檔案數字化的好處是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

為了適應新時代的變化，提升工作效率，逐步使用數字化管理的方式，下面我們來講講檔案數字化的好處：

一、檔案實施數字化管理的優(yōu)勢

（一）提高經濟效益。過去的檔案管理模式是以增加辦公人員提高服務效率為首要手段，這樣做大幅度增加了公司管理成本。檔案數字化管理是通過計算機處理將紙質檔案信息轉化為機器可讀檔案，既節(jié)省了檔案的存儲空間，又使查閱檔案變得極為快捷方便，從而避免了因重復復制檔案資料而造成的人員和紙張的浪費，真正實現無紙化，大大提高了工作效率。

（二）提高工作效率。檔案數字化管理使資料能及時歸檔，并快速提供利用。檔案的數字化管理使檔案信息能夠及時存檔并得到迅速利用。另外，數字檔案使檔案材料的使用非常簡單，可以節(jié)省大量的查找時間，讓利用者足不出戶即可實現查檔需求。此外，由于信息隨著時間的推移而流動，數字檔案實際上已成為“無墻界檔案”，檔案也從文件實體的保管轉變?yōu)楸阌诓殚喌男畔⒖刂浦行摹?/p>

（三）提高對原始檔案的保護。將紙質文件轉化為數字文件后，檔案的使用更加安全和方便。此外，經過數字加工處理后，也防止了一些文件的偽造和篡改。實現檔案數字化管理不僅可以通過權限控制直接在網上查閱打印，而且減少了對檔案原件的調閱次數和復印次數，延長了檔案的壽命，有效對檔案原件進行保管和保護，確保了檔案實體安全。