廉江位于我國的廣東省西南部、雷州半島北部，為檔案數字化轉型和發(fā)展提供了很大貢獻。與此同時，廉江市是西部陸海新通道的重要節(jié)點，形成了由鐵路、公路、水路等構成的交通運輸網絡。此外，廉江歷史較為悠久，少數民族人口眾多，留存了許多珍貴的歷史檔案和少數民族相關檔案。廉江各個檔案管理機構和組織都較為注重檔案的管理和保存，因此，該地積極開展檔案服務掃描工作，以確保各類檔案得到妥善的管理。顧名思義，就是把紙質的檔案通過掃描的方式轉化成電子化的檔案，以方便查詢和利用。

　　檔案掃描是隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，近幾年才興起的一項檔案服務形式，也稱為檔案數字化加工或數字化掃描加工服務等。顧名思義，檔案掃描融合了檔案掃描、光學字符識別技術、CCD技術和文檔管理等技術，可以將各種類型的紙介質的文檔資料、檔案資料、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化數字化的文本、影像，并可實現信息高速檢索。

　　廉江檔案服務掃描的目的：

　　首先，在現如今的信息化時代、網絡時代，精良的掃描儀器和安全的操作系統(tǒng)可以做到將紙質檔案掃描成電子文件，并通過系統(tǒng)達到便捷管理、存放安全、有序利用的目的。檔案數字化之后不僅能夠提供詳細、即時的數據信息，同時還能夠在一定程度上保證檔案的原始記錄性。這樣就可以在政務平臺的幫助下，真正做到讓辦事人員足不出戶便可辦理完手續(xù)。

　　其次，檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是其核心信息資源與重要資產。在進行檔案數字化之后，不僅能夠提高工作效率，助力快速完成審核文件內容、檢查手續(xù)缺漏等工作，還可以節(jié)約管理成本、保護檔案原件。

　　廉江檔案服務掃描的建設步驟：

　　1、建立檔案數據庫。收集檔案信息后，將檔案的內容特征和形式特征著錄、標引出來，完成對檔案信息的前期處理。之后采用數據錄入的方式將檔案信息前處理的結果轉化成機讀數據。最后對檔案數據庫進行完善，檔案數據庫建設越有成效，檔案信息管理與服務也就越有保證。

　　2、建立網站，實施資源共享。建立檔案機構(館)網站，并聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果;建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于經濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

　　3、加強電子文件的收集和積累。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在要求實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案機構。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案機構建立數據庫的工作量。

　　4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

　　最后，廉江檔案服務掃描在當地檔案管理數字化轉型中發(fā)揮著重要作用，為廉江的經濟、社會和文化傳承和發(fā)展都有著十分重要的意義。未來，廉江檔案服務掃描將與更多新興的先進技術手段相融合，借助人工智能、大數據等先進技術，實現檔案掃描服務的智能化升級。利用人工智能技術實現檔案的自動分類、智能檢索和數據分析，為客戶提供更精準的服務。例如，通過對檔案內容的分析，自動生成檔案摘要和關鍵詞，提高檔案檢索的準確性和效率;利用大數據技術，對客戶的使用習慣和需求進行分析，為客戶提供個性化的推薦服務。