人事檔案信息化建設文件

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質量，才能更高效地為人事干部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生后把材料據為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產生的信息，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網絡聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網絡聯(lián)系圖，各部門設立一名聯(lián)絡員，再根據干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經常收集。檔案管理人員要經常關注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉送或按有關規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內容，如內容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產生的材料，可采取隨時產生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。檔案人員要經常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現代化管理技術并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結合本單位實際情況積極探索出適合現代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務。

如何把檔案轉到人才交流中心保存？

程序如下：

1、申請開具《調檔函》。

委托存檔人員可到其戶籍所在地或現工作單位所在地公共就業(yè)和人才服務機構申請開具《調檔函》，并提供如下材料：

（1）存檔人員填寫《流動人員人事檔案托管申請》、《流動人員人事檔案管理登記表》；

（2）在戶籍所在地存檔的需提供身份證、戶口本原件，辭職、辭退或解除（終止）勞動合同等證明原件；

（3）在工作單位所在地存檔的須提供現工作單位勞動合同等證明原件。

2、接收、審核檔案材料。

（1）送達方式：通過機要交通或派專人轉遞，嚴禁個人自帶檔案。

（2）接收、審核：檔案管理人員須對檔案進行認真細致的拆封核對，確認檔案袋及檔案封條完好無損，封條上應有原存檔單位公章，以確保檔案材料真實可靠、完整齊全。對不符合要求的檔案，予以退回。

另外，根據人力資源社會保障部辦公廳《關于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務的通知》（人社廳發(fā)〔2016〕75號）文件規(guī)定：

“實行檔案接收告知承諾制。檔案管理服務機構在接收檔案時，要本著實事求是、便民利民的原則，對缺少材料的實行告知承諾制。要認真審核和甄別檔案材料，對缺少關鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經本人作出書面知情說明、承諾補充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補充材料。對缺少非關鍵材料的，采取先存后補方式予以接收。關鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷等重要信息的材料。”

擴展資料：

國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：

一、把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。這種方式比較適合準人事檔案備在生源地范圍內就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點是兩年內如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

二、把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。

三、把檔案轉至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是如果畢業(yè)生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。

參考資料：關于推進流動人員人事檔案信息化建設的意見附件1-中國人社部

流動人員人事檔案基本公共服務規(guī)范-福建省人力資源和社會保障廳

關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知的通知要求

《通知》強調，流動人員人事檔案實行“集中統(tǒng)一、歸口管理”的管理體制，由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案?？绲貐^(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務機構管理。《通知》指出，流動人員人事檔案管理服務是基本公共就業(yè)和人才服務的重要內容。流動人員人事檔案基本公共服務包括檔案的接收和轉遞；檔案材料的收集、鑒別和歸檔；檔案的整理和保管；為符合相關規(guī)定的單位提供檔案查（借）閱服務；依據檔案記載出具存檔、經歷、親屬關系等相關證明；為相關單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務；黨員組織關系的接轉等7個方面內容?！锻ㄖ芬螅?015年1月1日起取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用，各級公共就業(yè)和人才服務機構要提供免費的流動人員人事檔案基本公共服務。各地要將相關經費納入同級財政預算。 《通知》規(guī)定，流動人員人事檔案應真實、準確、完整、規(guī)范，如實反映存檔人員的出生日期、教育培訓、工作經歷、職務任免、職稱評審、獎勵處罰、政治面貌等基本情況。存檔期間不再調整檔案工資，檔案行政（工資）介紹信、轉正定級表、調整改派手續(xù)等材料不再作為必備材料?！锻ㄖ窂娬{，要嚴肅流動人員人事檔案紀律。嚴禁任何單位和個人涂改流動人員檔案，嚴禁在年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份等方面弄虛作假，嚴禁為不符合政策規(guī)定的人員新建、重建檔案，不得無故推諉拒收檔案，不得出具虛假證明，不得擅自向外公布或泄露流動人員檔案內容。對違反規(guī)定的，由黨委組織部門和政府人力資源社會保障部門嚴肅查處。此外，《通知》還對推動流動人員人事檔案信息化建設、加強安全管理等工作提出了要求。

人事檔案管理系統(tǒng)！

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怎樣實現人事管理信息化建設

泛微的人事管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了全面的人事管理應用，幫助企業(yè)實現人員的選、用、育、留的全流程管理。同時，面向組織全員提供了員工自助平臺，結合智能化組件、電子簽章等功能，實現人事的全模塊管理、全程數字化。

泛微人事管理平臺圍繞著崗位需求庫、人才庫兩大數據中心，構建了提供全流程管理的招聘模塊，包括從用工需求的提報匯總，到崗位的內外部發(fā)布、簡歷的獲取、人才的跟進、面試到入職一整套招聘體系。

1、統(tǒng)一崗位需求庫

人事部門可匯總各個部門的用工需求，與外部網站進行對接，內部的崗位需求實現一鍵發(fā)布到外網，并可對崗位的需求狀態(tài)持續(xù)跟進。

2、統(tǒng)一人才庫

泛微人事管理平臺的人才庫支持從多渠道獲取人才簡歷，不論是外部投遞、內部員工或離職員工，都可通過統(tǒng)一的人才庫進行管理。

形成內部在職、離職、應聘的人才庫，能夠智能匹配崗位需求，支持一鍵推送簡歷到用工部門，一鍵發(fā)起面試

泛微將崗位需求庫、人才庫兩大數據中心串聯(lián)起來，將招聘過程中產生的數據進行協(xié)同。

通過崗位需求庫，將與崗位相關的簡歷情況、投遞人員、面試情況、入職情況進行串聯(lián)，為招聘人員提供漏斗化管理，從而提高人才到職員的轉化。

通過人才庫，記錄人才與發(fā)生的所有信息，從而對人才進行全面的評估與分析。

1、人員檔案數字化

泛微的人事管理平臺，通過人員卡片將員工所有工作內容集中管理與展現，與工作場景全面協(xié)同。

包括人員的基本信息、考勤信息、工資情況、待辦工作、培訓、績效等信息，形成員工的全周期管理。

不僅可以從人員卡片看到員工所有的工作情況，而且可以通過人員卡片，進行業(yè)務數據的追溯。

2、人事管理全程數字化

泛微遠程辦公系統(tǒng)實現了人事模塊與其他業(yè)務模塊的協(xié)同。

通過流程驅動人員狀態(tài)和數據的變化與更新，員工信息從人才庫智能抓取，實現入職、合同簽署、系統(tǒng)賬號開通、培訓、考核、轉正、轉崗、離職的全程數字化。

通過智能審批助手、協(xié)同知識管理、人員管理、制度管理等模塊，將入職崗位需要關注的制度、培訓材料、對接負責人進行智能化展示和推送，幫助員工更好的融入和學習。

通過流程可將分散的業(yè)務進行串連，實現人事管理與流程、會議、日程、知識、印控等模塊的全面協(xié)同。

結合印控中心，泛微的人事管理平臺具備全程數字化的能力。

借助電子簽章，一條流程快速完成實現合同、勞務協(xié)議、工資表、考勤、證明等文件協(xié)議的在線發(fā)起、內容審批與修訂、協(xié)議簽署、文件歸檔、防止篡改，既提高了辦理效率，又降低了用印風險。

3、員工人事自助平臺

泛微的人事管理為每位員工提供了員工的自助門戶，員工可以自助查詢信息、發(fā)起申請與辦理業(yè)務，完成與個人相關的所有人事業(yè)務。

比如，快速發(fā)起各類人事自助業(yè)務，包括在職證明、收入證明等；或者發(fā)起相關申請，包括請假、加班、調休等；也可以查詢個人的考勤、排班、的制度、培訓安排等。

并且，系統(tǒng)智能化地推送與“我”相關的知識和培訓信息，可供員工進行學習。

同時，所有需要蓋章的事務，均可在系統(tǒng)中一鍵發(fā)起，避免了線下蓋章的麻煩。

此外，泛微人事管理平臺PC端的應用都可以直接延展至移動端，只要通過手機就可以完成人事相關的所有工作，包括：移動端的員工信息自助查詢、業(yè)務辦理、人事印章的使用與授權、相關流程的處理與審批等。

通過泛微云橋平臺，又可支持多終端移動入口，包括釘釘、企業(yè)微信、微信等。

4、智能考勤排班

泛微人事管理平臺支持多種靈活的排班方式，如多班次、彈性考勤等，并可根據不同組織結構、業(yè)務需求進行班次維護。

例如班次管理中，除標準的班次考勤設定外，還支持人性化的班次設置，如彈性考勤，早到早走，晚走晚到等。

支持多種考勤方式，可與釘釘、企業(yè)微信、APP等移動端集成，實現外勤簽到；也支持與第三方打卡機對接。所有集成均通過可視化配置平臺，無需開發(fā)。

1、知識推送

泛微的人事管理平臺具備智能化的育人能力，將員工的培養(yǎng)融入工作過程。

根據員工的業(yè)務崗位和工作情況，定制符合員工工作崗位的知識地圖、知識門戶或各類培訓活動，并根據業(yè)務場景、流程進行智能化的知識推送，讓知識來源于工作并應用于工作。

2、培訓管理

泛微將繁瑣的培訓工作流程化、數字化，以更高效的方式促進學習型組織的建立，強化企業(yè)DNA。

將龐大而縝密的培訓計劃通過項目管理功能實現逐一分解，形成不同層次不同級別的任務。

通過流程引擎的支撐，將培訓任務落實到具體的人，在信息透明、報名自主、管理有序的環(huán)境下，化解組織培訓困境，實現組織培訓全程管理。

1、績效考核

泛微人事績效模塊通過集成引擎與協(xié)同平臺、業(yè)務系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進行打通，對定量指標的考核數據自動采集，并根據績效規(guī)則自動評分，實現績效考核的全面自動化。

保證績效核算的準確與及時、人員考核的公正和客觀。

2、薪資管理

泛微通過標準化的電子流程，為企業(yè)搭建起一套人性化、高效率的薪資管理平臺。

薪酬管理用OA：人事出錯少，員工更滿意

3、員工異動與提醒

泛微的人事管理平臺可以結合智能的風控模型，對接風險管理模塊，自動從系統(tǒng)內部或其他異構系統(tǒng)中抓取數據，如考勤情況、工作狀態(tài)等，智能識別出人員的異動風險，形成人員的風險識別庫。自動推送至管理層的門戶上，進行提醒與預警。

泛微人事管理平臺提供了大量的分析報表供管理層、人事部門進行多維度統(tǒng)計分析，所有報表均可實現數據穿透，可追溯至最底層數據，并且可自定義報表構建。

泛微全程數字化人事管理價值

① 統(tǒng)一平臺：泛微能夠提供豐富的人事管理應用，讓用戶能夠在一個平臺上完成人事各項服務。

②?智能助手：結合智能語音助手、審批助手、智能人才匹配、智能印控等智能化組件，幫助企業(yè)實現效率提升、風險管控。

③?全程數字化能力：泛微結合印控中心，實現人事合同與協(xié)議的在線發(fā)起、簽署和歸檔，實現真正的全程數字化。