檔案信息化建設(shè)雙軌制

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、磁帶、錄像帶等）轉(zhuǎn)化為計算機(jī)能夠識別的電子文件，也就是能計算機(jī)語言二維碼表示。比如，紙質(zhì)檔案可以通過掃描、全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化成與word文檔類似的電子文件；紙質(zhì)照片可以通過掃描或數(shù)碼相機(jī)拍照等形式轉(zhuǎn)化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存。

檔案法規(guī)定國家推行什么建設(shè)

推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國檔案法》
第一條為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。
第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

學(xué)校檔案室的工作計劃

一、指導(dǎo)思想

在學(xué)校班子的領(lǐng)導(dǎo)下，為促進(jìn)學(xué)校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平。

二、工作重點(diǎn)

圍繞學(xué)校中心工作、上級常規(guī)督導(dǎo)評估，堅持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進(jìn)展。

三、具體工作

（一）加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處

1、利用校委會、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識；指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺性。

2、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)教育，積極參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專家指導(dǎo)，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，為學(xué)校行政和教學(xué)部門提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。

（二）積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率

1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。

2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。

3、加強(qiáng)檔案收集和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重視資料積累的自覺性，主動性，意識性。注重檔案資料的規(guī)范性，重點(diǎn)督促20xx年檔案及時移交檔案室，年末結(jié)束時確保20xx學(xué)年檔案完整入庫。

4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。

5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。

（三）做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作

1、接收和處理檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。

2、整理20xx年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評估檔案（即專項檔案），分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。

3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

4、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。

5、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導(dǎo)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。

6、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。

7、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務(wù)渠道。

8、配合學(xué)校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。

（四）其他工作

1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。

2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。

3、加強(qiáng)對庫房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。

4、做好保密、安全工作

5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。

6、建立檔案管理工作崗位制度。學(xué)校分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學(xué)校的檔案管理工作。

本學(xué)期自己任檔案管理員，為了做好教學(xué)服務(wù)工作，圍繞學(xué)校各項中心工作，按照學(xué)校發(fā)展和檔案室自身發(fā)展的需求，做好學(xué)校檔案工作，加強(qiáng)檔案建設(shè)，使檔案管理逐步完善，盡量做到檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化，使學(xué)校的檔案資源能更好地為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)。制定如下工作計劃

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識；通過自學(xué)，學(xué)習(xí)檔案管理理論，使自己初步掌握檔案學(xué)的基本理論、基礎(chǔ)知識和檔案管理的基本技能；虛心請教，向有檔案管理經(jīng)驗的老師學(xué)習(xí)，不斷提高自己的管理水平和管理能力。希望能得到上級部門檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)和幫助，使自己的檔案管理能較快地走向?qū)I(yè)化，現(xiàn)代化

圍繞學(xué)校中心工作，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)服務(wù)，為學(xué)校管理服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。

2、加強(qiáng)檔案管理理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)能力完善規(guī)章制度，修訂檔案管理和各部門的崗位職責(zé)，逐步建立健全檔案管理的.規(guī)章制度，做到收檔、整檔、存檔和保管基本有章可循。

3、認(rèn)真履行崗位職責(zé)，注重檔案資料的開發(fā)和利用，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，努力把各項工作做好。

4、繼續(xù)整理學(xué)校的舊檔案資料，加強(qiáng)文件的歸檔工作，注意資料的收集和處理，不斷提高建檔水平。

5、加強(qiáng)制度建設(shè)，使檔案管理工作逐步規(guī)范化。

6、提高教師和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。只有在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，在全體老師的積極配合下，學(xué)校的檔案資料才有可能按時按量歸檔，才有可能使學(xué)校的檔案管理逐步規(guī)范化，使檔案資料更好地發(fā)揮作用。

本學(xué)期為了做好教學(xué)服務(wù)工作，圍繞學(xué)校各項中心工作，按照學(xué)校發(fā)展和檔案室自身發(fā)展的需求，做好學(xué)校檔案工作，加強(qiáng)檔案建設(shè)，使檔案管理逐步完善，盡量做到檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化，使學(xué)校的檔案資源能更好地為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)。制定如下工作計劃

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識；通過自學(xué)，學(xué)習(xí)檔案管理理論，使自己初步掌握檔案學(xué)的基本理論、基礎(chǔ)知識和檔案管理的基本技能；虛心請教，向有檔案管理經(jīng)驗的老師學(xué)習(xí)，不斷提高自己的管理水平和管理能力。希望能得到上級部門檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)和幫助，使自己的檔案管理能較快地走向?qū)I(yè)化，現(xiàn)代化。 圍繞學(xué)校中心工作，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)服務(wù)，為學(xué)校管理服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。

2、加強(qiáng)檔案管理理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)能力完善規(guī)章制度，修訂檔案管理和各部門的崗位職責(zé)，逐步建立健全檔案管理的規(guī)章制度，做到收檔、整檔、存檔和保管基本有章可循。

3、認(rèn)真履行崗位職責(zé)，注重檔案資料的開發(fā)和利用，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，努力把各項工作做好。

4、加強(qiáng)制度建設(shè)，使檔案管理工作逐步規(guī)范化。

5、提高教師和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。只有在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，在全體老師的積極配合下，學(xué)校的檔案資料才有可能按時按量歸檔，才有可能使學(xué)校的檔案管理逐步規(guī)范化，使檔案資料更好地發(fā)揮作用。

6、接收20xx年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編

目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。

7、整理20xx年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。

8、繼續(xù)整理學(xué)校的舊檔案資料，加強(qiáng)文件的歸檔工作，注意資料的收集和處理，不斷提高建檔水平。

9、做好檔案的借閱工作。

10、每月15號按時到教育局上站，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理要求并及時反饋給學(xué)校。

11、及時到教育局完成調(diào)資表和年度考核表的歸檔工作。

12、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。

13、加強(qiáng)對庫房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。

14、做好保密、安全工作。

本學(xué)期自己任檔案管理員，為了做好教學(xué)服務(wù)工作，圍繞學(xué)校各項中心工作，按照學(xué)校發(fā)展和檔案室自身發(fā)展的需求，做好學(xué)校檔案工作，加強(qiáng)檔案建設(shè)，使檔案管理逐步完善，盡量做到檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化，使學(xué)校的檔案資源能更好地為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)。制定如下工作計劃

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識；通過自學(xué)，學(xué)習(xí)檔案管理理論，使自己初步掌握檔案學(xué)的基本理論、基礎(chǔ)知識和檔案管理的基本技能；虛心請教，向有檔案管理經(jīng)驗的老師學(xué)習(xí)，不斷提高自己的管理水平和管理能力。希望能得到上級部門檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)和幫助，使自己的檔案管理能較快地走向?qū)I(yè)化，現(xiàn)代化圍繞學(xué)校中心工作，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)服務(wù)，為學(xué)校管理服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。

2、加強(qiáng)檔案管理理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)能力完善規(guī)章制度，修訂檔案管理和各部門的崗位職責(zé)，逐步建立健全檔案管理的規(guī)章制度，做到收檔、整檔、存檔和保管基本有章可循。

3、認(rèn)真履行崗位職責(zé)，注重檔案資料的開發(fā)和利用，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，努力把各項工作做好。

4、繼續(xù)整理學(xué)校的舊檔案資料，加強(qiáng)文件的歸檔工作，注意資料的收集和處理，不斷提高建檔水平。

5、加強(qiáng)制度建設(shè)，使檔案管理工作逐步規(guī)范化。

6、提高教師和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。只有在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，在全體老師的積極配合下，學(xué)校的檔案資料才有可能按時按量歸檔，才有可能使學(xué)校的檔案管理逐步規(guī)范化，使檔案資料更好地發(fā)揮作用。

一、指導(dǎo)思想

圍繞學(xué)校中心工作，配合迎評創(chuàng)建工作，促進(jìn)檔案事業(yè)，進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理水平，使學(xué)校檔案工作更好地為教學(xué)、科研、管理等各項工作服務(wù)。

二、主要工作目標(biāo)

（一）加強(qiáng)學(xué)校檔案部門自身建設(shè)。加強(qiáng)綜合檔案室基本建設(shè)，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）進(jìn)一步推進(jìn)我校檔案工作的二級管理模式。落實(shí)《系（部）檔案管理暫行辦法》，重點(diǎn)抓好系（部）檔案建設(shè)。

（三）加強(qiáng)對各部門、處室、系（部）檔案工作的管理。依據(jù)高校檔案管理辦法，切實(shí)抓好各單位檔案管理的督查工作。

（四）加強(qiáng)我校檔案資源建設(shè)。完善工作機(jī)制，積累檔案資源，充實(shí)檔案資源庫。

（五）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。落實(shí)學(xué)校電子檔案管理辦法，推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的雙軌制。

（六）提高檔案使用效益。創(chuàng)新方式方法，改進(jìn)檔案服務(wù)工作，努力做到檔案工作為學(xué)校教育教學(xué)各個崗位服務(wù)。

三、主要措施

（一）三月份

1．完成年度檔案工作計劃。

2．完成全市事業(yè)單位登記管理20xx年年度報告工作。

3．舉辦年度第一次檔案工作培訓(xùn)班。

（二）四月份

1．檢查各部門、處室、系（部）20xx年度檔案整理情況。

2．完成檔案工作流程構(gòu)建工作。

（三）五月份

1．認(rèn)真做好新建檔案室的規(guī)劃設(shè)計工作。

2．更換學(xué)校組織機(jī)構(gòu)代碼證。

（四）六月份

1．收集、整理校級檔案材料，完成20xx年度檔案歸檔工作。

2．舉辦年度第二次檔案工作培訓(xùn)班。

3．做好部門、處室校級檔案移交工作。

（五）七月份

1．20xx年度檔案歸檔工作終期檢查。

2．做好各類檔案統(tǒng)計工作。

（六）八月份

1．收集教育部、檔案局、省教育廳、師專編發(fā)的各類檔案制度，編印《馬鞍山師范高等?？茖W(xué)校檔案制度手冊》。

2．認(rèn)真做好新建檔案室的建設(shè)工作。

3．完成電子檔案使用軟件設(shè)計并投入使用。

4．舉辦年度第三次檔案工作培訓(xùn)班。

（七）九月份

完成新建辦公樓綜合檔案室內(nèi)部設(shè)計工作。

（八）十月份

完成新建綜合檔案室配套建設(shè)工作。

文書附件不全是否可以互標(biāo)歸檔

文書檔案歸檔文件整理規(guī)則

下面是小編整理的文書檔案歸檔文件整理規(guī)則，希望能幫到您。

文書檔案歸檔文件整理規(guī)則
1. 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)檔案的信息化提出更高的要求

信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的方向和趨勢，信息化程度已成為衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實(shí)力的綜合指標(biāo)。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，檔案信息化程度也應(yīng)該成為衡量一個企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。因此，要提升企業(yè)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標(biāo)之一。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

國家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，結(jié)合這個規(guī)定，在選擇檔案信息化系統(tǒng)，一定要考證軟件的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓(xùn)等方面的重要因素。因為檔案工作是一項非常專業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒有經(jīng)過多年的累積很難得到認(rèn)可。有實(shí)力的檔案軟件也得到國家檔案局的認(rèn)可。

2. 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。

文件系統(tǒng)的電子文件應(yīng)該確保文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性，系統(tǒng)應(yīng)該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。

電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:

邏輯歸檔是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原有存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

在辦公自動化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫發(fā)送的過程，也叫移交過程。

物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

電子檔案存檔的載體、份數(shù):

推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。

電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對的無紙時代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件?，F(xiàn)在實(shí)行的電算化會計檔案也是雙軌制。

3.企業(yè)檔案工作規(guī)范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);要有負(fù)責(zé)檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門、企業(yè)部門工作管理職責(zé)。強(qiáng)調(diào)部門歸檔。

國家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內(nèi)容和工作流程，更能準(zhǔn)確的判斷檔案的價值，隨時掌握文件材料的形成過程。

企業(yè)各部門是企業(yè)文件材料的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。

企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和負(fù)責(zé);企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé);專兼職檔案人員(文書)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

文件管理職責(zé)應(yīng)由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔(dān)，推行企業(yè)各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應(yīng)明確參與文件形成于管理各類員工的權(quán)利和責(zé)任;第三是加強(qiáng)文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實(shí)體安全與信息安全。

4.公文、檔案制度:

(1)公文、檔案制度不配套。

(2)公文、檔案制度相互抵觸。

(3)公文、檔案制度之間脫節(jié)。

(4)公文、檔案制度的滯后。

以上幾種只是普遍存在的問題，如何克服，以下幾點(diǎn)建議可供大家參考:

(1)公文、檔案制度，應(yīng)當(dāng)是互補(bǔ)，多做一些征求意見，工作不要脫節(jié)，熟知工作流程等。

(2)辦公自動化、檔案系統(tǒng)應(yīng)該整體規(guī)劃、宏觀指導(dǎo)，不要各顧各的，要有溝通。達(dá)到數(shù)據(jù)的平穩(wěn)過渡。

(3)本單位產(chǎn)生的辦法、制度，涉及到公文、檔案方面內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)參與會簽工作，防止不規(guī)范用詞，標(biāo)準(zhǔn)不一，歸檔不全。

大家可以在單位提一些建議，公文運(yùn)轉(zhuǎn)的好壞，直接影響檔案的質(zhì)量和齊全、完整。這兩項工作，是相輔相成的。

5.文書檔案實(shí)現(xiàn)以件為整理單位進(jìn)行歸檔，目的是簡化歸檔手續(xù)，深化檢索，首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)。

齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng):

齊全:是指文件材料不同的版本、稿次的齊全。

多指辦法、制度、可研報告等。

完整:是指反映同一問題或方面的文件材料的收集要全面。

合同:簽合同之前，有審批單、流轉(zhuǎn)單、會簽單等形式的處理單，要與合同作為一體進(jìn)行歸檔。

發(fā)文:對某單位的批復(fù)，請示文件一定附在批復(fù)之后;

依據(jù)來文形成上報公文，依據(jù)性文件一定附在上報文件之后。

準(zhǔn)確:是指文件材料是實(shí)際的真實(shí)反映，圖務(wù)相符，文電一

致。

修改通知單的修改內(nèi)容是否反映在圖中。

發(fā)文的正件與原件是否一致，會簽意見是否被修訂采納。

系統(tǒng):是指同類事物各個時期、各個階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。

表彰工作一般分為評選、推薦等過程。是同類事物不同

階段組合在一起。

原件、復(fù)印件

原件:區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。

紅頭、紅章的公文稱為原件。

親筆簽字，又蓋章的稱為原件。

復(fù)印件:與原件內(nèi)容相同的復(fù)制件。

經(jīng)過復(fù)印后，與原件一模一樣，叫復(fù)印件。

6.歸檔工作:企業(yè)文件材料的歸檔工作是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，貫徹于文件材料的形成、積累、整理、交接過程。

歸檔，辦理完畢具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。

符合歸檔三個條件:一是辦理完畢;二是保存價值;三是系統(tǒng)整理。

辦理完畢:是指文件相應(yīng)的文書處理的程序已經(jīng)完成，不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。

例如:(1)發(fā)文:經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，發(fā)出后，這份文件就稱為“辦理完畢”?？梢詺w檔。

(2)收文:不論是批復(fù)文件，還是通知，在收到以后，在文書處理上就稱為“辦理完畢”。收文要選擇性的`歸檔。

價值

歸檔主體，以本企業(yè)產(chǎn)生的有價值文件材料為主體。

防止:有檔不歸，有文必歸。

收文的歸檔，要有選擇性和針對性。選擇針對本企業(yè)的批復(fù)或者本企業(yè)正在執(zhí)行的有價值的文件。防止所有收文都?xì)w檔這種情況。

請示性文件，沒有接到批復(fù)文件，請示性文件不歸檔是

錯誤的;甚至有的單位把請示文件處理了，更是錯誤的。

7.分類

分類:執(zhí)行能源辦[1991]231號《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5大類》

分類:分到一級或者二級類目

分類方案:年度-問題(分類)-保管期限-件號

方案一:2006-0(黨群)-永久-1

2006-0(黨群)-長期-1

2006-0(黨群)-短期-1

方案二:2006-0(黨群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次類推

集團(tuán)要求所屬企業(yè)，文書檔案仍執(zhí)行電力工業(yè)企業(yè)分類表0-5大類。

以下錯誤的歸檔方式，請現(xiàn)行修改:

個別單位，發(fā)文按照大流水分保管期限裝盒歸檔;收文按照大流水裝盒歸檔;這種情況是不符合國家檔案局的要求。

8.歸檔時間、裝訂、檔案盒脊背填寫要求、各式檢索目錄

歸檔時間:文書檔案歸檔在第二年6月底以前完成上一年度的歸檔工作。

裝訂:建議不裝訂。作為永久、長期保存的檔案必須拆

掉不符合要求的金屬釘、塑料裝具等;短期可以

不拆除金屬釘，塑料裝具等必須拆除。

檔案盒脊背填寫要求:(1)用檔案盒同色紙打印出來條目，粘貼檔案脊背上;

(2)用蓋章、手填方式(首選)。

不允許在脊背上粘貼“白條”。

檢索目錄:必須具備符合要求的各式檢索目錄:文號檢

索目錄、分類檢索目錄、專題檢索目錄等。

檔案系統(tǒng)應(yīng)具備輸出各式檢索目錄的功能。

檢索工具裝訂方式:按照分類或者年度裝訂成冊的。

順序為:“歸檔文件目錄”封面+“歸檔文件目錄”+“備考表”

9.“件”

正本、定稿為1件(紅頭、紅章為正本，起草的文稿為定稿);

正文、附件為1件(正文所依附的附件，附件是正文的補(bǔ)充);

原件、復(fù)制件為1件(被轉(zhuǎn)發(fā)文:紅頭、紅章原件;經(jīng)過復(fù)

印的復(fù)制件);

轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文各為1件;

請示、批復(fù)各為1件(建議做2件，尤其上級單位的批復(fù));

報表、名冊、圖冊等各為1件;

會議文件，如果有領(lǐng)導(dǎo)講話，最好也單獨(dú)為1件。責(zé)任者

登錄領(lǐng)導(dǎo)全名，不得使用X總等稱謂。

排序:(1)以轉(zhuǎn)發(fā)文件為例

正文(紅頭紅章)-被轉(zhuǎn)發(fā)文件的復(fù)印件-定稿(起草的文稿)-轉(zhuǎn)發(fā)文件的原件(紅頭紅章)。

被轉(zhuǎn)發(fā)文件原件依附有文電處理單或者收文處理單，“處理單”要附在“被轉(zhuǎn)發(fā)文件原件”的前面，“歸檔章”蓋在“處理單”上。

(2)同一事由的排序，可以按照時間、文號等形式排序。相對集中。

10.“歸檔章”

歸檔章的大小，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，不要任意添加內(nèi)容。

歸檔章，蓋在每1件歸檔文件的首頁、上方、居中、空白的位置上。

歸檔章包括“六”項內(nèi)容，只須填寫其中“四”項。全宗號、館編件號不用填寫。

全宗號、館編件號:不填。檔案館接收黨政機(jī)關(guān)、行政事業(yè)單位的檔案，檔案館(局)給予被移交檔案單位的代號。企業(yè)不向檔案館移交，這兩項為空。

年度:必填項目，阿拉伯?dāng)?shù)字，4位。不允許只填后兩

位。例如:06。

室編件號:必填項目，填寫文件排列的順序號。

問題:必填項目。直接填寫分類號。

保管期限:必填項目，建議使用漢字全稱?？梢杂煤喎Q(漢字)永、長、短;可以用代碼。

注意:(1)填寫“檔號章”必須使用符合檔案要求的書寫材料，不能使用鉛筆等。

(2)電力企業(yè)都是按照分類表進(jìn)行歸檔，在制作檔號章、檔案盒時，機(jī)構(gòu)這個兩個詞不用印制，直接省略。

11.編目

編目包括“歸檔文件目錄”封面;“歸檔文件目錄”;“備考表”

“歸檔文件目錄”應(yīng)注意的問題:

件號:是文件的排列順序號，件號是指固定歸檔文件的排列

先后順序的重要標(biāo)識。一定要準(zhǔn)確。件號與實(shí)物一定

相符。

責(zé)任者:必須與印章同樣，不得使用簡稱，不能使用本、本單位等字樣。個人必須使用全名，不得寫X總。

文號:照實(shí)抄錄，文件代字、年度、順序號都不能省略。字、

虛號，可不用抄寫。

公文也有要求，在編制文件代字時，不允許有字、虛

號“0”等字樣。

題名:照原文抄寫，不能簡寫、縮寫。如果沒有標(biāo)題或者需要補(bǔ)充標(biāo)題內(nèi)容，加注“[]”，自擬標(biāo)題。登錄會議紀(jì)要等要自擬標(biāo)題。

日期:月、日是1位數(shù)字，在前面加“0”。標(biāo)準(zhǔn)為20070101或者20071203。中間不用加“.”、“_”等字符。

頁數(shù):是每件文件的頁數(shù)。

備注:可以對這件文件加以特殊標(biāo)注。例如:此份文件帶有“密級”，在備注一欄標(biāo)注“秘密”等字樣。

“備考表” 應(yīng)注意的問題:

盒內(nèi)文件情況說明:(1)文件收集齊全完整程度。例如:依據(jù)來文，形成上報的公文，依據(jù)文件是否歸檔;批復(fù)公文，請示文件是否附在批復(fù)后面?

(2)文件本身的狀況:字跡模糊、缺損，復(fù)印、傳真件等情況;

(3)整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況;

(4)聲像材料的說明。

整理人:負(fù)責(zé)該盒歸檔文件的人員姓名，明確責(zé)任，親筆簽

字，不允許使用手戳或者系統(tǒng)產(chǎn)生的簽名。

檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔該盒文件整理質(zhì)量的人員姓名，親

筆簽字，不允許使用手戳或者系統(tǒng)產(chǎn)生的簽名。

整理人、檢查人:一是檔案人員或者檔案負(fù)責(zé)人;二是檔案負(fù)責(zé)人或者負(fù)責(zé)檔案部門的負(fù)責(zé)人。

目錄的排序:“歸檔文件目錄”要放在這盒歸檔文件的首頁;“備考表”放在這盒歸檔文件的最后。

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新修訂的中華人民共和國檔案法將數(shù)據(jù)作為什么

新修訂的中華人民共和國檔案法將數(shù)據(jù)作為檔案的范圍。
2021年6月9日第十四個國際檔案日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》解讀：
一、檔案法修訂和實(shí)施時間： 2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，簽署第四十七號令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。這是檔案法1988年1月1日施行以來的首次修訂。
二、檔案法修訂的背景：隨著中國特色社會主義進(jìn)入新時代和全面依法治國方略的推進(jìn)，黨中央、國務(wù)院對檔案工作提出了新要求，實(shí)踐中也出現(xiàn)了一些突出問題待解決，檔案法與國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化戰(zhàn)略部署已不相適應(yīng)，檔案法修訂勢在必行。
三、修訂的主要內(nèi)容： 修訂后的檔案法從原來的6章27條擴(kuò)展到8章53條，新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個專章，為檔案工作變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展提供了較為充分的法律保障。
四、具體修訂內(nèi)容：
（一）理順體制機(jī)制方面：明確提出“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”的黨管檔案工作體制，強(qiáng)調(diào)各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，保障檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)費(fèi)。
（二）健全制度設(shè)計方面：明確檔案法的適用范圍和應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍的材料。對非國有企業(yè)、社會服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個人形成檔案也提出了具體要求，增加了突發(fā)事件應(yīng)對活動檔案收集整理工作機(jī)制，增加了遵守安全保密規(guī)定等方面的制度安排，并增加了法律責(zé)任方面的規(guī)定。
（三）加大開放力度方面：明確規(guī)定一切社會主體享有依法利用檔案的權(quán)利，進(jìn)一步為檔案的開放和利用提供便利條件，將縣級以上各級檔案館的檔案向社會開放的期限從30年縮短至25年。 （四）構(gòu)建安全管理體系方面：要求檔案館和檔案形成單位按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和設(shè)施、設(shè)備；建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力，及時消除檔案安全隱患。
（五）推動信息化建設(shè)方面：對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定。要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
（六）強(qiáng)化監(jiān)督檢查方面：新修訂的檔案法列舉出監(jiān)督檢查的6類事項，對開展監(jiān)督檢查的措施手段及應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)則作出明確規(guī)定，賦予一切單位和個人舉報檔案違法行為的權(quán)利。明確了行政處罰的數(shù)額幅度，增加了造成財產(chǎn)損失或者其他損害的依法承擔(dān)民事責(zé)任的規(guī)定。