人事檔案信息化建設工作

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質量，才能更高效地為人事干部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生后把材料據為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產生的信息，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網絡聯系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網絡聯系圖，各部門設立一名聯絡員，再根據干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯絡員聯系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經常收集。檔案管理人員要經常關注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉送或按有關規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內容，如內容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產生的材料，可采取隨時產生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。檔案人員要經常與檔案材料形成部門聯系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協調與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現代化管理技術并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結合本單位實際情況積極探索出適合現代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務。

如何推進干部人事檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。如何才能實現檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統(tǒng)檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化建設的主要內容包括哪些方面

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
　　1、 基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

檔案信息化工作總結

檔案信息化工作總結范文

檔案信息化建設是檔案部門的一項基礎性工作，是檔案工作邁向現代化的必由之路，是檔案部門落實科學發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結合我館的實際，始終把加強檔案信息化建設作為檔案事業(yè)中的一項重要工作來抓，適時規(guī)劃，突出重點、有序推進，在基礎設施建設、檔案數據庫建設、檔案網站建設以及人才隊伍建設等方面取得了一定的成績，現將一年來的工作情況匯報如下：

一、加強領導，提高認識。

為進一步加強我縣檔案信息化工作的領導，縣檔案局成立檔案信息化建設領導小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設實施意見》，積極開展檔案信息化建設的宣傳工作，將檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質量。同時積極與縣委、縣政府及相關部門溝通，加強協作，及時將檔案信息化工作納入全縣信息化建設總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協調、規(guī)劃全縣檔案信息化建設工作。

二、加大投入，夯實基礎。

xxxx年，我局在經費比較困難的情況下，通過各種途徑，增加對信息化基礎設施建設的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網)今年我局在原有的基礎上，投入近20萬元，添置服務器、網絡版軟件、計算機、數碼照相機、復印機等相關數碼設備，極大的改善了我局的信息化硬件設施，促進了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎設施建設方面，我局針對各單位財力條件的不同，提出財力許可的單位一次性投入到位，財力條件有限的單位，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計算機普及率達到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達90%，其它基礎設施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設工作奠定了物質基礎。

三、分步實施，檔案數字化建設初具規(guī)模

檔案目錄的數字化是檔案信息化建設的先行基礎工作，也是數字化檔案館(室)建設的必備條件。我們優(yōu)先突出服務重點，為了使老百姓能及時享受到黨和國家出臺的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項工作的出發(fā)點和落腳點，重點把館藏的民生檔案目錄先行數字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級52536條、文件級812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數據庫的建設打下了堅實的基礎。同時，今年我局投入16萬元資金，通過招投標的方式，對館藏部分利用率較高的紙質檔案及珍貴檔案進行數字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁，為建設檔案全文數據庫和多媒體數據庫打下了基礎。為了實現檔案館、檔案室在業(yè)務上相互銜接，便于機讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財政局等檔案工作硬件設施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進檔案信息網站及政府公開信息查閱場所建設

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網站建設，結合實際情況，及時對網站版面內容進行增加，目前我局檔案信息網站分別整合了政府公開信息查詢、現行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢三個利用版塊，這樣我們就可以通過檔案信息網將檔案信息資源集聚和整合起來，實現檔案資源社會共享，更好地為各級領導和機關服務，為社會各界服務，為廣大人民群眾服務。

五、加強培訓，提升檔案人員綜合素質

我局歷來重視對檔案業(yè)務人員的的培訓工作。xxxx年我局積極開展省、市、縣電子政務和檔案信息化知識培訓共3次，定期對各單位專(兼)職檔案人員進行計算機應用新技術、新設備、新方法等方面的培訓，努力提高其掌握和運用現代化技術的能力。并針對新形勢、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計算機能力二級證書》)上崗，努力把我縣檔案隊伍建設成既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才隊伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設工作，雖取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現在：思想觀念、管理水平、服務手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應，開發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經濟社會發(fā)展服務的能力還有待不斷增強。今后，我局將不斷加快館藏檔案數字化進程，加強開放檔案政府信息公開服務體系建設，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過網上快速查詢，更好服務社會大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應國家檔案信息化建設發(fā)展要求，依據《全國檔案信息化建設實施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實施意見》和《關于進一步加強南京市檔案信息化建設若干意見》等相關文件要求，以“三個代表”重要思想為指導、以全面貫徹落實科學發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構建和諧社會服務為主線、以省市要求為目標，搶抓機遇、開拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務建設的總體框架內，以網絡建設為基礎、以檔案信息資源建設為核心、以加強電子文件管理為重點，逐步實現重要檔案資源數字化、檔案信息利用和服務網絡化、檔案管理技術現代化、檔案信息工作法制化，努力構建棲霞特色的檔案信息服務多元體系。

一、領導重視、部門支持，完善檔案信息化建設制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設從啟動開始，便得到各級領導的重視。2002年新館建設工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時度勢，同步開展了數字檔案館建設的規(guī)劃與設計，為檔案信息化建設配備設施、預留條件。近年來，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金160余萬元，用于區(qū)檔案館軟硬件設施的提檔升級，為全區(qū)檔案信息化建設夯實基礎。同時，區(qū)政府信息中心辟出專門IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內部局域網敷設。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書記親自擔任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長以及分管副區(qū)長擔任中心副主任，足見區(qū)委、區(qū)政府領導對這項工作的認識。面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實施意見》，為全區(qū)檔案信息化建設提供了制度保障。與此同時，全區(qū)70多家機關部門、街道、企事業(yè)單位，也積極響應區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設的號召，做到資金到位、人員到位、設備到位、場所到位,實現自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設同步設計、同步實施、同步達標。

二、購置設施、搭建網絡，推進檔案信息化基礎設施建設

隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公模式所取代，檔案管理現代化建設日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎設施建設方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設兩個方面著手。

1、加大硬件設施投入，實現檔案管理現代化和辦公自動化。目前共購置服務器3臺、計算機43臺、投影儀1臺、交換機1臺、顯示屏1臺、觸摸屏1臺、刻錄機3臺、掃描儀2臺、打印機4臺、復印機2臺、計算機自動控制溫濕度記錄設備1套，以及攝像機、照相機、電視機、錄音機等多種硬件設施，極大方便數據傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機關部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購置計算機100余臺，棲霞區(qū)應用計算機管理檔案的普及率達100%。

2、強化軟件設施建設，搭建檔案信息化網絡平臺。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級國家綜合檔案館和國家二級館的有利契機，先后投入經費160多萬元，為檔案局(館)設立獨立門戶網站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網。全區(qū)各街道、部門、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過專有網絡與區(qū)檔案館通聯，實現檔案錄入和管理的數字化、集成化、網絡化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進，注重檔案信息資源建設

棲霞區(qū)檔案館建館以來，已累計入藏各類檔案103個全宗97萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現出多途徑、多樣化的特點。為適應新形勢所帶來的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎上嘗試構建檔案信息資源復合動態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫建設是檔案信息資源建設的先導，完備的檔案目錄數據庫，將為未來的檔案全文數據庫建設提供優(yōu)良的元知識元與元網絡節(jié)點，是優(yōu)良檔案全文數據庫的必備條件?；诖耍瑮紖^(qū)檔案館完成館藏的103個全宗的97萬條案卷目錄和文件級目錄的數據錄入，實現全館文件目錄100%數字化。同時，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進館、目錄實時入庫，實現數據庫動態(tài)管理，基本完成文件級目錄庫建設。

2、推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。棲霞區(qū)檔案局長期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺、服務器3臺、計算機43臺以及相應的存儲設備，組建檔案數字化加工線，專門負責館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開展對查檔利用率最高的、關系民生的檔案資源全文數字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計97萬頁紙質檔案的數字化加工，并通過全區(qū)電子政務平臺，實現檢索與查閱的網絡化。

四、依托平臺、協調發(fā)展，著力檔案管理應用系統(tǒng)建設

在檔案管理應用系統(tǒng)建設中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對檔案信息資源進行整合，努力開創(chuàng)檔案資源的全社會共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對管理理念的變革，樹立前端控制、知識化管理與集成管理的理念;在具體實踐中，致力于構建一個基于計算機網絡環(huán)境的管理一體化、資源數字化、服務網絡化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務建設，建立檔案信息化建設的組織保障機構，盡量獲得檔案信息化建設的財政支持，并將檔案資源建設納入全區(qū)電子政務發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務平臺，實現主動溝通，促進協調發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設。棲霞區(qū)檔案局(館)開通網上“現行文件利用中心”，通過定期收集區(qū)機關各部門可公開的政務文件，建成動態(tài)文件數據庫，在網絡上嘗試提供現行文件分類檢索查詢服務。與軟件合作開發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動采集與數據挖掘技術，通過與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對接，實現區(qū)電子公文網入網單位網內收文、發(fā)文自動記錄、自動分類、自動歸檔，初步建構起基于棲霞區(qū)電子政務平臺的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內的聲像檔案的收集、儲存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會經濟的發(fā)展，對聲像檔案的利用越來越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺、《棲霞簡報》在內的區(qū)內新聞媒體及各街道、部門產生的數量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設中又一個工作的重點。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級機關工委、區(qū)文化局等部門以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負責。管理中心成立以來，共收集、整理、數字化黨和國家領導人來區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經濟、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農業(yè)和社會事業(yè)等方面的照片1萬余張，以及從區(qū)有線電視臺收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎上建立“數碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個子系統(tǒng)。

3、開通棲霞區(qū)檔案門戶網，拓展檔案信息化服務新渠道。棲霞區(qū)檔案局開通自己的門戶網站──棲霞檔案網.網站基于JS技術搭建，使用智能化后臺管理系統(tǒng)，做到操作簡便、權責明確、內容豐富，既適應政府機關工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網站設置14大板塊，內容囊括局(館)介紹、政務公開、檔案查詢、現行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務指導、工作動態(tài)、網上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開等內容。網站充分利用網絡分布的廣泛性、開放性、動態(tài)性和非線性等特點，在網上公布館藏指南和檢索目錄，定期進行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯網上開辟了一個為社會各界服務的新渠道。目前網站上載開放檔案目錄4000多條，訪問人數與日俱增，初步顯現檔案門戶網站社會效益。

五、踐行標準、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標準規(guī)范建設

沒有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設啟動伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標準化、規(guī)范化、制度化建設。一方面認真學習、領悟我國已經頒布的與檔案信息化相關的標準，并努力踐行這些標準;另一方面依據具體實踐經驗，結合現代信息技術發(fā)展趨勢，評價并修訂現有的標準，逐步建立適應棲霞區(qū)自身特點的標準體系。根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理條例》、《南京市檔案條例》等有關法律法規(guī)的規(guī)定，結合棲霞區(qū)的實際情況，經區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進行嚴格的控制，提出具體要求。依據“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實現現行文件實施入庫，每個季度向區(qū)檔案館報送一次聲像檔案，進一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設工作。

六、加強培訓、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設

信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設的迫切任務。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計算機、網絡、信息技術整體水平不高的情況下，加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，為信息化建設的持續(xù)發(fā)展做好準備。一是積極參加各級舉辦的計算機應用技能培訓班和檔案信息化培訓班，經培訓絕大多數人都通過了公務員計算機應用技能考試，掌握了檔案信息化基礎知識，大部分檔案人員都能夠獨立開展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應用和基本維護工作;二是積極組織部分從事計算機應用的人員參加政府信息化領導小組舉辦的計算機網絡技術培訓、協同辦公系統(tǒng)培訓及信息安全培訓等;三是定期對本區(qū)檔案人員開展培訓，培訓內容包括計算機基礎、網絡基礎、文字處理、數據處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運行等方面的知識與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個部門進行信息化指導，遇到有關信息化方面的疑問，始終做到有求必應、不厭其煩、耐心指導。經過努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴格紀律、落實規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設

信息技術的應用，特別是網絡技術的普及，檔案信息安全問題成為檔案信息化建設成敗與否的關鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內容服務安全、檔案信息數據系統(tǒng)安全、知識產權以及涉密檔案安全保密等方面內容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實落實國家及省、市相關部門對加強信息安全保障工作的各項規(guī)定和要求，構建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實現局(館)24小時實時監(jiān)控;加強對檔案館計算機管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺計算機實行定人定崗制度，其他人員未經同意不得隨意使用，微機房工作人員不得將與工作無關的光盤、磁盤上機使用，確保檔案數據庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效;檔案館的內部局域網與外網實行物理隔離，內網與外網分別運行在兩臺服務器上，并在外網上加了硬件防火墻，外網主要運行檔案門戶網站，內網主要運行館內的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務網相連;加強身份認證和密鑰等管理，使用網絡行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網絡傳輸的安全。

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設保密管理辦法》，嚴格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數字化過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設置嚴格的身份鑒別、訪問控制和加密存儲等安全保密措施。同時，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識，嚴格按照保密制度執(zhí)行，切實加強信息化條件下的保密工作，提高防范高技術竊密的能力。外網信息發(fā)布方面，實行定人定責，嚴格遵守相關的安全保密制度，非開放的檔案信息一律不上外網，上網的檔案目錄和全文信息要經過嚴格的劃控和鑒定，確保所有上網信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設中面臨的困難和問題

1、檔案信息化建設的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網絡、數據庫維護人員和專業(yè)計算機操作人員,目前檔案局人員結構老化，專業(yè)人才嚴重缺乏，急需專業(yè)人員來加強檔案信息化建設與管理。

2、檔案工作人員對檔案信息化建設的總體思路和目標還不十分明確，資源共建與共享意識不強，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門戶網站建設還處在低層次的起步階段。在現代網絡環(huán)境下，檔案網站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內容還不能體現檔案工作的特色，無法滿足社會各方面利用檔案網站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關心指導下，取得了一定成績，發(fā)揮了較好服務功能，產生了一定社會效應，但同時也深刻體悟到信息技術的日新月異與廣大檔案利用者對數字檔案需求的多元化、復雜化、個性化。在新的起點上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設將從所肩負的社會責任出發(fā)，通過有效履行服務職責來完善自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境,并從社會中獲取自身發(fā)展的不竭動力。同時，本著求真務實的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設資金投入，加強檔案信息化資源建設，完善檔案信息化標準規(guī)范，強化檔案信息化人才隊伍建設，保障檔案信息化數據的安全，進一步整體推進檔案管理信息化和現代化進程。我們堅信，唯有充分認識檔案信息化建設與社會發(fā)展的關系,努力構建全新的多元檔案信息服務體系，才是檔案信息化建設的最終目的，才能真正推動棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

怎么做好企業(yè)人事檔案管理

導語：隨著市場經濟的快速發(fā)展，企業(yè)競爭日趨激烈，而企業(yè)間的競爭歸根結底是人才與技術層面的競爭。擁有了人才便擁有了較強的競爭力，這使更多的企業(yè)單位越來越重視人力資源管理工作。

一、人事檔案的概念及特點

人事檔案是人事管理活動中形成的，關于個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。員工出國出境、計算工齡、工作流動、晉升職務、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等都需要使用個人檔案。其主要特點有：

1.全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資、職稱評審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個人信息的儲存庫，全面反映了員工全貌。

2.現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事部門正確使用人才、合理解決職務晉升、職稱評定、工資變動等一系列問題的重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

3.真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質服務和有用參考。

4.動態(tài)性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，并要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

5.流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一定時間內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

6.機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案的重要性

1.為企業(yè)提供員工真實可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業(yè)務水平、個人技能、個人素質等。通過查閱員工檔案，能了解到每個員工的歷史和工作經歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，最大程度上避免信息不對稱引起的人事管理的無效或低效。

2.為企業(yè)提供重要的決策依據

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據。如專業(yè)技術職務晉升和聘用、選派技術人才掛職鍛煉、任期考核等等，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業(yè)決策的科學化、合理化。

3.可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑?，F代化的人事檔案管理手段可以實現人力資源信息的共享，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源在一定范圍內得到最佳的配置。

三、目前人事檔案管理工作中存在的問題

1.思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項內部性、保密性很強的工作，平時工作不引人注目、默默無聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領導人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因為客觀上人才流動越來越頻繁，人事檔案中反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓方面的材料很少，對企業(yè)選才、識才用處不大。

二是因為人事檔案中個人信息內容失真現象屢屢出現，假年齡、假工齡、假學歷層出不窮，而失真的信息導致人事部門無法正確評估職工。因此領導在招聘、錄用人員時不注重調檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內部的人事檔案管理工作，認為人事檔案工作就是保管的`事務性工作，不是單位的主要業(yè)務，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。領導的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯即可。

2.硬件設施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書檔案、技術檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3.管理人員不專業(yè)

很多企業(yè)并未設置專門的人事檔案管理人員，而是由辦公室或人事部門工作人員兼任。他們往往缺乏專業(yè)知識，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。又因為大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，對檔案材料的收集力度不夠，人事檔案的全面性、動態(tài)性難以保障，嚴重影響了人事檔案管理工作。

4.管理手段落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，往往出現人、檔不在同一個城市的現象。人力資源管理部門要想查閱一個人的檔案，就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。 　　四、人事檔案管理改革的措施

1.提高認識，加強領導

單位領導應高度重視人事檔案管理工作，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項重要基礎性工作來抓。支持人事部門對人事檔案工作的投入和創(chuàng)新。建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核，出臺相應的獎懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。促進人事檔案管理向標準化、科學化邁進。

加大投入，進一步夯實檔案基礎工作。確保人事檔案工作經費落實到位，特別是對人事檔案的檔案保管和檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的可以添置空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.完善人事檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經常性收集相結合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。

對于員工入職的基本信息以及工作經驗的真實性，人事部門一定要進行核對?？梢圆捎秒娫捲L問的方式，也可以查詢相關的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時記錄歸檔保存，并定期進行核對，對于不真實的，可以通過詢問本人或者周邊同事等方式盡可能補全。

3.提高人員素質，配置專職人員，落實人員待遇

隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人，而應該是既懂檔案專業(yè)知識又會運用現代化方式管理的復合型人才。因此要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的專業(yè)人員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，定期參加業(yè)務知識培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。關心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

4.加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。一是實行現代化管理。充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事檔案數據庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是實行開放式的管理。

一方面建立員工工作業(yè)績檔案，及時將員工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現記錄在案。

另一方面建立干部專業(yè)技術能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、準確、完整、立體地反映干部的情況，以提高決策效率，提高干部檔案的使用效率。