法

　　各門類檔案的分類是根據(jù)各門類檔案自身的屬性、特征及社會利用需要確定的劃分檔案類別的依據(jù)。按照構成形式，各門類檔案的分類一般分為單式分類法和復式分類法兩種。

　?。?）單式分類法

　　單式分類法是指只采用一種分類方法對檔案進行分類的方法。檔案

　　單式分類法很多，按照不同的劃分標準有不同的分類方法。目前常用的

　　單式分類法主要有年度分類法、機構分類法、問題分類法、保管期限分

　　類法等。

　　（2）復式分類法

　　復式分類法是指采用兩種或兩種以上分類法對檔案進行分類的方法。一般來說，機關檔案數(shù)量較多時，分類時會將兩種或兩種以上的分類方法結合起來使用，將檔案按照不同標準分為更多層次，以揭示檔案之間的關系并方便管理。不同門類檔案一般采用不同的復式分類法。