昆山屬于江蘇省縣級市，地處江蘇省東南部、上海與蘇州之間，交通便利，處于蘇錫常都市圈與上海都市圈連線的中心位置。昆山市歷史文化悠久，有昆曲、昆山民歌等地方特色民間藝術。與此同時，昆山市旅游業(yè)也較為發(fā)達，以水鄉(xiāng)古鎮(zhèn)等為特色，有錦溪古鎮(zhèn)、周莊古鎮(zhèn)景區(qū)等眾多景點。在此背景下，昆山市留存下了許多重要的檔案信息資源，各個組織積極開展檔案掃描轉型加工工作，專業(yè)的檔案掃描公司也應運而生。

　　昆山檔案掃描公司的核心服務內容：

　　1. 檔案收集與分類。單位檔案整理機構的首要任務是全面收集單位在日常運營中產生的各類檔案，包括文書檔案、財務檔案、人事檔案、項目檔案等。這些檔案需按照一定的標準進行分類和編號，確保檔案的有序管理。例如，文書檔案可按年度、部門、主題進行分類;財務檔案則按會計年度和財務類別進行整理。

　　2. 檔案整理與預處理。在檔案數(shù)字化之前，需對檔案進行整理和預處理。這包括去除檔案中的訂書釘、回形針等金屬物品，避免掃描時損壞設備或產生陰影。對于破損的檔案，需進行修復和加固，確保其在掃描過程中不受進一步損害。同時，還需對檔案進行清潔，去除灰塵和污漬，以提高掃描圖像的質量。

　　3. 檔案數(shù)字化處理。單位檔案整理機構通過高精度掃描儀將紙質檔案轉化為電子圖像，并通過光學字符識別技術將圖像中的文字轉化為可編輯、可搜索的文本格式。這一過程不僅提高了檔案的檢索效率，還為檔案的長期保存提供了保障。例如，通過光學字符識別技術，用戶可以對掃描后的文檔進行全文搜索，快速定位所需信息。

　　4. 檔案存儲與管理。數(shù)字化后的檔案需通過電子檔案管理系統(tǒng)進行存儲和管理。該系統(tǒng)支持檔案信息的錄入、編輯、檢索、存儲和共享，能夠顯著提高檔案管理的效率和安全性。系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)備份與恢復功能，確保檔案信息的安全性和可靠性。

　　5. 檔案利用與服務。單位檔案整理機構不僅負責檔案的整理和存儲，還提供檔案利用服務。通過電子檔案管理系統(tǒng)，用戶可以快速檢索和查看所需檔案，無需翻閱大量紙質文件。此外，機構還提供檔案咨詢服務，幫助用戶更好地利用檔案信息。

　　在檔案掃描外包工作告一段落之后，相關檔案管理機構客戶應組織相關力量，采取科學的評估方法對檔案的數(shù)字化掃描工作成果進行評估，評估內容涉及數(shù)字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員可能來自檔案館(室)內部、第三方機構，也可以是兩者的結合。評估結果是改進后續(xù)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)，也可為檔案部門爭取更多數(shù)字化方面的投入提供必要的支持。

　　昆山檔案掃描公司所需工具：

　　1. 掃描儀：用于將紙質檔案轉換為電子文件，可以選擇單頁或多頁掃描，同時還可以進行自動分頁和文本識別。

　　2. 文檔管理系統(tǒng)(DMS)：用于管理和組織電子文件，提供文檔檢索、版本控制、權限管理等功能，方便用戶快速找到和共享文件。

　　3. 光學字符識別(OCR)軟件：用于將掃描的圖像文件轉換為可編輯的文字文件，提高文檔的可搜索性和可編輯性。

　　4. 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)：用于建立和維護一個中央數(shù)據(jù)庫，存儲和管理所有的電子檔案信息。

　　5. 數(shù)字化存儲設備：例如硬盤、云存儲等，用于安全地存儲和備份所有的電子文件。

　　6. 檔案管理系統(tǒng)軟件：專門用于管理和組織電子檔案的軟件，提供文件檢索、索引、分類、備份等功能。

　　這些工具可以根據(jù)不同的需求和預算進行選擇和組合使用，以實現(xiàn)高效的檔案數(shù)字化管理。

　　最后，在現(xiàn)如今的數(shù)字化時代，檔案掃描轉型不僅僅是幫助檔案管理機構提升管理效率的關鍵手段，更是保障檔案信息安全、優(yōu)化檔案利用公共服務的重要保障。昆山檔案掃描公司通過高效的技術應用和嚴格的質量控制，確保了檔案信息的完整性和可用性，為客戶提供了安全、便捷的新型檔案管理模式轉型。另一方面，選擇將檔案掃描外包給專業(yè)的檔案掃描公司，還有利于節(jié)約本單位的人力物力成本，提高掃描效率。