公路工程監(jiān)理檔案管理制度

　　公路工程監(jiān)理檔案管理制度》（見附件），現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)按照規(guī)定執(zhí)行。

　　特此通知。

　　附件：《中華人民共和國公路工程監(jiān)理檔案管理制度》

　　財(cái)政部

　　2020年3月1日

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅(jiān)持持證上崗，明確崗位責(zé)任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位，以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。

　　2、必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。

　　做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料，如中標(biāo)通知書，定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會(huì)出現(xiàn)缺少資料的情況。

　　施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會(huì)造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能及時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯(cuò)誤，及時(shí)得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測資料，消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測資料等。及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

　　真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。

　　準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會(huì)產(chǎn)生任何歧義。

　　對(duì)于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，做出來的資料大都會(huì)出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評(píng)定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對(duì)應(yīng)。

　　有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個(gè)過程用文字來描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內(nèi)業(yè)就無所謂，應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。

　　施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí)，切記偽造，有些資料員平時(shí)懶于動(dòng)手，等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴(yán)重失實(shí)的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對(duì)技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。

　　資料員必須深入工地，在做各種資料前，當(dāng)面核對(duì)工程及用材情況，認(rèn)為準(zhǔn)確無誤后，方可填寫。如：技術(shù)安全交底是否屬實(shí)，是否落實(shí)到人；管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行，是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認(rèn)真填寫資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術(shù)資料的完整性

　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會(huì)導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質(zhì)量證明材料，我們平時(shí)的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評(píng)定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全

　　《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定程序及組織”各級(jí)質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級(jí)評(píng)定，馬虎過關(guān)。自檢要通過現(xiàn)場與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長共同檢查，對(duì)混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評(píng)定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；

　　對(duì)于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認(rèn)。堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒有落實(shí)到位。及時(shí)對(duì)各種工程會(huì)議如：圖紙會(huì)審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會(huì)簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術(shù)資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。

　　在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。

　　最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理（文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，要用的時(shí)候能立即調(diào)出來，有了這樣一個(gè)電子版的臺(tái)帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi)，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。

　　要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時(shí)候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會(huì)驗(yàn)收照片，各種性能檢測實(shí)測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?，?yīng)此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點(diǎn)。

　　7、有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風(fēng)，勤于問質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時(shí)了解工程施工及用材情況；勤于及時(shí)地通過三方見證、報(bào)驗(yàn)、送檢；勤于及時(shí)填寫各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。勤于隨時(shí)到現(xiàn)場落實(shí)工程施工情況，比如：

　　基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行，核對(duì)需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行，真實(shí)地記載工程施工的全過程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點(diǎn)，目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵(lì)軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。

　　因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實(shí)同步，就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí)，資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實(shí)現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。

　　求文檔:交通部公路工程竣工檔案目錄

　　公路工程檔案管理制度

　　公路工程檔案管理制度

　　公路項(xiàng)目C01項(xiàng)目經(jīng)理部

　　目錄

　　1目的與適用范圍...1

　　2制定依據(jù)...1

　　3編制內(nèi)容、順序及分工...1

　　4工程檔案資料編制要求...1

　　5工程檔案立卷歸檔要求...3

　　6工程檔案存放.5

　　7工程檔案管理實(shí)行質(zhì)量終身制...5

　　8組織機(jī)構(gòu)...5

　　9檢查...6

　　10獎(jiǎng)罰辦法...6

　　11附件：附件1公路工程竣工檔案總目錄...6

　　1目的與適用范圍

　　為規(guī)范公路工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理，加強(qiáng)工程內(nèi)業(yè)資料編制質(zhì)量，確保工程檔案資料準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整，以為工程交(竣)工檔案的順利驗(yàn)收和移交奠定基礎(chǔ),特制定本辦法。

　　適用于公路項(xiàng)目經(jīng)理部工程資料的歸檔與管理。

　　2制定依據(jù)

　　2.1交通部頒發(fā)的現(xiàn)行公路工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程。

　　2.2國家檔案局《國家重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。

　　2.3交通部2004年第3號(hào)令《公路工程(交)竣工驗(yàn)收辦法》。

　　2.4交通部交公路發(fā)[2004]446號(hào)《關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗(yàn)收辦法有關(guān)事宜的通知》的通知。

　　2.5黑龍江省交通廳《公路工程檔案管理實(shí)施方案》(2005.4)。

　　3編制內(nèi)容、順序及分工

　　按照本辦法附件1公路工程竣工檔案總目錄所示內(nèi)容和順序收集、整理。

　　第四部分由施工單位編制，第五部分由參建單位共同完成。

　　4工程檔案資料編制要求

　　4.1項(xiàng)目部設(shè)專職資料員進(jìn)行工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并分別不得少于3人。

　　4.2工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作必須按照本辦法的具體要求與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

　　4.3工程檔案資料文件編制要以《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1-2004）中各單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分為原則，按照一公里路段為一個(gè)單元進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定；大、中、小橋及涵洞分別單獨(dú)進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定。

　　4.4表格填寫要求

　　4.1.1表頭填寫

　　項(xiàng)目名稱：雞西至訥河公路林口至拜泉段工程建設(shè)項(xiàng)目

　　承包單位：中國十五冶金建設(shè)雞訥公路項(xiàng)目C21項(xiàng)目經(jīng)理部

　　監(jiān)理單位：黑龍江省遠(yuǎn)升公路工程監(jiān)理咨詢

　　合同號(hào)：以簽定合同的合同號(hào)為準(zhǔn)

　　編號(hào)：工程施工表格表頭編號(hào)，按下列原則統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。其順序?yàn)?

　　發(fā)件人號(hào)表類表號(hào)受件人號(hào)序號(hào)

　　編號(hào)說明:

　?、侔l(fā)件人、受件人代號(hào)：承包人按其所在標(biāo)段編列：路基路面合同段為C21；監(jiān)理合同段為沒M1、M2、M3、M4、M5、M6、M7、M8；I為駐地監(jiān)理辦、H為高級(jí)駐地監(jiān)理辦、Y為業(yè)主（或業(yè)主代表）。

　　②序號(hào)：按流水號(hào)編列，每一個(gè)合同段不允許有重復(fù)編號(hào)。

　?、劾纾罕硖?hào)：C21A11I012

　　意義：C21標(biāo)段致駐地監(jiān)理第012號(hào)“工程報(bào)驗(yàn)單”（A-11表）。

　　表號(hào):YB08C1003

　　意義：業(yè)主代表批復(fù)給C1標(biāo)段的第003號(hào)“索賠審批表”（B-08表）。

　　4.4.2表格內(nèi)工程名稱的填寫

　　分項(xiàng)、分部、單位工程的填寫一律以部頒《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定名稱為準(zhǔn)。

　　4.4.3表中單位及小數(shù)位數(shù)填寫

　　以國際單位為準(zhǔn)，漢字或字母，同時(shí)注意字母的大小寫。小數(shù)保留位數(shù)必須符合試驗(yàn)規(guī)程要求。

　　4.4.4施工表格填寫

　　時(shí)間準(zhǔn)確，記錄數(shù)據(jù)真實(shí)，填寫項(xiàng)目齊全，不允許漏記或事后補(bǔ)記。圖樣清晰、圖表整潔、字跡工整、不許涂改、編造，內(nèi)容真實(shí)可靠。一律采用碳素筆或黑色鋼筆書寫。

　　4.4.5試驗(yàn)、檢測記錄填寫

　　試驗(yàn)數(shù)據(jù)的處理依據(jù)部頒《公路工程試驗(yàn)規(guī)程》辦理，檢測標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法、檢測頻率、評(píng)定方法以部頒（或設(shè)計(jì)）標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行填寫處理；施工過程控制以指揮部下發(fā)文件為準(zhǔn)執(zhí)行。施工及監(jiān)理單位試驗(yàn)用表詳見附件2。

　　4.4.6施工日志、監(jiān)理日志、試驗(yàn)室日志填寫

　　施工日志必須詳細(xì)寫明日期、天氣、工程內(nèi)容、工程地點(diǎn)（樁號(hào)）主要人員、設(shè)備、材料投入使用情況，主要施工技術(shù)負(fù)責(zé)人、施工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、完成的工程數(shù)量和質(zhì)量情況。

　　試驗(yàn)室日志應(yīng)詳細(xì)記載每天試驗(yàn)進(jìn)行情況、完成情況、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)結(jié)果與結(jié)論，充分發(fā)揮試驗(yàn)數(shù)據(jù)的代表性。

　　4.4.7簽字蓋章

　?、偎袃?nèi)業(yè)表格中的承包人、監(jiān)理工程師、檢測中心主任必須由本人填寫，不得代簽或漏簽，并加蓋名章；其他人員可簽字不蓋名章。

　?、陂_工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審紀(jì)要、技術(shù)交底等成冊(cè)資料封皮加蓋公章。

　　③竣工成果表（工程匯總表格）必須用電腦打印，但負(fù)責(zé)人、監(jiān)理簽字需要本人填寫，打印表格只允許用激光打印機(jī)。

　　5工程檔案立卷歸檔要求

　　5.1檔案數(shù)量及保管

　　由建設(shè)單位匯總成四套完整的檔案，一式四套：一套由建設(shè)單位歸檔保管；一套交接養(yǎng)單位歸檔保管；一套交檔案局歸檔保管；一套由施工、監(jiān)理單位自行保管。

　　5.2文件材料的整理、立卷

　　5.2.1施工文件應(yīng)按合同段、分期工程、施工工序、內(nèi)容、時(shí)間排列組卷，各項(xiàng)施工原始記錄按路線進(jìn)行方向，施工工序排列組卷。施工單位歸檔文件目錄詳見附件2，每道工序所需存檔內(nèi)業(yè)表格詳見附件3。

　　5.2.2附屬工程如房建、收費(fèi)站等形成的文件材料，按城建檔案管理實(shí)施辦法立卷歸檔。（參照黑建規(guī)字[1990]第357號(hào)文件）。表格采用城建部門統(tǒng)一下發(fā)的最新表格。復(fù)印后即可使用。

　　5.5.3照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）聲像資料

　　⑴整理、立卷：公路工程建設(shè)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、磁帶（光盤、軟盤）聲像資料，按聲像、照片、磁性載體檔案管理規(guī)定、規(guī)范立卷歸檔。從立項(xiàng)到施工（隱蔽工程）到竣工及項(xiàng)目主要活動(dòng)等，要全面反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程，其中照片要按施工進(jìn)展順序和項(xiàng)目主要活動(dòng)分別組成案卷，排列順序。

　　⑵照片檔案

　?、俟饭こ探ㄔO(shè)中形成的照片與底片一同放在專用的照片檔案盒中保存。

　　②照片檔案目錄：包括照片題名、照片文字說明、照片編號(hào)。

　　照片題名：在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前題下，將文字說明改寫成照片題名，照片題名不超過50個(gè)字。

　　照片文字說明：包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及攝影者。

　　a.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。

　　b.時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；

　　c.地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。

　　d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。

　　e.背景：對(duì)提示照片影像主題具有一定作用的背景。

　　f.攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

　　照片編號(hào)：案卷內(nèi)照片的順序號(hào)

　?、鄄辉试S用數(shù)碼相機(jī)拍照

　?、芫砑箖?nèi)容要與卷內(nèi)目錄內(nèi)容相同。

　　⑶錄音帶、錄像帶、磁帶(光盤)等歸檔的磁性載體文件

　?、俦仨毷强勺x文件，無病毒，清潔，無劃傷，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

　?、跉w檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明，必須貼上標(biāo)簽，一式兩份（A、B盤），一份作為保存件，不得外借。

　　a.磁帶（軟盤、光盤）的套、盒上需標(biāo)注帶（盤）編號(hào)、軟件名稱、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。

　　b.錄像帶盒子上需標(biāo)注帶編號(hào)、片名、攝制單位、攝制日期、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。

　　c.錄音帶盒子上需標(biāo)注帶編號(hào)、片名、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期，密級(jí)，講話時(shí)間等。

　　⑷照片、錄音帶、錄像帶磁帶日期寫法規(guī)定：如2007年5月21日應(yīng)寫成20070521。

　　5.3案卷裝檔規(guī)則

　　5.3.1一般卷內(nèi)文件裝訂成一冊(cè)為一本案卷（一盒），也可一本案卷內(nèi)裝幾冊(cè)文件。

　　5.3.2案卷應(yīng)由案卷封面、卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件和備考表組成，每卷內(nèi)容排列順序?yàn)椋喊妇矸饷妗韮?nèi)目錄—文件—備考表。

　　5.3.3案卷封面、卷脊、卷內(nèi)目錄及備考表由指揮部統(tǒng)一下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)格式。

　　5.3.4卷內(nèi)文件應(yīng)符合以下要求：

　　⑴歸檔文件材料要齊全，沒有缺頁、串頁及夾有空白頁，書寫工整，字跡、線條清楚。紙張采用70g/m2木漿亮白紙，為便于長期保管，格式統(tǒng)一，幅面為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（297mm×210mm）。

　?、凭韮?nèi)文件的頁號(hào)：每卷從1開始（序號(hào)前不準(zhǔn)加00），順序排號(hào)，用卡號(hào)機(jī)卡號(hào)，單面書寫右下角，雙面書寫面在右下角，背面在左下角，圖樣的頁號(hào)編寫在右下角，成套圖樣或印刷成冊(cè)不必重新編寫頁號(hào)，各卷之間不連續(xù)編寫頁號(hào)，頁號(hào)顏色為黑色。

　　⑶材料出廠證明、合格證及委托的試化驗(yàn)單，若紙張大小小于A4紙張的，應(yīng)在此單據(jù)四周涂抹防腐或防蟲膠水并把此單據(jù)粘貼在A4紙上，并復(fù)制一份將復(fù)印件附在原件之后存檔，原件與復(fù)印件為同一頁號(hào)。

　　⑷一冊(cè)案卷由多份或多冊(cè)材料組合而成，其中要在每份或每冊(cè)材料的封皮上加蓋檔號(hào)章（例如施工合同一卷由多份合同組成，每份合同的封皮上要加蓋檔號(hào)章）。

　?、煽⒐D

　　a.施工圖沒有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖。

　　b.凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋并簽署竣工圖章作為竣工圖，在原圖上修改時(shí)應(yīng)注明修改依據(jù)，經(jīng)編制、技術(shù)監(jiān)理人簽字方可歸檔。并經(jīng)監(jiān)理工程師審核，確認(rèn)無誤后，方能同意竣工驗(yàn)收。

　　c.竣工圖圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重新繪圖按原圖編號(hào)，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。

　　d.重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

　　e.竣工圖整理完成后要加蓋竣工圖章。

　?、士⒐D章:由指揮部統(tǒng)一刻制、下發(fā)，尺寸為80mm×60mm紅色,包括編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位名稱、監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人及標(biāo)明是×××竣工圖，并且相關(guān)人員簽字及其他文字填寫要齊全、清楚，竣工圖章應(yīng)蓋在竣工圖右下方的空白處。

　?、藞D紙的折疊：圖紙可以按BG/T10609.3-1989《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》,統(tǒng)一折疊成297mm×210mm大小,底圖不折疊,平放在專用底圖柢內(nèi);大于1號(hào)紙的底圖也可卷放裝筒。

　?、叹韮?nèi)文件的裝訂：按省交通廳統(tǒng)一要求采用棉線加膠裝訂（在未裝訂前不允許用任何金屬物裝訂）；每卷厚度文件材料一般以2cm為宜，圖表一般不超過4cm，如同類文件數(shù)量較多，可分成幾卷，但每卷要有各自的卷皮、目錄和備考表，并在卷盒及卷皮的案卷題名中揭示內(nèi)容。

　?、脱b訂的竣工圖只需加蓋竣工圖章不需要加蓋檔號(hào)章。房建圖紙不裝訂，除加蓋竣工圖章外還需要再加蓋檔號(hào)章。

　　6、工程檔案存放

　　內(nèi)業(yè)資料要按其類別分放在不同的檔案盒內(nèi)，標(biāo)識(shí)清楚；并配備充足的檔案裝俱，注意防潮蟲蛀。

　　7、工程檔案管理實(shí)行質(zhì)量終身制

　　工程檔案整理編制完成，并提交到建設(shè)單位后，并不免除施工單位應(yīng)對(duì)其所承包項(xiàng)目的竣工文件、檔案的責(zé)任，項(xiàng)目法人及立卷人按各自的職責(zé)對(duì)所編制的竣工文件負(fù)終生責(zé)任，如發(fā)生重大事故，按國家有關(guān)規(guī)定追究相應(yīng)行政和法律責(zé)任。

　　8、組織機(jī)構(gòu)

　　8.1項(xiàng)目部成立工程內(nèi)業(yè)檔案管理小組。

　　詳見

　　高速公路養(yǎng)護(hù)管理都需要建立哪些檔案？

　　1、增強(qiáng)高速公路項(xiàng)目建設(shè)中工作人員的檔案管理意識(shí)

　　高速公路的工程檔案對(duì)于公路在后期的使用、改建、擴(kuò)建以及維修和養(yǎng)護(hù)方面都有著相當(dāng)重要的作用。其具體表現(xiàn)為在后期的施工中能夠給相關(guān)單位提供可靠、有效的數(shù)據(jù)，這樣就可以減少不必要的資源浪費(fèi)，提高工作效率。

　　因此在高速公路項(xiàng)目建設(shè)中，一定要不斷的對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化，建立一個(gè)良好的檔案管理的工作氛圍。在項(xiàng)目實(shí)施初期就應(yīng)該將關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定納入合同，項(xiàng)目進(jìn)行中也要不斷的進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，將檔案管理的重要性滲透到工作人員的思想和行動(dòng)中去，從而使檔案管理工作貫穿于項(xiàng)目進(jìn)行的始終。

　　2、從項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)著手，對(duì)項(xiàng)目資料的整理嚴(yán)格把關(guān)

　　在資料的整理方面，由于涉及的單位較多，相關(guān)的檔案整理工作的進(jìn)行也比較困難，那么要想將檔案工作做好，一定要從合同的簽訂、項(xiàng)目開工前的規(guī)劃，以及項(xiàng)目進(jìn)行中檔案的管理工作三個(gè)方面進(jìn)行。首先關(guān)于在承包合同的簽訂中，就應(yīng)該資料的整理以及移交進(jìn)行涉及，并且對(duì)出現(xiàn)問題的解決方案也要具體羅列。

　　其次在項(xiàng)目開工以前要對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，這樣才能使得后期的治療整理工作的質(zhì)量得到保證。最后，在項(xiàng)目進(jìn)行中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作方法的推行，明確檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理工作做到實(shí)時(shí)跟進(jìn)、監(jiān)督。

　　3、建立健全檔案管理相關(guān)制度

　　要想做好高速公路項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理工作，建立一個(gè)能夠貫穿于項(xiàng)目全過程的控制體系是非常行之有效的辦法。在項(xiàng)目的日常建設(shè)中，項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及政府將檔案管理作為平時(shí)檢查的一個(gè)基本方面，并且將其與相關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系起來，進(jìn)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理控制體系，使項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理工作得到有效的開展。

　　4、嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的交接

　　項(xiàng)目工程建設(shè)中，檔案一旦入庫，檔案管理工作也就完成了，因此一定要把好最后一道關(guān)，這樣才能確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性。在具體的工作中，要想把好檔案入庫這一關(guān)，，必須對(duì)檔案的交接進(jìn)行規(guī)范化。

　　在檔案入庫工作進(jìn)行前期，應(yīng)該進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目的檔案交接會(huì)議的召開，以便明確檔案的交接時(shí)間以及要求。另外還應(yīng)該進(jìn)行檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)抵押金制度的建立，如果在竣工以后檔案中存在問題較多，可以對(duì)抵押金進(jìn)行扣留。另外還可以將檔案編制的質(zhì)量問題作為項(xiàng)目建設(shè)單位的一項(xiàng)考核內(nèi)容，成為其進(jìn)入市場的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)，從而提高建設(shè)單位的檔案管理工作積極性。

　　5、利用信息化，實(shí)現(xiàn)全方位的檔案整理體系

　　為了保證高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)施有效性，并且保證最終檔案的真實(shí)、可靠，在工程進(jìn)行中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。在信息化管理中，對(duì)各參與單位和部門進(jìn)行責(zé)任人的確定，保證檔案管理信息化的全面落實(shí)。

　　相關(guān)的單位及部門還要進(jìn)行兼職檔案管理員的配備，每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不都應(yīng)該有配備專職的檔案管理人員，然后檔案管理工作的進(jìn)行由該段的總工程師進(jìn)行負(fù)責(zé)。另外，對(duì)于國家新推行的相關(guān)法律法規(guī)，也要及時(shí)的進(jìn)行普及，以便使工程的質(zhì)量得到保證。